Sarcini

Rezumat

Folosind sarcinile poți gestiona activitățile care trebuie făcute pe un anumit card (care se referă la clientul pe cardul căruia sunt create).

O sarcină indică deținătorului sarcinii (care poate diferi de deținătorul cardului) ce anume are de făcut, când trebuie să execute acea sarcină și eventual împreună cu cine.

În plus, deținătorului îi pot fi puse la dispoziție fișierele de care are nevoie prin atașarea lor la acea sarcină.

Sarcinile pot fi create manual sau printr-o automatizare iar scopul acestora este acela de a ne asigura că fiecare utilizator știe ce are de făcut și de a păstra un istoric al acestora.

Important pentru lucrul cu sarcinile:

  • Desemnarea unui deținător al sarcinii – este important să se specifice persoana care trebuie să se ocupe de acea sarcină. În mod implicit sistemul completează acest câmp cu numele utilizatorului care adaugă sarcina.
  • Completarea conținutului sarcinii – conținutul unei sarcini indică deținătorului ce anume are de făcut.
  • Stabilirea unui deadline – o sarcină fără un termen de execuție stabilit are toate șansele să nu fie realizată nicioadată! Este important să stabilești un termen limită pentru sarcini. În mod implicit sistemul completează acest câmp cu data curentă.
  • Selectarea unui tip de sarcină – astfel poți identifica dintr-o privire ce tip de sarcină ai de realizat (de exemplu: follow-up, întâlnire, etc.).
  • Adăugarea de comentarii în sarcini – adăugând comentarii într-o sarcină poți specifica lucruri importante legate de acea sarcină sau poți nota anumite aspecte de care să ții cont.

Adăugarea unei sarcini noi (manual)

Deschide cardul pe care dorești să adaugi sarcina și apasă butonul Sarcină nouă.

Se va deschide o fereastră în care vei completa detaliile sarcinii.

În această fereastră completează:

  • Detaliile sarcinii (ce anume trebuie făcut)
  • Deținătorul sarcinii – persoana care trebuie să facă respectiva sarcină (silueta umană)
  • Tipul sarcinii – indică tipul sau categoria sarcinii
  • Deadline-ul sarcinii – data și ora până la care sarcina trebuie să fie realizată. În momentul setării datei de realizare, există posibilitatea setării și a unui reminder pentru respectiva sarcină. Reminderul va fi generat dacă există o sincronizare cu un calendar activă. Poți găsi detalii despre acest subiect pe pagina dedicată acestuia.

Dacă setezi ora pentru sarcina ta, vei putea să specifici și durata sarcinii și poți alege o durată de la 5 minute la maximum 7 zile.

Tot în această fereastră poți completa și alte elemente:

  • Butonul Adresa îți permite să specifici la ce adresă se desfășoară sarcina respectivă (pentru cazurile în care pentru un client există mai multe adrese). Pentru a folosi această opțiune trebuie să completezi cel puțin o adresă pentru clientul respectiv.
  • Butonul Participanți îți permite să specifici și un alt coleg care participă la respectiva sarcină. Dacă ai activată sincronizarea cu calendarul, sarcina va apărea în calendarele ambelor persoane.
  • Butonul Checklist îți permite să inserezi în sarcină o listă de elemente cu căsuțe de bifat.
  • Butonul Atașează fișier îl poți folosi atunci când ai nevoie să atașezi fișiere sarcinii.

În final, după ce ai completat câmpurie de care ai nevoie, apasă butonul Salvează pentru a salva sarcina. Odată salvată sarcina va fi afișată în zona de sarcini a cardului.

Crearea unei liste de sub-sarcini (checklist)

Atunci când o sarcină prevede, pentru îndeplinirea ei, mai multe acțiuni, poți seta acest lucru folosind lista de sub-sarcini sau checklist-ul. Astfel, este nevoie să dai click pe Checklist și apoi să editezi lista de sub-sarcini.

