Sarcini recurente

Rezumat

Pentru a te putea folosi de această funcționalitate, ai nevoie de add on-ul de Automatizări Interne.

Ce sunt sarcinile recurente și cum diferă ele de sarcinile generate prin automatizări interne?

În timp ce sarcinile generate prin automatizări se află într-o strânsă legătură cu o acțiune pe care tu trebuie să o faci (precum completarea unui câmp, schimbarea unui status, închiderea unui anumit tip de sarcină etc.), sarcinile recurente sunt bazate, mai degrabă, pe un calendar prestabilit de tine. Ca acestea să se genereze, este suficient să faci doar niște setări inițiale.

Cum poți seta o sarcină recurentă?

Primul pas pentru a crea o sarcină recurentă este să dai click pe butonul verde Sarcină nouă și să începi cu setările de bază ale acesteia: textul sarcinii, deținătorul, tipul, durata, participanții și, dacă e cazul, elementele de checklist aferente. Tot acum poți să urci și orice document vei dori să iei cu tine și în următoarele sarcini.

Cât privește Data realizării, ține cont că aceasta va trebui setată în funcție de când o să dorești să aibă loc prima sarcină din serie.

Click pe butonul de Recurență din dreapta și activează întrerupătorul.

În continuarea datei pe care ai trecut-o la Data realizării, pentru cea de-a doua sarcină din șir, va trebui să completezi și câmpul de Data de începere a recurenței*.

Prin câmpul de Frecvența recurenței, îi vei indica sistemului care este distanța de timp în baza căreia vei dori ca această sarcină să-ți fie deschisă (ex: 1 zi = o sarcină pe zi, 2 zi = o sarcină la două zile, 3 zi = o sarcină la trei zile etc.)

…iar prin câmpul de Sarcini înregistrate în avans sistemul va știi câte sarcini din șir să îți aducă în câmpul vizual pe cardul de oportunitate.

Odată ce ai stabilit acești parametri, click pe butonul albastru Salvează.

Cum se comportă o sarcină recurentă, odată ce ai setat-o?

În funcție de câte sarcini înregistrate în avans ai selectat, sistemul îți va deschide imediat atât sarcina de bază, cât și următoarele sarcini din șir.

După cum poți vedea și în imaginea de mai jos, acestea conțin toate elementele sarcinii de bază, mai puțin comentariile.

Pe măsură ce timpul trece, șirul se va auto-continua.
În exemplul de mai sus, pe data de 22 decembrie, se va deschide următoarea cea de-a treia sarcină din șir, adică cea de pe 12 ianuarie. Filosofia din spate este ca, întodeauna, să ai o sarcină curentă, plus altele încă trei în avans (sau oricâte setezi tu în momentul personalizării).
Felul în care interacționezi cu sarcinile din trecut nu va impacta în niciun fel șirul. Acesta va deschide sarcini strict în baza calendarului setat.
Nu contează dacă sarcinile de pe 22 dec., 29 dec. și 5 ian. ar fi fost amânate ori închise cu succes, fără succes, sau chiar deloc. Pe data de 22 dec. s-ar fi generat oricum sarcina în avans 3, pe 12 ianuarie.

Delegarea unei sarcini recurente și modificarea ei

Data realizării unei sarcini recurente poate fi modificată fără niciun impact asupra celorlalte sarcini din șir (din trecut, din viitor, sau doar pe cale de a fi deschise).

La fel ca sarcinile normale, și sarcinile recurente pot fi delegate către un alt coleg din Vederea de azi. Totuși, atunci când delegarea are loc din panoul Vederii de azi, aceasta va viza doar sarcina în cauză, neafectând restul șirului din care face parte.

Cât privește restul elementelor ce pot fi modificate, de la deținător la documente atașate, vei putea alege între două opțiuni:

  • poți opta ca modificările făcute să afecteze o singură sarcină din șir
  • ori poți opta ca modificările să se aplice în cazul tuturor sarcinilor, inclusiv al acelora cu data realizării într-un moment anterior sarcinii modificate

În momentul în care dorești să alterezi o sarcină dintr-un șir, vei putea indica intenția ta prin următoarea căsuță de dialog care ți se va deschide atunci când dai click pe Salvează:

Dacă vei dori să modifici doar anumite sarcini, va trebui să faci acest lucru manual, cu fiecare sarcină vizată în parte.

Cum închizi/schimbi parametri într-o sarcină recurentă?

Există două modalități prin care poți dezactiva sarcinile recurente din sistemul tău:

  • prin dezactivarea unui singur șir odată, manual
  • în întregime, automat

Pentru a dezactiva un șir de sarcini, este suficient ca doar să intri pe una dintre sarcinile din acesta și să „stingi” întrerupătorul:

Dacă dorești să dezactivezi toate sarcinile recurente din sistemul tău, poți face acest lucru prin a debifa add on-ul de Automatizări interne din secțiunea de Abonare. După 15 minute, toate sarcinile recurente (precum și secvențele de follow-up interne) vor deveni inactive.

După ce re-activezi Automatizările interne, va trebui să re-activezi manual și acele sarcini și secvențe de follow-up pe care vei dori să le păstrezi.