Condiții generale de contractare MiniCRM

Prezentele Condiții Generale de Contractare (CGC) stabilesc condițiile de utilizare al Sistemului CRM care poate fi închiriat ca și serviciu online și a cărui funcționare este asigurată de MiniCRM Zrt. (în continuare MiniCRM)

  • Denumirea prescurtată a societății: MiniCRM Zrt.
  • Denumirea societății: MiniCRM Szolgáltató és Kereskedelmi Zártkörűen Működő Részvénytársaság
  • Sediul societății: 1075 Budapest, Madách Imre út 13-14.
  • Nr. de înregistrare în Registul Comerțului: 01-10-047449
  • CUI: 23982273-2-42
  • Cod fiscal intra-comunitar: HU 23982273
  • E-mail: suport@minicrm.ro
  • Server asigurat de: Telekom Rendszerintegráció Zrt. - T-Systems Cloud & DataCenter Budapest (1097 Budapest, Könyves Kálmán körút 36., Tel.: 1400, E-mail: info@t-systems.hu, http://www.t-systems.hu/)

Contractul dintre MiniCRM și Utilizator intră în vigoare în urma înregistrării Utilizatorului conform condițiilor, în contul software-ului – exceptând cazul în care Utilizatorul refuză să accepte condițiile – din momentul achitării de către Utilizator a taxei stabilite în prima factură proformă emisă, iar MiniCRM va începe furnizarea serviciilor în urma efectuării plății contravalorii acestei facturi. Acordul dintre Părți (CGC), încheiat în limba română (CGC), se consideră contract scris care va fi înregistrat de MiniCRM și pus la dispoziția Utilizatorului.

MiniCRM își rezervă dreptul de a modifica CGC în mod unilateral. Despre modificarea CGC MiniCRM va anunța Utilizatorul printr-o notificare scurtă. Notificarea se poate trimite prin interfața sistemului închiriabil de tip CRM ca și serviciu online, prin newsletter trimis de MiniCRM, sau printr-un e-mail trimis tuturor Utilizatorilor la adresa de e-mail înregistrată pe pagina de profil. MiniCRM asigură că textul valabil al prezentului CGC poate fi accesat în mod permanent de către toți Utilizatorii pe pagina https://www.minicrm.ro/termenii-si-conditiile/ poate fi citat si stocat de către aceștia.

1. Solicitare test

Serviciile Sistemului CRM (Sistem), care pot fi închiriate ca serviciu online furnizat de MiniCRM, pot fi solicitate de toate persoanele care se vor înregistra pe pagina web MiniCRM și desfășoară activități economice (nu ca și consumatori) fiind sunt persoane cu capacitate deplină de folosință și de exercițiu sau entități economice (în continuare Utilizator) . În baza celor de mai sus, în privința prezentelor CGC nu sunt valabile prevederile O.G. nr. 45/2014 (II.26.) privind regulile contractelor încheiate între profesioniști și consumatori și nici alte prevederi legale referitoare la consumatori.

Prin înregistrare Utilizatorul declară că:

  • A împlinit vârsta de 18 ani și este o persoană cu capacitate deplină de exercițiu care va utiliza serviciul (Sistemul) în exercitarea activității sale economice (nu ca și consumator) sau
  • este reprezentantul unei entități comerciale,
  • și se înregistrează de fiecare dată în nume propriu sau în numele entității reprezentate de acesta folosind datele sale reale.

Utilizatorul nu poate utiliza MiniCRM pentru sprijinirea unei societăți care desfășoară activități ilegale, ori alte activități considerate de MiniCRM indecente sau nepotrivite din alte puncte de vedere.

Cu ocazia înregistrării Utilizatorul este obligat să declare datele sale reale.

În cazul în care va ajunge la cunoștința MiniCRM că datele declarate de Utilizator nu sunt reale sau conțin și elemente false, acesta este îndreptățit la respingerea înregistrării, respectiv la limitarea sau respinge accesul ori la excluderea Utilizatorului din utilizarea serviciului online al MiniCRM.

2. Prețul abonamentului

Sistemul MiniCRM este un serviciu online în scopul sprijinirii muncii în echipă. Toate entitățile economice individuale utilizează propriile lor baze de date și care sunt separate de bazele de date ale altor entități economice individuale, folosind Sisteme MiniCRM individuale și separate. Accesul altor colegi la Sistemele MiniCRM individuale poate fi acordat doar de Utilizatorul care dispune de drepturi de administrator. Totodată Utilizatorul cu drept de administrator acceptă că sistemul nostru de facturare automat va elibera factura electronică în baza setărilor de mai sus, deci, în urma activării noului Utilizator. Sistemul va emite factură pentru noul Utilizator din data în care acesta a fost adăugat. MiniCRM se obligă să păstreze facturile electronice eliberate pentru client, acestea vor fi accesibile în mod permanent clientului în propriul Sistem. Clientul acceptă primirea de facturi în format electronic.

MiniCRM își rezervă dreptul la modificarea prețurilor abonamentelor și al condițiilor de plată, despre care va notifica Utilizatorul cu 30 de zile înainte. În urma modificărilor, continuarea utilizării Sistemului sau în cazul modificărilor de preț, plata facturii aferente noilor prețuri reprezintă acceptarea modificărilor comunicate.

2.1. Perioadă de testare gratuită MiniCRM

Pentru toți Utilizatorii înregistrați pentru prima dată, la solicitarea primului Sistem MiniCRM, acesta din urmă asigură o perioadă de testare gratuită a cărei perioadă va fi liber determinată de MiniCRM. În această perioadă funcțiile Sistemului MiniCRM vor funcționa în mod limitat. În urma achitării prețului stabilit în prima factură de către Utilizator, Sistemul MiniCRM va deveni complet. Până la sfârșitul perioadei de testare gratuită Utilizatorul poate renunța la utilizarea Sistemului MiniCRM oricând, fără nicio motivare.