Astfel, dacă setezi durata sarcinii (în cazul nostru 4 ore), poți seta apoi și pentru fiecare sub-sarcină durata individuală. În mod implicit pentru fiecare sub-sarcină adăugată, deținătorul va fi deținătorul sarcinii de la care ai plecat. Dacă este nevoie poți modifica deținătorul fiecărei sub-sarcini în parte.

La final, se va contoriza timpul setat pentru fiecare sub-sarcină și îți va oferi o vedere de ansamblu a întregii sarcini. În exemplul de mai jos vedem faptul că, din sub-sarcinile setate, rezultă un timp suplimentar de 30 de minute față de durata inițială setată pentru sarcină.

De asemenea, folosind funcționalitatea noastră de Business Intelligence (detalii aici) vei putea genera rapoarte astfel încât să poți vizualiza timpul fiecărui coleg petrecut pe sarcini (sau, evident, alte lucruri care ți-ar fi utile pornind de la sub-sarcinile setate în MiniCRM).

Adăugarea unei sarcini pe baza unui șablon de sarcină

Mai multe detalii legate de crearea șabloanelor poți găsi pe pagina dedicată acestui subiect.

Pe lângă adăugarea manuală a unei sarcini, poți alege să creezi o sarcină pe baza unui șablon predefinit. Acest caz este util mai ales în cazul în care trebuie să faci aceeași sarcină pentru mai mulți prospecți sau clienți. În acest caz, creezi șablonul de sarcină pe care apoi îl folosești de oricâte ori ai nevoie, salvând timp prețios.

Pentru a crea o sarcină pe baza unui șablon selectează săgeata în jos din dreapta butonului Sarcină nouă și selectează apoi opțiunea Sarcină nouă dintr-un șablon.

Selectează apoi șablonul pe care vrei să îl folosești pentru crearea sarcinii. Dacă ai mai multe șabloane și dorești să găsești unul anume rapid, poți folosi bara de căutare din dreapta sus.

Sarcina va prelua elementele setate de către tine în șablon: textul sarcinii, tipul și durata (dacă le-ai setat), etc. Îți mai rămâne să setezi detaliile legate de deadline, participanți sau ce mai ai nevoie.

Editarea unei sarcini

Pentru a edita o sarcină, deschide cardul care conține respectiva sarcină și apasă pe Editează. Se va deschide o fereastră similară celei de adăugare a sarcinii însă cu câteva diferențe.

Față de fereastra de adăugare a unei sarcini, în această fereastră există două diferențe importante:

  1. A apărut câmpul în care se pot insera comentarii. În acest câmp dacă adaugi un @ (arond) urmat de numele unui coleg, îl poți menționa pe respectivul coleg în comentariu. Aceasta înseamnă că acel coleg va primi un email automat din sistem care îl va anunța de faptul că a fost menționat într-o sarcină și un buton cu link către acea sarcină astfel încât accesarea acesteia să fie cât mai facilă și rapidă. Important: dacă completezi acest câmp, după ce ai scris comentariul tău apasă butonul Adaugă de dedesubt. În caz contrar comentariul tău nu va fi salvat.
  2. Au apărut două butoane în zona Tipul sarcinii finalizate și anume Cu succes și Fără succes. Aceste butoane te ajută să închizi sarcina respectivă. Semnificația acestor două butoane o găsești imediat dedesubt.

Personalizarea textului unei sarcini

Pentru a putea personaliza textul unei sarcini este nevoie sa inlcuzi cateva comenzi speciale în acesta. Mai jos vei putea vedea fiecare comandă:

  • text înclinat: *italic* (textul ce apare între două steluțe va fi scris înclinat după salvare)
  • text îngroșat: **bold** (textul ce apare între un set de câte două steluțe va fi scris îngroșat după salvare)
  • text înclinat și îngroșat: ***italic bold*** (textul ce apare între un set de câte trei steluțe va fi scris înclinat și îngroșat după salvare)
  • dimensiunea textului poate fi modificată folosind semnul „#„. Numărul acestora înainte de un text va determina dimensiunea textului, unde prima valoare reprezinta cel mai mare text, astfel:
    • # Header 1
    • ## Header 2
    • ### Header 3
    • #### Header 4
    • ##### Header 5
    • ###### Header 6
  • lista numerotată se poate pune folosind combinatia de un număr urmat de punct:
    • 1. Element listă 1
    • 2. Element listă 2
    • 3. Element listă 3
  • lista fără numerotare se poate pune folosind o liniuță înainte de fiecare element (după salvarea textului, în loc de liniuțe se vor afișa puncte):
    • – Element 1
    • – Element 2
    • – Element 3

Pe lângă elementele descrise mai sus, poți folosi și blocuri de text preformatat. Acest text este pus intr-un chenar si diferă si fontul acestuia, pentru a evidenția și mai mult o anumită informație. Pentru utilizarea unui text preformatat trebuie să pui patru spații înainte de textul propriu-zis.

De asemenea, poți pune și o linie care subliniază un rând complet, printr-un set de trei liniuțe sau steluțe separate de câte un spațiu: „– – – „ sau „* * * „.

În imaginile de mai jos poți vedea formatarea în editorul de sarcină și așa cum apare același text în sarcina salvată:

Comenzile de mai sus pot fi folosite și în șabloanele de sarcină.

Închiderea unei sarcini

După ce ai finalizat acțiunea descrisă în sarcina, trebuie să închizi respectiva sarcină (sarcinile închise dispar din zona de sarcini active și se mută în zona de Istoric). Sarcinile închise nu mai pot fi modificate.

Cu succes vs. Fără succes

Închiderea unei sarcini poate fi făcută în două feluri:

  1. Cu succes – folosește această opțiune în cazul în care ai efectuat acțiunea respectivă și ai finalizat-o cu succes. Cu alte cuvinte, ai făcut ceea ce trebuia făcut.
  2. Fără succes – această opțiune o poți folosi atunci când, din varii motive, nu ai putut realiza respectiva sarcină. Dacă este important pentru context, poți adăuga în câmpul pentru comentarii motivul pentru care nu ai reușit să finalizezi respectiva sarcină.
Atenție! Închiderea unei sarcini cu succes sau fără succes nu are nicio legătură cu statusul vânzării (vânzare câștigată sau vânzare pierdută), ci se referă strict la modul în care a fost finalizată respectiva sarcină.

Redeschiderea unei sarcini

Este posibil, în funcție de setările din zona de setări – Sistem, tab-ul sistem, să redeschizi sarcinile. Astfel, poți seta redeschiderea conform imaginii de mai jos:

După setarea intervalului în care se permite redeschiderea, poți alege sarcina de care ai nevoie din istoricul unui card și să apeși butonul redeschidere.

În istoricul respectivei sarcini se va menționa automat faptul că a fost redeschisă.

Amânarea deadline-ului unei sarcini active

Poți amâna deadline-ul unei sarcini în două moduri:

  1. Poți edita respectiva sarcină și să îi schimbi deadline-ul
  2. Poți da click pe deadline-ul afișat și să îl schimbi direct din meniul care apare

Exemplu de filtru

Mai jos am creat pentru tine un exemplu de filtru în care se identifică acele carduri care sunt în curs de vânzare și nu au o sarcină viitoare setată. Concret, vor fi relevate cardurile în curs de vânzare pentru care deținătorul nu și-a setat o următoare acțiune cu acel prospect.

Mai multe detalii legate de construcția și setarea filtrelor poți găsi pe pagina dedicată.

Pentru acest exemplu vom folosi două condiții obligatorii și anume Status pentru care am selectat doar statusurile din zona de vânzare și cea de-a doua condiție este Oportunitate: Sarcina viitoare din categoria Sarcină viitoare. Ca și opțiune pentru condiția Sarcină viitoare am folosit opțiunea Nu este setat. Cu alte cuvinte, nu există o viitoare sarcină setată.

Bonus: Uite și un scurt video care te va ajuta să înțelegi mai bine cum să lucrezi cu sarcinile în MiniCRM: