Sincronizarea filtrelor cu foile de calcul Google
Poți sincroniza cu goi de calcul Google
Sincronizarea unui filtru cu foile de calcul Google
După cum deja știi, filtrele sunt o unealtă foarte importantă în MiniCRM. Prin această funcționalitate, vei putea sincroniza rezultatele unui filtru din sistem cu o foaie de calcul Google (din Google Drive), unde vei putea crea rapoarte, dashboard-uri sau grafice pe baza acelor informații.
Primul pas este să creezi un filtru. Cu ajutorul vederii tabelare poți alege și ce informații dorești să fie exportate.
De pe butonul „Adaugă” poți alege din meniu câmpurile ce dorești să fie exportate.
Odată creat și salvat un filtru, butonul Exportă va fi activ. Din opțiunile respective va trebui să alegi <Sincronizează cu foile de calcul>.
În următorul ecran alege opțiunea de <Shared> pentru a obține linkul de sincronizare pentru acel filtru.
Copiază acel link și introdu-l în celulă 1A a unei foi de calcul din Google Drive.
Odată afișate datele în acel document vei putea deschide o nouă foaie de calcul unde să te folosești de formule pentru a crea un raport pe baza datelor din MiniCRM.
Nu modifică datele care se sincronizează cu foaia de calcul. Ele sunt doar o imagine și link-ul nu va mai funcționa. În cazul în care vrei să faci o modificare a unei informații dintr-un câmp, fă-o direct în MiniCR, iar aceasta se va actualiza și în foaia de calcul.
FOARTE IMPORTANT: În mod normal, Google actualizează datele aduse prin funcția =importdata în fiecare oră, în jurul orei fixe. Cu toate acestea, din motive care nu țin de noi, această actualizare automată nu funcționează de fiecare dată. Ca să te asiguri că ce ai în față sunt cele mai recente date, dă un refresh manual spreadsheet-ului de fiecare dată când vrei să îl consulți.
Datorită faptului că MiniCRM se poate sincroniza cu Google Sheets, îți poți construi rapoarte custom în acesta în legătură cu aproape orice, inclusiv sarcinile tale și a colegilor tăi.
Astfel, pentru a-ți sincroniza lista de sarcini în Google Sheets este nevoie, înainte de toate, să creezi un filtru care să includă cardurile pe care se regăsesc sarcinile de care ai nevoie.
Dacă ai nevoie de ajutor în construcția filtrului poți consulta pagina dedicată acestui subiect.
Sincronizarea sarcinilor în Google Sheets
1.) Pasul 1: Construiește filtrul care va fi sincronizat cu Google Sheets
Condițiile folosite în imaginea de mai sus sunt după cum urmează:
- Din categoria Sarcina viitoare, s-a ales ca Termenul pentru sarcina următoare să fie completat
- Din categoria Toate sarcinile, s-a ales ca Statusul să fie în Deschise (adică sarcina să fie încă deschisă, nu în istoric)
Despre aceste rezultate, s-a intrat în vederea tabelară pentru a putea vedea:
- Numele clientului la care sarcina va avea loc (din categoria de Eveniment, specifică sistemului de mai sus)
- Conținutul sarcinii (din categoria Toate sarcinile)
- Data realizării (din categoria Toate sarcinile)
- Deținătorul sarcinii (din categoria Toate sarcinile)
- Tipul sarcinii (din categoria Toate sarcinile)
La rândul tău, tu poți customiza filtrul cu acele câmpuri de care ai nevoie.
La final, nu uita să îl salvezi.
2.) După ce ai salvat filtrul, sincronizează-l cu Google Sheets
Alege opțiunea Exportă iar apoi Sincronizează cu Foile de Calcul Google (din zona Sarcini)
Mai departe, este nevoie să preiei link-ul filtrului, urmând să îl inserăm direct într-un Google Spredsheet.
3.) Inserează link-ului în Google Sheets
Introdu link-ul copiat anterior în celula A1 a unei foi de calcul Google și, în câteva momente, datele vor fi afișate
Vei observa probabil faptul că în CRM am avut două carduri afișate ca și rezultat în filtru în timp ce în Google Sheets există mai multe rânduri. Aceasta se întâmplă pentru că pe unul din cele două carduri returnate în filtru există mai multe sarcini deschise iar această sincronizare le va prelua pe toate.
Mai departe există posibilitatea de a-ți construi rapoarte pe baza datelor obținute astfel sau de a le prelucra după cum ai nevoie.