Secvențe de follow-up (automatizări)

Rezumat

La MiniCRM, există două tipuri de add on-uri referitoare la automatizări: Automatizări interne (interne sistemului, de exemplu deschiderea de sarcini automate) și Notificări automate și campanii (externe sistemului, cum e, de exemplu, atunci când vrei să trimiți un e-mail automat către un client). Ca să verifici dacă ai aceste două add on-uri în pachetul tău de abonare (precum și prețul acestora), doar mergi în secțiunea de Abonare de pe bara de meniu din stânga (sub Setări). Dacă acestea nu sunt bifate dar îți dorești să le incluzi și la voi, scrie-ne la suport@minicrm.ro și te punem în legătură cu un consultant.

Dacă ești deja familiar cu automatizările de la MiniCRM dar ai observat câteva schimbări în ultima vreme la interfața acestora și ai vrea să aflii mai multe detalii, îți lăsăm mai jos un video în care Junior îți explică noile modificări:


Iar dacă nu ai mai lucrat până acum niciodată cu automatizările, stai fără grijă!

Ai mai jos un ghid complet de ultimă oră pe care să-l parcurgi pas cu pas.

Ce reprezintă o secvență de follow-up sau o automatizare?

În mod tradițional în sistem, o să găsești automatizările sub denumirea de Secvențe de follow-up. Acest lucru se datorează faptului că acestea, în esență, reprezintă succesiuni de acțiuni pe care sistemul le poate executa singur, atunci când tu îi indici, prin anumite condiții bine stabilite (prin filtre).

Câteva exemple concrete de astfel de acțiuni reprezintă:

  • deschiderea automată de sarcini pe cardurile de oportunitate ale clienților, care să le amintească colegilor să revină la ei pentru follow-up odată ce oferta a fost trimisă
  • trimiterea de e-mailuri automate către clienți, de exemplu e-mailuri de follow-up sau de confirmare a unei întâlniri
  • trimiterea de SMS-uri automate către clienți. de exemplu în legătură cu stadiul unei comenzi sau a unui produs în service
Un lucru foarte important de care trebuie să ții cont este că SMS-urile nu vor fi transmise noaptea între 23:00 și 07:30. De asemenea, un SMS poate conține maximum 160 de caractere (inclusiv spații). Dacă un text conține 161 de caractere vei fi taxat dublu. Prețul unui sms poate varia în funcție de caracterele speciale pe care le folosești (ex: dacă vei folosi diacritice, conținutul maximum într-un sms va fi de 70 de caractere cu tot cu spații).

Ce acțiuni poate face o secvență de follow-up?

Cu ajutorul add-on-ului de Automatizări interne, poți:

  1. Să deschizi sarcini automate în sistem pentru colegii tăi
  2. Să trimiți e-mailuri automate către colegii tăi (care au un utilizator atribuit în MiniCRM)
  3. Să generezi fișiere PDF
  4. Să modifici valorile anumitor câmpuri (status sau câmpuri adăugate de către utilizator pe card)
Modificarea câmpurilor prin automatizare se face prin formulare de tip link. Poți găsi mai multe detalii despre acest tip de formular pe pagina dedicată acestui subiect.
Pentru ca opțiunea „Modificare câmpuri” să funcționeze, pe lânga Automatizări interne mai ai nevoie să ai activată și opțiunea „Completarea automată a câmpurilor cu funcția Magic„.

Cu ajutorul add-on-ului de Notificări automate și campanii, poți:

  1. Să trimiți e-mailuri automate către clienții tăi din MiniCRM (persoanele din zona de Contacte de pe cardul de companie)
  2. Să trimiți SMS-uri automate către clienții tăi din MiniCRM (idem)

O singură automatizare poate avea mai mulți pași, atât interni cât și externi.

De exemplu, primul pas poate fi să trimiți un e-mail de follow-up automat către client, iar al doilea pas poate fi ca, la trei zile distanță, să primești o sarcină în MiniCRM ca să verifici situația. A răspuns la e-mail și te aflii în discuții cu el deja, ori trebuie să revii și cu un telefon?

Posibilitățile de creare de automatizări sunt multe și, cu puțină creativitate, poți veni cu soluții extrem de digitalizate și complexe, fără prea multe bătăi de cap.

Pașii pentru setarea unei automatizări

O automatizare reprezintă îmbinarea a două rotițe: un șablon și un filtru.

Șablonul reprezintă textul sarcinii/e-mailului/SMS-ului pe care îl vei trimite către colegii sau clienții tăi.

Filtrul reprezintă condițiile și trigger-ul în baza cărora șablonul va fi trimis către colegi sau clienți.

Automatizarea în sine pune cele două rotițe în mișcare, în ordinea în care tu stabilești.

1.) Construcția șablonului

O automatizare are nevoie de un șablon întrucât acesta reprezintă conținutul automatizării (ceea ce este afișat clientului/colegului).