2.2. Modalitatea de plată al prețului abonamentului MiniCRM

Prețul abonamentului se va achita de Utilizator în avans către MiniCRM. Utilizatorul poate achita prețul abonamentului prin plată cu card. În cazul abonamentelor anuale sau pentru o perioadă mai lungă de timp, MiniCRM poate oferi Utilizatorului posibilitatea de plată prin transfer bancar. Plata abonamentului este obligatorie din ziua în care sistemul va trece de perioada de testare gratuită. Factura trebuie achitată de Utilizator până la termenul de scadență menționat pe factură.

Prețul abonamentului Sistemului MiniCRM utilizat ca și serviciu online cuprinde funcționarea permanentă al software-ului comform parametrilor stabiliți în continuare mai jos, precum și salvarea zilnică a datelor și păstrarea lor la o locație independentă de server. Prețul brut al abonamentului depinde de pachetul cu funcționalitățile aferente utilizat și de numărul utilizatorilor. Se consideră Utilizatori activi cei care au posibilitatea (sunt îndreptățiți) să intre în Sistemul MiniCRM. În Sistemul MiniCRM pe un cont de utilizator se poate loga doar o singură persoană reală. Pentru persoane diferite este nevoie de conturi de utilizator (drept de acces) separate. În timpul funcționării serviciului, MiniCRM poate asigura prețurile în condiții normale de utilizare prevăzută. Utilizarea normală, prevăzută, include, printre altele, utilizarea unui maxim mediu de 5 GB de spațiu de stocare a bibliotecii de documente și 50 MB de spațiu de bază de date activ pentru fiecare Utilizator.

Prețul abonamentului include taxa pe valoare adăugată aplicabilă precum și alte taxe aplicabile. Prețul abonamentului cuprinde administrarea unui număr de clienți stabilit în pachetul ales, salvarea zilnică a datelor, workshop-uri organizate la datele anunțate de MiniCRM (cursuri care ajută la utilizarea sistemului), intrări nelimitate în Sistem, răspuns garantat al departamentului de relații cu clienții în termen de 1 zi lucrătoare, funcționarea tehnică și sigură 24 de ore pe zi, 7 zile pe săptămână a Sistemului, dezvoltările continue.

Prețul abonamentului MiniCRM se calculează în drepturilor de acces (posibilității) de acces la Sistem, indiferent de autentificarea efectivă a Utilizatorului în ziua dată. MiniCRM își rezervă dreptul ca în cazul neefectuării plății după expirarea scadenței să limiteze sau să suspende accesul în Sistem. Prețul abonamentului MiniCRM se datorează și pentru perioada suspendării din cauza neplății. (MiniCRM asigură și pe perioada suspendării păstrarea datelor înregistrate în sistem, efectuarea de copii, precum și funcționarea automatizărilor și formularelor setate de utilizator. )

3. Obligațiile MiniCRM

MiniCRM asigură Utilizatorului funcționarea Sistemului CRM conform celor definite în acest CGC, care poate fi închiriat ca și serviciu online.

În cazul în care MiniCRM va cauza orice pagubă Utilizatorului – având în vedere natura serviciului – este responsabilitatea MiniCRM ca în cazul în care Utilizatorul a procedat cu prudența ce se poate aștepta de la el (de exemplu dar nu limitativ: a reglementat în mod corespunzător drepturile de acces la sistem, în cazul unor pagube a acționat cu prudență în vederea minimalizării cuantumul pagubei), MiniCRM este obligat să restabilească situația anterioară a Sistemului și să ofere sprijin profesional pentru diminuarea pagubei.

În cazul în care din cauza întârzierii comunicării informațiilor de către Utilizator sau din alte motive – ca urmare a unor împrejurări în afara controlului său – MiniCRM nu este în măsură să mențină disponibilitatea convenită în CGC, MiniCRM este obligat să informeze Utilizatorul de acest lucru imediat.

MiniCRM are obligația de a înștiința de îndată Utilizatorul despre orice împrejurare luată la cunoștință de acesta care ar împiedica sau ar întârzia executarea serviciului. Obligația de răspundere pentru scăderea nivelului serviciului care are legătură cu neîndeplinirea obligației de înștiințare aparține lui MiniCRM.

3.1. Limitarea răspunderii

MiniCRM nu poartă nicio responsabilitate sau răspundere pentru comportamentul Utilizatorului (Utilizatorilor) față de alți Utilizatori sau terți.

MiniCRM nu-și asumă nicio răspundere pentru pagube – cauzate în primul rând de virusuri – rezultate din calculatorul sau din echipamentele Utilizatorului, cu ocazia intrării sau utilizării apicațiilor sau programelelor Utilizatorului sau deschiderea e-mailurilor. MiniCRM nu-și asumă de asemenea răspunderea pentru imposibilitatea accesării sistemului sau funcționarea lentă rezultate din culpa furnizorului de servicii de internet.

MiniCRM nu este responsabil pentru orice comportament (în special pagube) rezultat din utilizarea neconformă, ilegală, contrar prevederilor CGC al Sistemului și nici pentru profiturile generate mai reduse decât cel la care Utilizatorul s-a așteptat, nici pentru lipsa profitului sau pierderile suferite de acesta.

