Integrare Smartbill

De acum operarea e-facturilor este și mai ușoară folosind integrarea cu Smartbill!

Cele mai noi îmbunătățiri ale acestei integrări includ:

  • sincronizarea discounturilor aplicate între MiniCRM și SmartBill
  • importarea produselor și a serviciilor în documentul final, direct din Excel
  • gestionarea facturilor emise pentru companii din străinătatea
  • emiterea facturilor pe baza unei oferte sau a unei comenzi
  • importul datelor companiilor direct din Smartbill
  • sincronizarea stocului între cele două aplicații, pe baza facturilor emise în Smartbill

În funcție de procesele interne poți decide dacă vrei să emiți factura pe baza unei oferte de preț sau pe baza unei comenzi. În funcție de decizia luată trebuie să activezi produsul Facturare + Gestionarea stocului în cazul în care vrei să emiți oferte din MiniCRM, iar dacă vrei să emiți factura pe baza unei comenzi, atunci trebuie să activezi produsul Comenzi + Gestionarea stocului.

Principalele acțiuni necesare pentru funcționarea acestei integrări sunt:

  • Activare produs Facturare + Gestionarea stocului sau Comenzi + Gestionarea stocului.
  • Activare addon MiniCRM API + sincronizare XML
  • Adăugare produs Oferte sau Comenzi
  • Activare extensie Smart Bill
  • Setarea integrării

Pentru a putea utiliza această integrare, în primul rând este nevoie să activezi produsul Facturare + Gestionarea stocului sau Comenzi + Gestionarea stocului și addonul „MiniCRM API + sincronizare XML”. Poți verifica dacă acestea sunt active accesând meniul Abonare din setări, unde vei vedea toate produsele și addonurile active din sistem.

Următorul pas este adăugarea în sistem a produsului „Oferte” sau „Comenzi” (Setări – Produse – Produs nou). Pentru informații mai detaliate privind adăugarea produselor noi poți consulta pagina dedicată.

După adăugarea produsului va mai trebui să activezi extensia Smartbill din acesta pentru a adăuga automat câmpurile care vor fi folosite de integrare. Pentru activarea extensiei trebuie să accesezi meniul Extensii din Oferte sau Comenzi după caz.

Dacă ai urmat pașii de mai sus, sistemul tău MiniCRM este pregătit pentru a face integrarea cu aplicația Smartbill.

Urmează crearea legăturii dintre cele două aplicații. Pașii sunt:

  • Adăugarea integrării în sistem. Pentru asta trebuie să accesezi meniul Integrări de la rotița de setări și adaugi integrarea Smartbill.

  • Completezi datele necesare

Mai jos găsești câteva explicații pentru aceste setări:

  • CUI – CUI-ul care apare și în Smartbill la datele companiei
  • Email – adresa de email a contului Smartbill
  • Api token – cheia API din Smartbill. Aceasta este disponibilă în meniul Integrări – API
  • Seria facturii – este seria cu care se vor emite facturile și trebuie să se regăsească în lista de serii din Smartbill
  • Tipul documentului – alegi dacă dorești să emiți facturi sau proforme

Câmpurile Link, Numărul facturii, Mesaj de eroare, Stare de plată și Factura .pdf sunt cele care au fost adăugate prin extensie, iar după trimiterea datelor în Smartbill sistemul va completa automat aceste informații.

Importul companiilor din Smartbill

Am dezvoltat o mapare automată a datelor companiilor extrase din Smartbill, astfel importarea acestora în MiniCRM este mai ușoară ca oricând. Trebuie doar să exporți lista de clienți din Smartbill în format Excel (.xlsx) după care poți încărca fisierul direct în MiniCRM, fără a mai fi nevoie să modifici ceva.

Procesul de import este același ca și în cazul unui import normal de date (detalii) și acesta trebuie făcut într-un modul care permite acest lucru. Produsele cu stoc nu au opțiune de pentru importul datelor!
Maparea datelor se face automat pentru cele mai importante câmpuri, iar în cazul în care în MiniCRM nu există anumite câmpuri acestea vor fi omise automat.

Emiterea unei facturi

Integrarea face ca emiterea facturilor să fie posibilă dintr-un singur click. După ce clientul acceptă oferta primită trebuie doar să modifici statusul ofertei sau a comenzii și datele vor fi trimise automat pentru emiterea facturii. Dacă factura este emisă cu succes, se vor completa în câmpurile corespunzătoare: numărul, linkul către Smartbil, starea în care este factura (plătită/neplătită), dar și documentul în format PDF.

Starea facturii este monitorizată și actualizată în fiecare zi pentru toate facturile emise în ultimele 30 de zile.

În cazul unei erori va apărea un mesaj în câmpul dedicat.

Sincronizarea stocului

Pentru această funcție trebuie să activezi opțiunea în cadrul integrării.

Sincronizarea se poate face doar dacă pentru gestiunea stocurilor foloseți modulul de Gestiune în Smartbill.

Odată activată sincronizarea, în MiniCRM nu vei mai avea posibilitatea să adaugi produse sau servicii noi sau să le modifici pe cele existente, toate informatiile fiind preluate din Smartbill.

De asemenea, este obligatoriu să folosești codurile de produs în Smartbill pentru a putea identifica fiecare articol.

Stocul este sincronizat când opțiunea este activată și regulat la fiecare 24 de ore.
Smartbill oferă și posibilitatea de a sincroniza stocul ori de câte ori intervine o modificare, dar acest lucru presupune setarea unui webhook în acesta. Datele necesare sunt afișate în MiniCRM în câmpurile de tip read only „URL”, respectiv „Token autentificare SmartBill”

Pentru moment există o limitare din partea Smartbill, ceea ce constă în faptul că nu putem sincroniza și prețul articolelor, astfel acestea trebuie completate manual pe ofertă sau pe comandă.

După emiterea unei facturi automat se va actualiza stocul în Smartbill dar și în MiniCRM.

O condiție esențială în cadrul sincronizării este ca articolele să fie deja recepționate în Smartbill!
În cazul unui stoc insuficient vei primi un mesaj de eroare, fiind necesar să recepționezi produsele ori să emiți documentul conform stocului disponibil.