Atunci când construiești șablonul pentru automatizare, alege tipul șablonului în funcție de acțiunea pe care o va face automatizarea (șablon de tip sarcină pentru o automatizare care generează o sarcină, de tip email pentru trimiterea unui email automat).

Pentru detalii legate de construcția șabloanelor consultă pagina dedicată.

2.) Construcția filtrului

Filtrul reprezintă condițiile în funcție de care va rula automatizarea.

Pentru detalii legate de construcția filtrelor consultă pagina dedicată.

Atenție! Nu modifica un filtru care face parte dintr-o automatizare (fundal galben). Dacă este nevoie de modificarea lui, dezactivează întâi automatizarea, modifică filtrul și apoi reactivează automatizarea. În caz contrar automatizarea va produce efecte pentru întreaga bază de date, nu doar pentru segmentul vizat.

3.) Setarea automatizării

După ce ai construit și setat șablonul și filtrul, poți configura automatizarea. Pentru a crea automatizarea, după ce salvezi filtrul, apasă pe butonul Secvență de follow-up

În momentul în care dai click pe „Secvență de follow-up”, îți vor apărea trei câmpuri pe care le poți completa:

  • Câmpul de Filtru, unde valoarea implicită va fi filtrul pe care tocmai l-ai creat. Aici nu trebuie să modifici nimic.
  • Câmpul de Foldere, unde poți așeza automatizarea pe care o creezi într-un anumit folder. Poți lăsa varianta implicită, sau poți selecta un alt folder pe care l-ai creat tot tu.
  • Câmpul de Descriere, unde poți scrie câteva cuvinte despre ce intenționezi să facă automatizarea.

Odată ce ai completat cele trei câmpuri, dă click pe butonul albastru Adaugă.

Ce se va deschide va fi zona de configurare a automatizării, pe care o poți privi ca fiind împărțită în trei zone, după cum vei vedea și în imaginea de mai jos.

Zona 1 reprezintă zona de unelte pe care le ai la dispoziție. Aceasta poate varia în funcție de ce conține abonamentul tău.

Mai concret, dacă pachetul tău conține add on-ul de Automatizări interne, vei avea ca opțiuni pașii de Trimite Email Utilizatorului și Trimite sarcină Utilizatorului.

Dacă pachetul tău conține add on-ul de Notificări automate și campanii, vei avea ca opțiuni pașii de Trimite Email Clientului și Trimite SMS Clientului.

Iar dacă ai și Generarea de PDF-uri inclusă (pe lângă Automatizările interne), atunci vei putea să generezi și fișiere PDF. Mai multe detalii despre acest pas aici.

Pentru automatizările de tip Modificare câmpuri ai nevoie de Funcția Magic, pe lângă funcția de bază Automatizări interne. Mai multe detalii aici.

Zona 2 reprezintă pașii efectivi ai automatizării pe care tu o vei crea. Aici vei trage fiecare pas cu drag & drop din partea dreaptă și îl vei configura.

Zona 3 îți oferă mai multe informații:

  1. Îți arată când a fost ultima oară modificată această automatizare
  2. Butonul de Filtru te va redirecționa la filtrul ce stă la baza automatizării (la condițiile de rulare a acesteia)
  3. Butonul de Raport îți arată câteva metrice referitor la cum a personalizat automatizarea ta
  4. Butonul de Activează va pune în funcțiune automatizarea, odată ce aceasta va fi gata
  5. Butonul cu trei puncte îți va permite să ștergi automatizarea atunci când o vei dezactiva pentru că nu vei mai avea nevoie de ea
Chiar dacă ai add on-ul de Notificări automate și campanii, pentru activarea trimiterii de SMS-uri trebuie să activezi serviciul SMS în produsul în care construiești automatizarea. Vezi aici mai multe detalii.
În funcție de nevoie, trage din dreapta spre stânga acțiunea pe care dorești să o automatizezi.
Caseta Pașii secvenței de follow-up îți permite să setezi următorii parametrii:
  • Zile întârziere – reprezintă numărul de zile, de la data îndeplinirii condițiilor din filtru, după care va rula automatizarea. În cazul de mai sus, e-mailul către client va fi trimis imediat ce condițiile din filtru vor fi îndeplinite, iar sarcina către coleg va fi deschisă la trei zile după trimiterea e-mailului.
  • Sincronizare – se referă la zilele în care automatizarea produce efecte. Poți selecta dintre o anumită zi, zile de weekend sau zile lucrătoare. În dreapta acestui câmp poți selecta și ora de la care automatizarea să producă efecte. Poți seta astfel ca o automatizare care trimite SMS-uri, de exemplu, să le trimită doar în cursul săptămânii după ora 9.
  • Șablon – îți permite să alegi șablonul pe care vrei să îl folosești.
  • Responsabil/Destinatar – cel care va primi sarcina sau emailul.