Totodată MiniCRM nu răspunde de pagubele sau pierderile cauzate de orice comportament inadecvat care poate fi trasat înapoi la Utilizator, ca printre altele: pierderile informațiilor cu caracter personal sau confidențial, inutilizabilitatea parțială sau totală a hardware-ului sau software-ului, accidente suferite de persoane sau neîndeplinirea obligațiilor acestora (inclusiv obligații care decurg din negrijență, bună-credință sau din gândire rezonabilă).

În cursul executării prezentului contract MiniCRM nu are obligația (responsabilitatea) de a identifica și repara greșelile de înregistrare a datelor efectuate de către Utilizator precum nici căutarea și corectarea greșelilor rezultate. Utilizarea conținutului Sistemului și al pagini web al MiniCRM (de ex.: text, dată, video, audio, imagini, etc. – în continuare: materiale) – excluzând materialele puse la dispoziția MiniCRM de către Utilizatori, constituie proprietatea intelectuală exclusivă al MiniCRM. Utilizarea materialelor – fie online, fie prin tipărire sau orice altă modalitate – se poate efectua doar cu acordul (aprobarea) în prealabil al MiniCRM. Unele părți ale Sistemului și al paginii web MiniCRM pot fi salvate sau printate exclusiv pentru utilizare individuală (proprie). Această îndreptățire nu înseamnă însă acord (aprobare) la multiplicarea în scopuri comerciale, publicarea, punerea la dispoziție (posibilitatea de descărcare), păstrarea în bază de date, precum și pentru orice fel de prelucrare a materialelor descărcate. Imaginile din Sistem și cele de pe pagina web al MiniCRM pot fi utilizate de terțe persoane doar cu acord expres.

Utilizarea lor fără acordul în prealabil încalcă prevederile legale referitoare la drepturile de autor și confidențialitate a datelor.

De asemenea, MiniCRM își exclude răspunderea pentru daune indirecte și costuri.

3.2. Obligație de despăgubire

Având în vedere avantajele definite în prezentul contract și valoarea abonamentului, MiniCRM își asumă răspunderea de despăgubire în valoare de cel mult echivalentul a 3 (adică trei) luni de abonament.

3.3. Condițiile colaborării cu subcontractanți

Pentru exercitarea obligațiilor MiniCRM poate apela la subcontractanți.

  • Pentru activitatea subcontractanților atât din punctul de vedere al cerințelor de calitate cât și în privința respectării termenelor agreate, va răspunde ca pentru activitatea proprie;
  • MiniCRM se obligă să verifice activitatea și/sau produsele subcontractanților potrivit standardelor proprii de asigurarea a calitatății;
  • MiniCRM va asigura ca subcontractantul să-și desfășoară activitatea potrivit obligațiilor de păstrare a confidențialității datelor asumate de MiniCRM.

4. Obligațiile utilizatorului

Utilizatorul este obligat să accepte executarea serviciilor MiniCRM conforme cu CGC și să achite prețul aferent serviciilor până la data scadenței. Utilizatorul este obligat să asigure colaborarea necesară cu MiniCRM, în vederea îndeplinirii prezentului serviciu.

Utilizatorul declară că este conștient de regulile trimiterii de e-mailuri prin internet. MiniCRM nu este responsabil pentru conținutul traficului de date realizate cu ocazia utilizării serviciului. MiniCRM este îndreptățit la limitarea sau suspendarea serviciului în cazul în care prin utilizarea sistemului Utilizatorul încalcă interesele legitime ale unor terțe persoane sau prevederile legale în vigoare.

5. Cod de conduită

Prin acceptarea CGC Utilizatorul ia la cunoștință următoarele:

5.1. Zero toleranță față de SPAM-uri expediate

În privința SPAM-urilor MiniCRM susține principiul de toleranță zero. Potrivit definiției adoptate pe plan internațional se consideră spam toate e-mailurile expediate în masă, fără solicitare, inclusiv cele de solicitarea acordului.

Potrivit prevederilor legale referitoare la anunțurile electronice, acestea pot fi trimise pe calea corespondenței electronice sau prin mijloace de comunicare echivalente (de ex.: SMS, MMS, fax) numai persoanelor care anterior și-au dat consimțământul expres, neechivoc.

Având în vedere că destinatarii își dau acordul pentru un expeditor specific și legat de o temă specifică, lista obținută de persoana respectivă în cadrul unei anumite societați nu poate fi transmisă la altă societate. E-mailurile cu scop de marketing trimise în masă la liste cumpărate se consideră de asemenea spam. E-mailurile cu scop de reclamă trimise pe adresele de e-mail adunate pe altă cale decât abonarea la newsletter sunt de asemenea considerate spam dacă destinatarii nu și-au dat acordul la trimiterea de e-mailuri cu scop de reclamă.

Utilizatorul este responsabil de cererea și colectarea acordurilor necesare și de legalitatea reclamelor electronice sub formă de e-mailuri sau sms-uri transmise din sistemul lui.

În cazul în care ajunge la cunoștința MiniCRM, de exemplu prin intermediul reclamăriispam-urilor, că Utilizatorul, contrar declarației sale, nu este îndreptățit la expedierea e-mailurilor în masă către baza lui de date, MiniCRM își rezervă dreptul de a bloca funcția de expediere de e-mailuri în masă iar în funcție de numărul reclamațiilor spam și istoricul expedierii de e-mailuri chiar la suspendarea Sistemului Utilizatorului.

Important: Conform definiției și practicii acceptate la nivel internațional - care este folosită de majoritatea furnizorilor de servicii prin internet și astfel și de către MiniCRM - trimiterea de reclame la adresele de e-mail ale companiei (de exemplu info@numecompanie.ro) fără permisiunea prealabilă este interzisă în sistemul MiniCRM, la fel ca trimiterea de spam în orice altă formă.

