Gestionarea sarcinilor zilnice și managementul proiectelor echipei.
Cum să îți simplifici munca, să scapi de haosul din Excel și să câștigi timp și eficiență.
Ce este MiniCRM?
- Un sistem software pentru gestionarea, urmărirea și stocarea eficientă a sarcinilor și datelor legate de clienții tăi.
- Sistemul permite simplificarea și automatizarea proceselor de lucru, prin: utilizarea de șabloane; trimiterea de notificări automate în interiorul echipei și în afara ei; secvențe predefinite de lucru.
- MiniCRM oferă opțiuni pentru vânzări, email/sms marketing, helpdesk, facturare automată, managementul proiectelor ș.a.
- Nu uiți de niciun client, nicio sarcină, niciun apel programat; obții în timp real rapoarte de performanță despre orice aspect al muncii; ai tot istoricul și datele despre client într-un singur loc
01 Task management: Finalizarea sarcinilor la timp
Simți și tu că Excel-ul îți creează doar bătăi de cap și provocări, nu-i așa?
- Bazele de date pot fi complicate, iar sarcinile sunt greu de urmărit.
- Nu primești notificări despre sarcinile care trebuie să fie finalizate curând.
- Sarcinile unui coleg absent sunt mai greu de preluat de un alt coleg.
- Stochezi deseori date pe care ulterior nu le mai folosești niciodată.
Fiecare sarcină are un termen limită
- Fiecare sarcină creată în sistem (manual sau automat) are un termen limită.
- Nu veți amâna și uita nicio sarcină.
- Toate sarcinile intermediare pot fi alocate ușor, deci nu veți uita nici de acestea.
- În cazul diferitelor proiecte, puteți seta câmpuri obligatorii de completat pentru fiecare sarcină intermediară.
Te notifică de expirarea termenelor limită
- În calitate de lider, poți vedea pe ecranul tău toate sarcinile angajaților tăi cu termene limită depășite.
- Poți solicita notificări legate de sarcinile în curs sau depășite, adăugând comentarii pe cardul sarcinii.
- Colegii tăi vor vedea un centralizator cu propriile sarcini pe pagina lor principală din sistem, alături de notificări care le arată când expiră (sau când a expirat deja) termenul-limită.
Sarcinile pot fi delegate
- În cazul unei absențe, poți filtra toate sarcinile zilnice ale colegului bolnav și le poți delega unui alt coleg.
- Poți seta responsabili pentru fiecare sarcină în parte.
02 Greșeli minime
Simți și tu că Excel-ul nu te ajută cu asta, nu-i așa?
- Sarcinile/datele pot fi modificate din greșeală. Și nu există istoric...
- Informațiile importante legate de sarcini nu sunt stocate într-un singur loc, ci în spreadsheeturi conectate
- Este mai greu de restricționat accesul la anumite seturi de date, în funcție de tipul de utilizator.
Istoric în MiniCRM
- În MiniCRM, fiecare modificare făcută se înregistrează și rămâne în istoric, fără posibilitate de ștergere.
- Unele câmpuri pot fi setate să nu fie editabile de către toată lumea.
- Eviți greșelile cauzate de modificări aleatorii ale datelor introduse.
Toate informațiile într-un singur loc
- Orice modificare de status se adaugă automat la aceeași fișă. Dacă (potențialul) client a primit un mail, dacă l-a deschis, dacă a completat un formular sau a dat click pe o ofertă, dacă a solicitat ajutor, dacă a vorbit cu cineva din echipă și despre ce etc.
- Nu trebuie să scrii mereu la descrierea sarcinilor toate detaliile, pentru că informațiile importante sunt deja în istoricul de pe cardul clientului sau prospectului.
- Exemplu: dacă trebuie să faci un follow-up, vezi în istoricul potențialului client, ce s-a discutat ultima dată și cu cine din echipă.
Câmpuri obligatorii de completat
- În MiniCRM, poți folosi câmpuri obligatorii de completat și poți seta în ce etapă a procesului să devină obligatorii de completat.
- Exemplu: poți seta ca un client să nu poată să primească statusul “pierdut”, decât dacă se completează și câmpul obligatoriu “de ce a fost pierdut?”. Astfel, te asiguri că se completează toate datele relevante.
- Exemplu: dacă un proiect ajunge din etapa de idei în cea de “în progres”, poți alege ca proiectul să nu poată fi salvat decât dacă colegul tău setează un termen limită pentru acest proiect.
03 Fără micromanagement și verificare constantă
În Excel nu poți face asta, nu-i așa?
- Este imposibil sau greu de urmărit evoluția proiectelor tale.
- Nu poți verifica exact cine și ce a lucrat în cazul unui proiect.
- Este neclar cine ce și-a asumat că finalizează și ce a finalizat.
Știi întotdeauna în ce etapă se află proiectele
- În MiniCRM, diferite proiecte sunt gestionate în diferite module. În fiecare modul (de ex.: Vânzări, Helpdesk, HR) sunt stabilite și etapele procesului respectiv, prin urmare puteți verifica cu ușurință în ce etapă specifică se află anumite proiecte sau sarcini.
Urmărește cu ușurință cine și ce a lucrat
- În "Wall of Progress" poți urmări și verifica cine, pe ce sarcini sau proiecte a lucrat și când anume.
- Angajații tăi vor fi productivi chiar și lucrând de acasă. Aceștia vor ști că poți verifica oricând ce s-a lucrat pe parcursul unei zile.
- Nu mai este nevoie să dai zeci de telefoane pentru o informație. Nu e nevoie să “spionezi” angajații. Toate detaliile muncii se regăsesc în sistem.
Este clar cine, ce și-a asumat că finalizează și ce a finalizat
- Planificatorul vizual te ajută să urmărești cu ușurință cine ce și-a asumat că finalizează și ce a finalizat.
- Sarcinile săptămânale pot fi planificate, gestionate și urmărite în MiniCRM.
- Nu e nevoie să scrie nimeni rapoarte de activitate. Ele pot fi generate oricând din sistem, dacă dorești să vezi ce s-a lucrat.
04 Rezultate măsurabile
În Excel nu poți măsura rezultatele într-un mod eficient, nu-i așa?
- Durează mult timp să faci rapoarte complexe și clare.
- Ca să generezi un raport, e nevoie să aduni date din mai multe surse.
- Din cauza greșelilor umane, datele pot fi introduse incorect, lucru care generează greșeli și în rapoartele create.
Rapoarte fără timp pierdut
- În MiniCRM nu pierzi timp cu rapoartele zilnice sau săptămânale. Sistemul înregistrează fiecare activitate derulată aici, astfel poți raporta aproape tot într-un mod automat.
Scapă de greșelile umane
- Gestionarea proceselor în MiniCRM se întâmplă într-un mod automat, rapoartele se generează fără intervenție umană.
- Rapoartele arată imaginea reală a companiei.
Cum să implementezi toate astea în compania ta?
1 - Solicită un cont de testare gratuit, fără obligații.
2 - Vei fi contactat în cel mai scurt timp de către un consultant.
3 - Vei putea discuta cu acesta despre nevoile companiei tale și veți putea găsi împreună soluții pentru
aceste nevoi.
4 - Între timp, începe să testezi funcționalitățile de bază.