Planificator de întâlniri

Rezumat

Pași pentru setarea planificatorului

Accesarea planificatorului de întâlniri

• 1. Crearea unui planificator nou
  2. Setarea planificatorului
  3. Setarea programului de lucru și a pauzei dintre întâlniri
  4. Preluarea link-ului pentru planificator
  5. Construcția unui șablon de email pentru trimiterea link-ului
  6. Ce va vedea clientul tău?
  7. Salvarea programării
  8. Confirmarea înregistrării datelor
  9. Înregistrarea programărilor în MiniCRM
  10. Setarea unui calendar de sarcini adițional planificatorului de întâlniri
  11. Setarea unui planificator de întâlniri ca și pagină de mulțumire într-un formular

MiniCRM îți oferă posibilitatea de a stabili întâlniri foarte ușor și eficient cu clienții tăi. Astfel, am implementat o funcționalitate care permite clienților tăi să își aleagă data și ora (în anumite limite setate de către tine) când doresc o întâlnire sau programare cu tine.

1.) Accesarea planificatorului de întâlniri

Primul pas în setarea unui planificator de întâlniri este accesarea meniului Planificator de întâlniri

2.) Crearea unui planificator nou

3.) Setarea planificatorului

Va fi nevoie să completezi și să setezi unele câmpuri pentru planificator. Astfel, vei putea alege un nume sugestiv, o descriere, șablonul de sarcină ce se deschide, responsabilul (persoana în numele căreia se vor crea sarcinile), câmpul de dată de pe card (pentru cazurile în care dorești să faci o automatizare) precum și durata implicită a unei sarcini (aceasta va fi luată în calcul de către sistem atunci când va afișa orele disponibile care pot fi alese de către clienții tăi).

Dacă ai nevoie să modifici șablonul folosit pentru înregistrarea sarcinii în sistemul tău, poți face acest lucru prin crearea unui șablon personalizat și apoi selectând-ul în planificatorul de întâlniri prin click pe butonul Adaugă

Apoi poți seta programul de lucru precum și perioada de pauză dintre sarcini (detalii mai jos).

După ce completezi toate câmpurile, apasă pe butonul Adaugă pentru salvarea planificatorului.

4.) Setarea programului de lucru și a pauzei dintre întâlniri

Vei putea seta programul de lucru conform orarului tău precum și numărul de minute înainte și/sau după o întâlnire ca și pauză. Sistemul va ține cont automat de numărul de minute setat înaintea și după o programare astfel încât să îți poți organiza mai bine întâlnirile și ia în calcul programul de lucru setat atunci când va afișa posibilitățile de programare.

5.) Preluarea link-ului pentru planificator

După ce ai salvat planificatorul, se va genera automat un link pe care îl poți copia prin click pe butonul încercuit. Acel link îl vei putea trimite clienților tăi într-un șablon de email pentru a le permite să înregistreze o nouă întâlnire sau programare.

6.) Construcția unui șablon de email pentru trimiterea link-ului

7.) Ce va vedea clientul tău?

După ce clientul tău va da click pe link-ul trimis, acestuia i se va afișa o pagină similară cu cea de mai jos. Aici va putea alege data și ora la care dorește să programeze o întâlnire.

Sistemul poate ține cont și de sarcinile din alte calendare atunci când clienții tăi fac programări. Poți seta aceste aspecte conform instrucțiunilor de mai jos (secțiunea Setarea unui calendar de sarcini adițional planificatorului de întâlniri).

8.) Salvarea programării

Doar după ce se selectează o zi și o oră disponibile (adică, pe cardul de pe care se trimite link-ul, nu mai există alte sarcini pentru data/ora respectivă) se activează butonul Rezervare. Prin apăsarea acestuia, se vor salva datele în sistem.

9.) Confirmarea înregistrării datelor

Apăsând butonul Descărcare eveniment poți descărca un fișier .ICS pe care îl poți importa apoi în calendarul tău pentru adăugarea programării în acel calendar.

10.) Înregistrarea programărilor în MiniCRM

După ce clienții tăi aleg o dată/oră disponibile și salvează datele, sistemul va crea automat o sarcină cu data/ora deja setate precum și cu câteva informații legate de solicitant.

După înregistrare unei întâlniri, la o nouă accesare a planificatorului de către client intervalul ales anterior este deja indisponibil în calendar (s-a ales anterior ziua de 12 octombrie ora 13:30).

11.) Setarea unui calendar de sarcini adițional planificatorului de întâlniri

În cazul în care dorești ca planificatorul tău de întâlniri să țină cont și de sarcinile dintr-un alt calendar în care ai, de exemplu, sarcini administrative, pentru a preveni suprapunerea de întâlniri peste acele sarcini, poți seta acest lucru din profilul tău prin click pe butonul Selectează calendarele

Apoi poți selecta efectiv calendarul de care vrei să se țină cont în planificarea întâlnirilor

Vei putea oricând consulta calendarele sincronizare sau să adaugi noi calendare de care să se țină cont în programarea întâlnirilor viitoare

Setarea unui planificator de întâlniri ca și pagină de mulțumire într-un formular

În situația în care ai nevoie ca după completarea datelor într-un formular de pe site-ul tău, să redirecționezi persoana care a completat formularul către planificatorul de întâlniri, acum acest lucru a devenit posibil. Este nevoie doar să setezi link-ul planificatorului de întâlniri în rubrica „Pagina de mulțumire” a formularului.