5.2. Liste

Din sistemul MiniCRM e-mailuri cu scop publicitar pot fi trimise în masă doar pentru acele liste a cărei membri și-au dat acordul ca expeditorul să le trimită mesaje publicitare legate de o temă specifică și doar dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

5.2.1. Declarația expeditorului

Expeditorul declară că a obținut acordul destinatarilor, respectiv:

  • Destinatarul și-a dat expeditorului consimțământul scris (chiar și în formă electronică) pentru expedierea de mesaje cu scop publicitar și ulterior nu și-a retras acest consimțământ
  • Acordul de mai sus a fost dat de către destinatar cu cel mult 12 luni înainte de expedierea mesajului publicitar
  • În cazul în care acordul a fost dat de mai mult de 12 luni, destinatarul, în termen de 12 luni de la exprimarea acordului a primit deja cel puțin un mesaj publicitar la care nu a avut obiecții

În cazul în care Expeditorul a obținut acordul destinatarilor prin comercializarea unui produs sau serviciu, acesta va declara că:

  • Dacă destinatarul și-a dat acordul cu ocazia efectuării unei achiziții, nu a șters bifarea din câmpul care servește la exprimarea acordului de a primi e-mailuri publicitare, respectiv
  • Achiziția s-a efectuat în termen de cel mult 12 luni
  • În cazul în care achiziția s-a efectuat de mai mult de 12 luni, destinatarul a primit deja cel puțin un mesaj publicitar în termen de 12 luni de la exprimarea acordului și nu a avut obiecții.

Dacă Utilizatorul va expedia unei liste e-mailuri publicitare în masă și va primi reclamații spam într-un număr neobișnuit de mare (mai mult de una la 1000 de e-mailuri expediate), furnizorii de servicii de internet al destinatarilor vor începe sesizarea e-mailurilor trimise de expeditorul respectiv. Totodată vor solicita ca MiniCRM să blocheze de îndată sistemul societății care trimite spam-uri. Astfel, în cazul în care Utilizatorul nu are suficiente dovezi că toți membrii listei și-au dat consimțământul la primirea de mesaje publicitare, acesta nu poate expedia mesaje publicitare în masă din sistemul MiniCRM.

5.3. Condiții

Pentru ca Utilizatorul să poate folosi sistemul MiniCRM pentru expedierea de mesaje publicitare în masă trebuie să îndeplinească următoarele condiții. utilizatorul declară că la trimiterea mesajelor nu va folosi:

  • Listă cumpărată
  • Listă închiriată
  • Listă adunată în cadrul altor societăți

În concluzie, Utilizatorul poate trimite mesaje publicitare din sistemul MiniCRM doar pentru o listă a cărei membrii și-au dat acordul expres pentru primirea mesajelor de la Utilizator și pentru conținutul specific. În cazul în care Utilizatorul încă nu dispune de listă proprie pentru că societatea sa a fost înființată recent, acesta poate pune pe pagina sa web un formular de abonare care poate fi generat în sistemul MiniCRM, de asemenea poate folosi o subscriere opt-in dublă, ca să aibă dovadă că membrii listei și-au dat consimțământul la primirea mesajelor publicitare.

5.4. Evitarea reclamațiilor spam

Utilizatorul va face tot posibilul ca pentru mesajele sale să nu primească reclamații spam. Printre altele poate aplica următoarele soluții:

  • În cazul în care primul mesaj publicitar se va expedia după mai multe luni de la exprimarea acordului se poate întâmpla ca destinatariul să nu-și mai amintească că și-a dat acordul și va trimite o reclamație spam. Pentru evitarea acestui fenomen Utilizatorul le va aminti cine este el și cum a primit datele lor de contact
  • Înainte de a importa datele clienților în MiniCRM va șterge de pe listă adresele mai vechi de 6 luni. Având în vedere că destinatarii își schimbă adresa de e-mail destul de des se poate întâmpla ca adresa respectivă să nu mai fie valabilă. Numărul ridicat al e-mailurilor care se întorc la expeditor poate rezulta ca furnizorii de servicii de internet al destinatarilor vor începe să blocheze toate e-mailurile venite de la expeditor.
  • La importarea datelor clienților nu doar copiază adresele de e-mail aflate în sistemul de poștă electronică într-un tabel Excel ci, înainte de importare va selecta lista potrivit instrucțiunilor de mai sus.

5.5. Conținut interzis

Utilizatorul nu va trimite e-mail, SMS ori conținut anexat din MiniCRM cu:

  • Conținut pornografic sau sexual
  • Anunțuri de prostituție
  • Îndrumări spre activități ilicite
  • Anunțuri privind produse sau servicii ilegale
  • Conținut jignitor față de persoană, drepturile sau confesiunea religioasă a acestora
  • Conține expresii jignitoare, injurii
  • Realizarea încălcării dreptului de autor, brevet, marcă, secret profesional sau proprietate intelectuală
  • Antet de identificare a rețelei modificat sau eliminat oriinformații completate cu scop de înducere în eroare în urma căruia va părea că mesajul aparține altei persoane sau societăți, adică prin expediere expeditorul va săvârși falsificare, folosirea identității sau imaginea altei persoane

Va evita folosirea expresiilor care pot fi identificate de filtrele spam, adică nu va trimite mesaje care conțin:

  • Anunțuri privind preparate medicamentoase
  • Îndrumări spre activități MLM
  • Anunțuri privind jocuri de noroc
  • Anunțuri privind credite sau împrumuturi pentru soluționarea datoriilor
  • Anunțuri privind produse de păstrarea sănătății, vitamine, produse cu efect de vindecare
  • Anunțuri privind activități de obținere urgentă de fonduri bănești
  • Anunțuri privind muncă prestată la domiciliu

6. Condiții tehnice

MiniCRM SaaS (Software as a Service / software închiriat ca și serviciu) este un serviciu de software, Sistem CRM pe bază cloud care necesită conexiune la Internet. Logarea în software se poate efectua la pagina https://r3.minicrm.ro/.