De asemenea, o automatizare care deschide sarcini va avea următorul extra parametru:

  • Amânarea datei realizării – fața de momentul în care rulează automatizarea, la câte zile în viitor să fie termenul sarcinii (ex. daca automatizarea rulează în data de 01.01.2024 și au fost alese 3 zile, în acea zi se va adăuga o sarcină nouă cu termenul pe 04.01.2024).

Suplimentar, pentru o automatizare care trimite un email vei mai avea următorii parametrii:

  • Expeditor – persoana din partea căreia se trimite emailul.

După ce ai făcut toate setările, apasă pe Salvează la fiecare pas al automatizării.

Dacă, în secvența de follow-up vei pune mai multe acțiuni care dorești să se desfășoare la distanțe diferite de zile, trebuie să ții cont de faptul că timpul din secțiunea zile întârziere se referă la zilele de întârziere de la efectuarea ultimei acțiuni. De exemplu, dacă la o zi de la îndeplinirea condiției vrei să se trimită un e-mail către client și la cinci zile să se trimită o sarcină utilizatorului, la prima secțiune vei pune 1 zile, iar la cea de-a doua secțiune vei pune 4 zile, astfel încât vor trece exact 5 zile de la îndeplinirea condiției din filtru.

Odată ce ai definit toți pașii pe care îi vrei în automatizarea ta (minimul e de un singur pas, dar poți avea automatizări cu oricâți pași ai nevoie), nu uita să dai click pe Activează.

De aici, sistemul te va informa că există două variante de activare a automatizării din care poți alege:

Prima variantă, cea de Toate cardurile, înseamnă că automatizarea va rula pentru acei clienți pe care îi ai deja în filtru (și îți va indica și numărul acestora).

A doua variantă, cea de Doar carduri noi, înseamnă că automatizarea va rula doar pentru contactele noi care vor intra în filtru de la momentul activării automatizării.

Ca să ai claritate asupra a ce clienți vor primi automatizarea ta, sfatul nostru este să mergi pe varianta de Doar carduri noi.

Unde găsești toate automatizările tale (și cum le poți dezactiva)?

Odată ce ai creat prima ta automatizare, o vei găsi în zona de Secvențe de follow-up de sub modulul în care ai setat-o.

Dă click pe modulul respectiv, apoi pe mai Mai multe, iar prima opțiune care îți va apărea sub linie va fi cea de Secvențe de follow-up. Click pe aceasta.

Ecranul în care vei fi redirecționat va fi colecția ta de automatizări din sistem.

Dacă arunci o privire la imaginea de mai jos, am împărțit acest ecran în 4 zone, ca să fie mai ușor de înțeles.

Prima zonă, și cea mai mare de-altfel, îți va arăta într-o vedere listată toate automatizările tale. Cele active vor apărea cu o bifă verde, în timp ce cele inactive vor apărea cu un punct gri. Vei putea vedea, de asemenea, în ce folder sunt distribuite automatizările respective, pe câte carduri (la câți clienți) au rulat acestea și câți pași are fiecare automatizare.

Zona doi îți permite să vizualizezi automatizările în funcție de statusul lor: dacă sunt active și urmează să aibe loc, dacă sunt inactive, sau dacă se întâmplă chiar la momentul în care privești acest ecran (de exemplu, dacă ai setat ca o automatizare să ruleze după ora 14:00 și e ora 14:03).

Zona trei reprezintă organizarea automatizărilor în foldere. Sistemul vine cu două foldere predefinite – Implicit (unde se duc acele automatizări pe care le creezi tu) și Create din extensii (unde se duc automatizările adăugate în sistem la activarea de extensii) – însă poți crea oricât de multe foldere ai nevoie din zona patru, dând click pe cele trei bulinuțe verticale.

P.S.: Mai jos, o să vezi o imagine cu o interfață puțin mai veche MiniCRM. Datorită exemplelor prezente în aceasta, și a structurii aproximativ identice, am ales să o păstrăm, ca să poți vedea multitudinea de automatizări posibile.

Ca să dezactivezi o automatizare, aceasta trebuie să fie, în primul rând, activă – adică să apară cu bifă verde.

Click pe automatizarea pe care vrei să o dezactivezi.

În ecranul apărut, în partea din dreapta sus, o să vezi un buton roșu – Dezactivează.

Click pe acesta și gata! – automatizarea îți va apărea acum ca și dezactivată.

Resurse și idei de filtre și automatizări

Dacă ai înțeles mecanismele a cum funcționează automatizările dar vrei mai multe idei despre cum să le folosești, avem pentru tine două resurse foarte importante:

  1. Workshop-ul de Notificări automate pentru tine și clienții tăi (care are loc în fiecare lună): https://www.minicrm.ro/training/filters/
  2. Cartea de rețete a notificărilor automate, pe care o poți descărca de aici. Aceasta reprezintă un material cu 9+ idei de filtre și automatizări pe care le poți crea într-o pauză de cafea!