Managementul utilizatorilor

Rezumat

Noul utilizator va primi pe adresa de email specificată un link de activare a contului. Accesând acel link, acesta va putea să își seteze și parola.

Linkul de activare a contului este valabil 7 zile.

Dacă utilizatorul nu a reușit să își activeze contul în cele 7 zile, urmează instrucțiunile de pe pagina dedicată acestui subiect.

După setarea parolei utilizatorul va primi un cod de verificare pe adresa de email pe care trebuie să o completeze pentru a putea accesa sistemul.
La finalul acestui articol, regăsești și un video pregătit de noi pentru a te ajuta cu adăugarea noilor utilizatori.

Editarea datelor unui utilizator

Ca și administrator poți edita datele oricărui utilizator însă nu îi poți schimba acestuia adresa de email sau parola. Acestea pot fi schimbate doar de către utilizatorul respectiv din contul său.
Pentru a edita datele unui utilizator, din Setări – Utilizatori, alege utilizatorul căruia vrei să îi editezi datele și dă click pe numele lui pentru a-i deschide cardul dedicat.

În meniul orizontal apar mai multe submeniuri, de unde poți face setările specifice cum ar fi accesul utilizatorului la diferite produse sau funcții. Pentru mai multe informații privind rolulile de utilizatori vezi tabelul de mai jos.

  • Rolurile și drepturile utilizatorilor

    În MiniCRM un utilizator poate avea unul din următoarele roluri:

    1. Administrator – utilizatorul cu cel mai înalt nivel de acces în sistem și care poate modifica setări, adăuga sau șterge produse, etc.
    2. Manager – acest tip de utilizator are acces la toate datele, inclusiv la rapoarte. Nu are acces la setările sistemului sau la secvențe de follow-up.
    3. Grup manager – are acces similar unui manager însă doar pentru grupul din care face parte. Nu are acces la date din afara grupului.
    4. Utilizator – are acces la toate datele din sistem însă nu are acces la rapoarte sau setări. Are acces la șabloane și filtre.
    5. Utilizator restricționat unui grup – are acces doar la datele din interiorul grupului. Nu are acces la șabloane.
    6. Utilizator restricționat – are acces doar la cardurile pe care este setat ca și deținător sau care conțin sarcini în care a fost menționat. Nu are acces la filtre, șabloane, setări sau rapoarte.

  • Accesoriul Drepturile utilizatorilor+

    Acest add-on îți permite să dai access la anumite funcționalități din sistemul tău utilizatorilor cu drepturi de Manager sau Utilizatori care în mod normal nu au access la ele. Practic, poți alege exact cui dai acces și la ce funcționalități.

    De exemplu poți da acces unui coleg cu rol de manager normal doar la crearea automatizărilor, fără ca el să aibă acces și la celelalte funcționalități existente.

    Dacă te interesează această funcționalitate scrie-ne pe suport@minicrm.ro și îți vom oferi toate detaliile.

Situație specifică 1: Fiecare echipă trebuie să vadă doar clienții de care se ocupă în mod direct. Ce setări trebuie să fac?

Un caz cu care, poate, te confrunți este cel descris mai sus.

Adesea, clienții MiniCRM au mai multe echipe cu același specific. De exemplu, poți avea patru echipe de vânzări, fiecare atribuită pe câte o zonă.

Ce setări trebuie să faci ca fiecare echipă să vadă doar clienții adăugați de aceasta, nu și cei adăugați de membrii celorlalte echipe?

Iată mai jos un ghid pas cu pas:

1. Primul pas este să creezi grupurile în baza cărora utilizatorii tăi vor avea acces.

În acest sens, intră pe profilul unuia dintre utilizatori și caută zona de „Rol”. Click pe „Editează grupurile”, adaugă fiecare grup, și click pe Salvează.

2. După ce ai stabilit grupurile, acestea vor fi valabile pentru toți utilizatorii. Poți începe cu a atribui un grup utilizatorului pe a cărui pagină te afli, și apoi să continui cu restul.

Și nu uita ca, în căsuța de Rol, să selectezi valoarea de „Restricționat unui grup” sau „Grup manager”.

Un utilizator restricționat unui grup va putea vedea:

  • cardurile unde este deținător el sau cineva din grupul din care face parte
  • cardurile unde el sau cineva din grupul din care face parte are o sarcină de îndeplinit
  • stocul, din produsele care funcționează pe baza acestuia (exemplu: Facturare, Ofertare)

Și nu va putea vedea:

  • cardurile în care nimeni din grupul său nu are vreo contribuție
  • filtrele create în afara grupului său
  • zona de șabloane (totuși, va putea accesa șabloanele atunci când trimite e-mailuri individuale)
  • zona de rapoarte (întrucât doar managerii, managerii de grup și administratorii le pot accesa)

Iar unui manager de grup i se aplică exact aceleași reguli, cu următoarele excepții:

  • va putea vedea zona de rapoarte, însă populată doar cu datele referitoare la echipa din grupul său
  • va putea accesa panoul de control principal al șabloanelor (de pe bara albastră de meniu)
  • va putea vedea rezultatele trimiterilor de comunicări programate
  • va putea crea și vedea obiective pentru echipa lui (în baza add on-ului de Managementul Obiectivelor)
  • va putea crea, vedea și edita toate planificatoarele de întâlniri, ale tuturor utilizatorilor

Dacă dorești să oferi drepturi suplimentare acestor roluri, trebuie să incluzi în abonamentul tău și add-on-ul de Drepturile utilizatorilor+.

Cu aceste repere în minte, selectează așadar de pe profilul fiecărui utilizator rolul și grupul aferente lui:

De asemenea, e important să știi că drepturile pe care tu le atribui fiecărui utilizator se văd doar din panoul de administrator (ceea ce vezi prezent și în imaginea de mai sus). Utilizatorii nu vor vedea această secțiune de Rol și nu vor putea să-ți spună la ce au, efectiv, acces.

Situație specifică 2: Parcursul unui client ajunge la mai multe echipe (vânzări, montaj etc.). Cum pot oferi acces doar la informațiile necesare în fiecare etapă?

Dacă, de exemplu, persoanele de la montaj nu trebuie să vadă informațiile din zona de vânzări, poți rezolva această situație prin add-on-ul de „Câmpuri ascunse”, la fel ca mai sus.

După ce ai creat grupurile (din nou, la fel ca mai sus), alege la fiecare utilizator grupul din care dorești ca acesta să facă parte, precum și rolul pe care dorești să i-l atribui.

Apoi, intră pe oricare dintre cardurile de oportunitate din modulul în care aceștia au de lucru, și dă click pe cele trei puncte de editare, iar apoi pe Editează câmpurile.

 

La fiecare categorie de câmpuri, vei vedea că există câte o iconiță cu o cheie. Click pe aceasta:

În zona de Categorie vizibilă, selectează grupurile pentru care dorești ca această categorie de câmpuri să apară:

Când ai terminat, dă click în exterior pentru a ieși din dropdown și apasă pe butonul Salvează:

Repetă aceeași pași pentru toate categoriile de câmpuri care dorești să fie vizibile doar anumitor grupuri.

Dezactivarea unui utilizator

Atunci când un trebuie dezactivat pot exista două situații posibile:

  • Un utilizator nou va prelua clienții și sarcinile celui care este dezactivat
  • Un utilizator existent va prelua clienții și sarcinile celui care este dezactivat

Preluarea portofoliului de către un utilizator nou

1.) Adaugă utilizatorul nou conform instrucțiunilor de mai sus și setează rolul acestuia conform nevoilor.

În funcție de numărul de utlizatori înregistrați în sistem vei fi notificat de faptul că ai depășit numărul de utilizatori incluși în abonament.

Plata abonamentului se face doar pentru utilizatorii activi, pentru cei inactivi nu plătești nimic.

2.) Dezactivarea vechiului utilizator

În cazul in care dezactivați un cont de utilizator suplimentar (peste numărul de utilizatori incluși în abonament) și doriți returnarea valorii aferente perioadei neutilizate, vă rugăm să ne scrieți un email la suport@minicrm.ro. Perioada neutilizată se va calcula începând cu ziua în care am primit solicitarea și până la finalul perioadei achitate.

Din lista de utilizatori selectează-l pe cel pe care dorești să îl dezactivezi și dă click pe el pentru a-l deschide. Apoi, click pe Dezactivează.

În sistem nu există opțiunea de a șterge complet un utilizator pentru că numele datele lui sunt deja înregistrate în sistem și sunt afișate în istoricul cardurilor, al companiilor, etc.

După ce apeși pe Dezactivează, sistemul îți cere în mod automat să selectezi unul din utilizatorii activi care să preia portofoliul vechiului coleg (carduri și sarcini). Selectează așadar un alt coleg și apasă pe Dezactivează.

Dacă utilizatorul pe care încerci să îl dezactivezi este setat ca și criteriu într-un filtru care declanșează o automatizare, sistemul va genera un mesaj de eroare ca în imaginea de mai jos.

Pentru a trata această eroare dă click pe numele filtrului și schimbă codițiile filtrului, apoi dă un refresh în pagina și încearcă din nou să dezactivezi utilizatorul.

Preluarea portofoliului de către un coleg existent

Pentru această situație se respectă pașii de mai sus cu mențiunea că nu mai este necesară crearea unui nou utilizator care să preia portofoliul ci se pornește direct de la pasul 3 – Dezactivarea utilizatorului.

Blocarea temporară a unui utilizator

Prin blocarea temporară a unui utilizator poți restricționa accesul acestuia la sistemul MiniCRM fără a fi nevoie să transferi cardurile sau sarcinile acestuia către un alt utilizator. Această funție este utilă atunci când un coleg părăsește compania, dar nu există încă un înlocuitor pentru acesta.

Pentru a bloca un utilizator trebuie să deschizi cardul acestuia și lângă butonul de dezactivare vei vedea o sageata de unde poți selecta blocarea.

După confirmarea acțiunii, contul rămâne activ, dar nu se va mai putea accesa deloc până la deblocare.

Anonimizarea utilizatorilor dezactivați

După dezactivarea unui utilizator, datele acestuia rămân în sistem pentru a asigura structura bazei de date. Dacă totuși vrei să ”ștergi” datele persoanei poți anonimiza utilizatorul, astfel se va șterge numele, numărul de telefon și adresa de email a contului.

Pentru această acțiune trebuie să accesezi cardului unui utilizator dezactivat și să apeși pe butonul ”Anonimizare” din colțul din dreapta sus.

După confirmarea acțiunii în locul numelui și a prenumelui va apărea câte o liniuță.

Numele utilizatorului va fi schimbat peste tot in sistem, așadar și în istoric vor apărea aceste liniuțe.
Dacă există deja mai mulți utilizatori dezactivați și anonimizați, dar dorești totuși să faci diferența dintre aceștia, poți seta o identificare internă pentru aceștia astfel încât să se respecte și prevederile GDPR.