6.1. Condiții de autentificare

  • Conexiune la internet pe bandă largă;
  • Versiunile actuale și cea anterioară celei actuale al browserelor Microsoft Edge, Firefox, Google Chrome. Browserele care nu sunt licențiate de fabricant nu sunt acceptate;
  • Calculator apt pentru utilizarea browserelor de internet de mai sus;
  • Cunoașterea numelui de utilizator activ și a parolei;
  • Este posibilă o singură autentificare simultană cu numele de utilizator și parola utilizate pentru conectare.

6.2. Condiții de îndeplinirea activității

  • Sunt îndeplinite condițiile de logare;
  • Utilizatorul a achitat abonamentul pentru serviciului actual și nu are datorii față de MiniCRM.

7. Disponibilitate

MiniCRM garantează că software-ul furnizat de acesta are o disponibilitate de 99% pe an la un nivel de servicii de 0-24 ore. Acesta înseamnă o indisponibilitate a seviciului MiniCRM de maxim 3,65 zile anual calculând aici și perioadele de mentenanță anterior programate și anunțate și alte probleme. Cu ocazia efectuării raportului anual, la cerere, MiniCRM va asigura un raport de disponibilitate efectuat de un terț independent.

8. Salvarea datelor

MiniCRM folosește toate instrumentele informatice de securitate așteptate de la acesta pentru a împiedica pierderea de date din cauza eventualelor defecte de hardware și de calamități naturale. Toate cele mai mult de 35 de servere dispun de soluții de hard disc de stocare redundantă, în oglindă și de alimentare electrică permanentă. În toate rolurile de servere funcționează cel puțin două servere independente unde redistribuirea rolulul se face automat și în siguranță cu echilibrarea încărcării. Toate datele stocate în MiniCRM sunt copiate și criptate zilnic într-o locație independentă și diferită de locația primară și cuprinde totalitatea bazei de date al MiniCRM pentru o restabilire după o eventuală cădere a Sistemului.

9. Administrarea dreptului de acces al colegilor

Administrarea dreptului de acces al colegilor se efectuează de Utilizator prin desemnarea unui Utilizator Administrator pentru acest scop. Utilizatorul are posibilitatea de a adăuga, elimina colegi, precum și de a modifica datele existente ale colegilor, a-i activa sau dezactiva.

Păstrarea în siguranță a parolei este responsabilitatea Utilizatorului. Pentru păstrarea în siguranță a parolei și pentru pagubele rezultate din acesta MiniCRM nu-și asumă nicio responsabilitate.

10. Confidențialitate

MiniCRM se obligă ca pe durata prestării serviciilor toate datele, datele confidențiale, informațiile, informațiile confidențiale, documentele aduse la cunoștința sa în cursul asigurării serviciului le va păstra și proteja și le va administra în condiții de confidențialitate, depunând toate eforturile pentru a asigura o protecție adecvată a acestora.

Datele confidențiale și informațiile confidențiale pot fi utilizate de MiniCRM și de Utilizator exclusiv pentru asigurarea serviciului, iar informațiile pot fi aduse la cunoștința publicului doar cu acordul în prealabil în scris al celeilalte părți, în afară de cazul în care comunicarea datelor este e obligație legală.

MiniCRM acceptă că toate datele și informațiile aduse la cunoștința lui în baza prezentelor CGC se consideră secrete profesionale, astfel trebuie păstrate în condiții de confidențialitate și este interzisă comunicarea către terțe persoane sau utilizarea în alte scopuri decât cel definit în CGC.

Obligația de păstrare a confidențialității va rămâne în vigoare pe toată perioada asigurării serviciului și după încetarea din orice motiv a furnizării serviciului, pe perioadă nedeterminată.

Utilizatorul are responsabilitate deplină pentru utilizarea oricăror servicii la care accesul se face printr-o parolă. Utilizatorul are responsabilitate deplină în privința păstrării confidențialității parolei sale.

Datele cu caracter personal comunicate în mod voluntar de Utilizator vor fi prelucrate de MiniCRM în condiții de confidențialitate, acestea vor fi utilizate doar în măsura necesară identificării Utilizatorilor, asigurarea serviciului și în conformitate cu prevederile art. 13/A din Legea nr. CVIII din 2001 privind serviciile legate de societatea informațională. Prin încheierea prezentului contract Utilizatorul își dă acordul la utilizarea datelor sale cu caracter personal în conformitate cu prevederile prezentului contract.

MiniCRM este obligat ca la solicitarea Utilizatorului să șteargă de îndată toate datele înregistrate de acesta în sistemul MiniCRM. În cazul în care Utilizatorul nu solicită ștergerea, datele sale înregistrate în sistemul MiniCRM vor fi păstrate timp de 90 de zile de la încetarea contractului.

10.1. Utilizarea serviciului în loc public

În cazul în care Utilizatorul va folosi sistemul MiniCRM într-un loc public (de ex. internet cafe, etc.), pe lângă măsurile de securitate incluse în sistem este nevoie și de colaborarea Utilizatorului pentru protejarea datelor.

Dacă există posibilitatea ca și alte persoane să aibă acces la calculatorul folosit de Utilizator se recomandă executarea următoarelor măsuri de siguranță:

  • Să nu bifați câmpul Ține minte parola!
  • Să nu permiteți browserul să păstreze fișierele temporare de internet
  • Verificați ca nimeni să nu vădă când introduceți parola
  • Să nu publicați parola dvs. în nicio împrejurare
  • Dacă aveți sentimentul că cineva ar putea cunoaște parola dvs. procedați la schimbarea acesteia
  • Să nu lăsați nesupravegheat calculatorul pe care MiniCRM este în curs de utilizare
  • Să părăsiți de fiecare dată sistemul MiniCRM prin utilizarea opțiunii Delogare și nu prin închiderea browserului

11. Protecția datelor

Odată cu acceptarea CGC Utilizatorul ia la cunoștință și acceptă cele cuprinse în documentul cu Informațiile privind protecția datelor cu caracter personal: https://www.minicrm.ro/politica-datelor/

11.1. Categoria datelor prelucrate

Prelucrăm datele oferite de tine:

  • Nume
  • E-mail
  • Nr. telefon
  • Skype ID
  • Pagină web
  • Profil LinkedIn/Facebook
  • Adresa de facturare, sediul

Vom înregistra următoarele date din motive de securitate:

  • Paginile/funcțiile vizitate
  • Data și ora exactă
  • Adresă IP
  • Cookies în browser

Contsruim profilul clientului din motive de marketing:

  • Care sunt problemele la care căutați soluție, de ce aveți nevoie de CRM?
  • Care sunt principalele criterii de decizie?

Construirea profilului se efectuează în baza datelor oferite de dumneavoastră. Scopul nostru este ca mesajele trimise de noi să fie într-adevăr utile și relevante pentru dumneavoastră. Nici noi nu dorim să primim mesaje cu caracter general care nu ne sunt personalizate.

În baza datelor de profil, cu ajutorul unor filtre setate manual, trimitem și scriem newslettere. Nu există proces decizional automatizat în procedura noastră.

Ținem jurnalul apelurilor:

  • Metadate de apel (cine-când-cu cine a vorbit)
  • Apelurile primite la numărul central le înregistrăm din motive de asigurare a calității după redarea automată a mesajului specific (în cazul unor reclamații sau în mod aleatoriu conducătorii reascultă apelurile selectate și în cadrul coaching-ului dezvoltă capacitățile echipei de relaționare cu clienții)

În calitate de operator de date păstrăm datele dumneavoastră înregistrate în MiniCRM. Caracterul acestor date depinde de câmpurile create de dumnevoastră și sunteți responsabil de datele introduse.

11.2. Scopul prelucrării datelor

  • Vom înștiința clienții prin e-mail despre noile funcții, cursuri gratuite și informații utile pentru administrarea clienților.
  • Dacă primim cerere în acest sens dezabonăm adresa respectivă de email de la newlettere.
  • Datele de contact și notele vor fi păstrate timp de 365 zile de la ultimul contact.
  • Utilizarea sistemului va fi înregistrată din motive de securitate. Datele vor fi păstrate în diferite detalieri timp de 365 zile.
  • În calitate de operator de date MiniCRM va șterge automat datelei înregistrate de clienți în termen de 90 de zile de la încheierea contului.
  • În cazul clienților abonați MiniCRM datele de contact și notele vor fi păstrate timp de 3 ani de la data ultimului contact.
  • Din cauza unor prevederi legale anumite date cu caracter personal și cele înscrise în factură vor fi păstrate până la termenul prevăzut de lege (cel puțin 10 ani și cel mult 15 ani de la data eliberării ultimei facturi).

11.3. Calități

Din punctul de vedere al datelor cu caracter personal înregistrate de Utilizator în propriul sistem MiniCRM:

  • Operator: Utilizatorul/clientul MiniCRM figurează în calitate de operator în prezentul contract. Acesta va defini scopul și mijloacele prelucrării datelor. Va decide în privința prelucrării datelor.
  • Persoană împuternicită de operator: MiniCRM Zrt. În calitate de persoană împuternicită în prezentul contract.
    • Nu poate lua decizii în privința prelucrării datelor.
    • Datele cu caracter personal care au ajuns la cunoștința acesteia pot fi prelucrate exclusiv potrivit dispoziţiilor operatorului, nu poate efectua prelucrare pentru scopuri proprii.
    • Păstrarea și înregistrarea datelor cu caracter personal trebuie efectuată potrivit dispozițiilor operatorului.

11.4. Transferul datelor

Suntem împuterniciți și obligați la transferarea tuturor datelor cu caracter personal care stau la dispoziția noastră și sunt păstrate conform prevederilor legale la solicitarea autorităților competente dacă acest transfer se dispune prin lege sau prin hotărârea definitivă a unei autorități. Pentru acest transfer de date și pentru consecințele rezultate din aceast transfer operatorii nu pot fi trași la răspundere.

În cazul în care funcționarea sau exploatarea serviciilor noastre va fi transmisă total sau parțial unei terțe persoane, putem transmite în totalitate sau o parte din datele dumneavoastră cu caracter personal, prelucrate și păstrate de noi către terța persoană, fără acordul dumneavoastră dar cu înștiințarea trimisă cu mențiunea că acest transfer de date nu vă poate pune într-o situație mai dezavantajoasă decât cea stabilită de regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal cuprinse în prezenta informare.

În cazul transferului de date potrivit celor mai sus menționate vă vom oferi posibilitatea să vă opuneți transferului înainte de efectuarea acestuia. În cazul opunerii dumneavoastră transferul datelor potrivit prezentului aliniat nu este posibil.

În vederea verificării legalității transferului de date precum și pentru informarea persoanei vizate operatorul va ține evidența trasferului datelor.

11. 5. Declarație privind acordul la prelucrearea datelor cu caracter personal

Odată cu acceptarea prezentelor CGC îmi dau acordul expres și voluntar la prelucrarea datelor mele cu caracter personal și cele ale clienților mei comunicate cu ocazia creării contului MiniCRM precum și a datelor comunicate ulterior către MiniCRM.

Odată cu înregistrarea datelor mele declar că am împlinit vârsta de 18 ani și am capacitate deplină de exercițiu. Sunt reprezentantul unei persoane juridice sau a unei entități fără personalitate juridică și sunt îndreptățit, mandatat la exprimarea acordului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Declar că nici cu ocazia înregistrării și nici ulterior nu voi pune sub nicio formă la dispoziția MiniCRM date speciale cu caracter personal. Se consideră date speciale cu caracter personal mențiunile privind originea rasială sau etnică, opinii politice, confesiunea religioasă sau convingerea filosofică, apartenența la sindicate, date biometrice sau genetice apte pentru identificarea persoanei fizice, date privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală.

Declar că nu pun la dispoziția MiniCRM numere de identificare personală – de exemplu (lista nu este exhaustivă): număr pașaport, cod numeric personal, număr carte de identitate, număr permis de ședere, număr permis de conducere.

Declar că datele clienților mei vor fi înregistrate doar prin platformele special destinate al software-ului MiniCRM. Acestea nu vor fi trimise de mine prin e-mail, nici pe adresa centrală (suport@minicrm.ro) și nici la adresa oricărui angajat MiniCRM.

Declar că pentru angajații MiniCRM voi oferi acces la sistemul meu MiniCRM doar prin funcția „invită un consultant”, iar aceștia nu vor fi înregistrați niciodată ca și utilizatori „obișnuiți”. Prin prezentul acord iau la cunoștință că MiniCRM este îndreptățit să mă contacteze prin telefon și să-mi trimită scrisori și emailuri, prospecte, invitații la evenimente legate de obiectul său de activitate.

Acordul meu privind prelucrarea datelor poate fi retras oricând prin modalitățile specificate în prezenta, spre ex. printr-o cerere trimisă la adresa de e-mail suport@minicrm.ro.

11. 6. Temei juridic bazat pe interes legitim

În cazul în care ne veți oferi datele dumneavoastră prin completarea formularului și veți semnala interesul față de MiniCRM vom considera acordul oferit pentru pregătirea contractului. În acest caz, temeiul juridic al prelucrării datelor dumneavoastră potrivit Regulamentului GDPR, va fi interesul legitim. Din cauza schimbării temeiului juridic modalitatea de prelucrare a datelor dumneavoastră nu se schimbă, aceasta însemnând doar că, în cazul în care în timpul pregătirii contractului nu veți solicita întreruperea procedurii, datele vor fi prelucrate în continuare în vederea și în scopul pregătirii contractului.

11. 7. În caz de abonare, temei juridic contractual

În cazul în care vă veți abona la MiniCRM veți plăti abonamentul în conformitate cu Condițiile Generale de Contractare. În acest caz, potrivit regulamentului GDPR, temeiul juridic al prelucrării datelor dumneavoastră este de natură contractuală. Din cauza schimbării temeiului juridic modalitatea de prelucrare a datelor nu se schimbă, însemnând doar că, pe durata de valabilitate a contractului retragerea acordului de prelucrare a datelor furnizate în timpul utilizării versiunii gratuite va fi fără efect, în vederea și scopul executării contractului datele tale vor fi prelucrate în continuare.

Din moment ce contractul va fi executat sau încetează, temeiul juridic al prelucrării datelor tale se schimbă din nou și prelucrarea va fi efectuată în baza prevederilor legale.

11. 8. În urma executării sau încetării contractului, în baza prevederilor legale

În baza prevederilor legale, suntem obligați să prelucrăm în continuare datele tale cu caracter personal care au fost înscrise pe factură.

11. 9. Protecția datelor

Părțile iau la cunoștință că sistemul de cerințe de securitate a datelor înseamnă susținerea protecției datelor cu caracter personal cu măsuri tehnice și personale, precum și cu soluții fizice și informatice.

Părțile declară că Operatorul de date și – acționând în numele Operatorului de date – Procesatorul de date acționează în activitățile lor de gestionare și prelucrare a datelor în conformitate cu prevederile Infotv., regulile și jurisprudența privind protecția datelor, respectă prevederile din legislația aplicabilă și, de asemenea, iau în considerare cele mai importante recomandări internaționale legate de protecția datelor.

Părțile declară că datele cu caracter personal sunt stocate pe servere protejate cu acces limitat și, în plus, Operatorul și Procesatorul de date iau toate măsurile tehnice și organizatorice necesare împotriva pierderii, utilizării în alte scopuri, dezvăluirii către persoane neautorizate, modificării sau ștergerii datelor.

Părțile - printre altele -

  • se asigură că datele stocate sunt accesate printr-un sistem intern sau prin acces direct numai de către persoane autorizate și numai pentru activități în legătură cu scopul gestionării datelor;

  • asigura intretinerea si dezvoltarea necesara, regulata a echipamentelor folosite,

  • dispozitivul de stocare a datelor este protejat fizic în mod adecvat și este amplasat într-o încăpere închisă protejată la rândul ei,

  • se asigură că datele stocate în diferitele registre nu pot fi legate direct și atribuite persoanei vizate.

12. Forța majoră

Sunt considerate cazuri de forță majoră toate evenimentele extraordinare care intervin după încheierea contractului și care împiedică executarea contractului, care nu pot fi prevăzute și împiedicate de părți și care nu depinde de voința sau culpa niciunei părți contractante. Astfel de evenimente pot fi, în special: stările de urgență, grevă, război, revoluție, atacuri teroriste, calamități naturale, incendii, inundații, epidemii, carantină, embargouri de transport etc. În caz de forță majoră ambele părți sunt scutite de executarea obligațiilor contractuale.

13. Cazurile de încetare a contractului

Utilizatorul poate rezilia prezentul contract cu efect imediat fără nicio motivare.

În acest caz, MiniCRM va plăti taxa de abonament preplătit către Utilizator în termen de 30 de zile, dacă Utilizatorul nu are datorii față de MiniCRM. Pe parcursul decontării, MiniCRM validează taxa de abonament fără reducerile acordate de MiniCRM către Utilizator pentru perioada abonamentului, în raport cu perioada de utilizare a sistemului de către Utilizator, iar pe parcursul decontării se folosește ca bază taxa de abonament minus reducerile acordate.

MiniCRM poate rezilia prezentul contract imediat în cazul în care:

  • Utilizatorul a depășit cu mai mult de 30 de zile termenul de plată al abonamentului;
  • cazuri de forță majoră care durează mai mult de 60 de zile;
  • dacă Utilizatorul încalcă în mod grav prevederile prezentului contract;
  • dacă Utilizatorul manifestă un comportament care încalcă interesele MiniCRM – și al altor Utilizatori – în special reputația MiniCRM, sau dacă comportamentul său determină ca MiniCRM să încheie relațiile contractuale;
  • dacă ulterior se va afla că datele oferite de Utilizator cu ocazia înregistrării nu corespund realității sau prevederilor CGC;
  • dacă Utilizatorul va induce în eroare MiniCRM în orice alt mod.

Rezilierea contractului trebuie efectuată exclusiv în scris – prin e-mail trimis părții care a încălcat prevederile contractuale la adresa de e-mail comunicată cu ocazia înregistrării. Datele înregistrate în MiniCRM sunt proprietatea Utilizatorului, astfel, în cazul rezilierii contractului MiniCRM va pune aceste date la dispoziția Utilizatorului în mod gratuit, în format XML, în momentul în care Utilizatorul își achită facturile.

În urma acestora Utilizatorul este îndreptățit să utilizeze serviciile altui furnizor însă nu va avea acces la codul de sursă al software-ului. La încetarea contractului părțile vor proceda la decontarea completă unul față de celălalt.

14. Soluționarea diferențelor

În cazul eventualelor nemulțumiri Utilizatorul poate contacta MiniCRM la unul dintre următoarele date de contact: +40 (364) 228032, suport@minicrm.ro. Utilizatorul acceptă că serviciul de relații cu clienții al MiniCRM stă la dispoziția Utilizatorilor care sunt în perioada de testare gratuită și celor care au un Sistem activ, adică celor care nu au restanțe de plată. În cazul Utilizatorilor a căror Sistem a fost suspendat din cauza restanțelor de plată serviciul clienți va sta la dispoziție doar după încetarea suspendării. Servirea altor persoane poate fi respinsă de serviciul relații clienți al MiniCRM. Utilizatorii pot contacta serviciul relații clienți al MiniCRM în zilele lucrătoare între orele 9.00 și 17.00.

MiniCRM și Utilizatorul trebuie să facă tot posibilul pentru ca diferențele născute din sau în legătură cu prezentul contract să fie soluționate prin negocieri directe. Orice împrejurare ajunsă la cunoștința unuia dintre părți care survine după încheierea prezentului contract și este în măsură să împiedice executarea prezentului contract trebuie comunicate celeilalte părți imediat.

Dacă părțile contractante nu pot rezolva diferențele născute din sau în legătură cu prezentul contract în termen de 30 de zile de la începerea negocierilor tratativelor, aceștia stabilesc competența exclusivă al Budai Központi Kerületi Bíróság (Judecătoria Sectorului Central Buda).

15. Definirea conceptelor

  • Operarea datelor: indiferent de procedura utilizată, orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, incluzând în special colectarea, înregistrarea, organizarea, segmentarea, stocarea, transformarea, modificarea, utilizarea, interogarea, înțelegerea, utilizarea, comunicarea, transmiterea, distribuirea sau punerea la dispoziție în alt mod, dezvăluirea, coordonarea sau conectarea, restricționarea, ștergerea și distrugerea acestuia.

  • Date sau date cu caracter personal: orice date sau informații pe baza cărora o persoană fizică care reprezintă Utilizatorul poate fi identificată - indirect sau direct - sau o astfel de persoană introduce date în Sistem.

  • Procesor de date: furnizorul de servicii care gestionează Datele cu Caracter Personal în numele operatorului de date. În cazul serviciilor de sistem la care se face referire în prezentul contract, împuternicitul de date este MiniCRM, iar subprocesorii de date sunt sub-procesorii de date indicați în Politica Datelor.

  • Sistem: sistemul CRM operat de Operatorul de date, site-urile web și subpaginile acestor site-uri web.

  • GDPR: În Regulamentul 2016/679 al Parlamentului și al Consiliului European („Regulamentul general privind protecția datelor”).

Budapest, 10 februarie 2023

16. Descărcarea CGC

În vigoare în present:

Versiunea în vigoare din 21 aprilie 2023,

În vigoare în trecut:

Versiunea în vigoare din 8 mai 2018,