Import de date

Rezumat:

Pentru a importa date în MiniCRM ai nevoie de drepturi de administrator.
Funcția de import de date a sistemului recunoaște și poate folosi următoarele tipuri de fișiere: XLS, XLSX, ODS, CSV sau ZIP.
Dimensiunea maximă admisă a fișierului de import este de 4MB pentru fișiere tip XLS sau XLSX și de 8MB pentru fișiere de tip CSV.

Exemplu de fișier folosit pentru import

Pentru un fișier exemplu pe care îl poți folosi ca și cap de tabel pentru import dă click pe link-ul următor Fisier import auto-sales.

Fișierul exemplu de mai sus este valabil doar pentru produsul auto-vânzări. Dacă ai un produs configurat special pentru nevoile tale, este nevoie să faci întâi un export din sistemul tău (detalii aici) și apoi, în fișierul generat de export să completezi datele pentru import (având capetele de tabel definite de export).

Fișierul de import oferit este unul general. În cazul în care ai nevoie să imporți date și în alte câmpuri, poți să îți generzi singur un fișier de import pe care să-l folosești la import.

La ce trebuie să fiu atent înainte de import

  • Un rând în fișierul de import reprezintă un card în sistem.
  • Este obligatoriu să completezi în fișierul de import coloanele: nume și prenume persoană sau numele companiei. În plus îți recomand să completezi coloana Deținător cu numele persoanei care se va ocupa de acele carduri.
  • În fișierul de import nu completa aceeași persoană de contact pentru mai multe companii. Dacă ai astfel de cazuri și dorești să faci import, adaugă adresa de email doar pentru primul rând, la restul lasă necompletat.
  • Dacă dorești să imporți adrese poștale, completează obligatoriu țara și județul (cu diacritice). Pentru județe, folosește varianta cu diacritice și fără cratimă (de exemplu, județul Bistrița-Năsăud îl vei putea importa dacă este scris în forma Bistrița Năsăud).
  • Verifică ca adresele de email să fie într-un format corect de genul nume.prenume@domeniu.ro.
  • Pentru câmpurile cu valoare fixă din sistem (de tip dropdown sau checklist) asigurără-te că în fișierul de import completezi una din valorile deja existente în sistem (sau adaugi o valoare nouă câmpului înainte de import), altfel vei primi eroare la import.
  • Dacă dorești să imporți mai multe adrese de email sau numere de telefon pentru o companie/persoană, separă adresele de email sau numerele de telefon prin virgulă.

Importul de date

Pentru a face import de date într-un anumit produs, deschide produsul respectiv și apasă pe săgeata în jos de lângă butonul de adăugare card și selectează opțiunea Importă.

Dacă ai activate automatizări în sistem, îți va apărea mesajul din imaginea de mai jos. Apasă pe Importă pentru a continua doar dacă ești sigur că importul nu va declanșa nici una din automatizări, în caz contrar dezactivează automatizrea înainte.

Selectează apoi opțiunea Încarcă fișier și alege fișierul de import pe care l-ai pregătit.

Apoi specifică cel tip de import dorești sa faci, citește cu atenție Informațiile detaliate de la Declarația de SPAM, dacă ești de acord cu acestea bifează faptul că accepți termenii și condițiile și apoi apasă pe Următorul.

Poți opta pentru un import:

  • Adaugă Oportunitate nouă de fiecare dată – va creea carduri noi în sistem indiferent dacă un card al unei anumite companii există deja (această opțiune poate crea duplicate în sistem).
  • Actualizare Oportunitate disponibilă – opțiunea se folosește atunci când editezi în masă cardurile. Mai multe detalii poți găsi în secțiunea dedicată.
  • Eroare mesaj decă există Oportunitate – sistemul va afișa un mesaj de eroare dacă există deja în sistem pentru o anumită companie/persoană și acel card nu va fi creat (vor fi create totuși cardurile care nu există deja în sistem).

Apoi este posibil ca sistemul să îți solicite să aloci coloanele din fișier unor câmpuri din sistem (numele câmpului importat din stânga trebuie să aibă un câmp corespondent în dreapta în coloana câmp MiniCRM sau, dacă nu are și nu dorești să imporți acele valori, selectează opțiunea Necunoscut/Omis).

Apoi, sistemul va verifica datele tale și îți va afișa eventualele erori. Dacă totul este în regulă, apasă butonul Importă rânduri complete. Dacă ai erori, sistemul ți le va indica în mod precis, aducându-ți chiar și niște sugestii despre cum îți poate corecta datele în mod automat.

Cel mai adesea, sugestiile au în vedere câmpul de adresă de e-mail a contactelor tale (de-altfel, și cel mai important câmp). Iată o listă a categoriilor în care intră, de regulă, acestea:

  • eliminarea diacriticelor din numele destinatarului, ori din domeniu – laura.gâță@șuporțminicrm.ro poate deveni laura.gata@suportminicrm.ro
  • relocarea corespunzătoare automată a unui număr de telefon valid în căsuța dedicată acestuia, atunci când se află în căsuța dedicată e-mailului – de exemplu, „laura.gata+test@minicrm.ro, +407 123 456 789” deși, inițial, în același câmp, vor fi două informații separate în urma importului
  • în cazul în care ai câte două adrese de e-mail în același câmp, pentru aceeași persoană de contact, ele vor fi separate în câmpuri diferite – de exemplu, „primăria@minicrm.ro / primar@minicrm.ro”
  • pentru domeniile populare și ușor de recunoscut (Gmail, Yahoo, Outlook etc.), sistemul va face automat distanțarea  de numele contactului, atunci când acesta nu e separat prin „@” – „valentinminicrmgmail.com” va deveni „valentinminicrm@gmail.com”
  • în cazul informațiilor irelevante în locul adresei de e-mail, acestea vor putea fi omise fără a mi fi încărcate ca atare
  • în circumstanțele în care există caractere suplimentare evident de prisos la sfârșitul adresei de e-mail, acestea pot fi șterse automat – „suport@minicrm.ro_x000D____”
  • pe baza domeniului, sistemul îți va face și sugestii pentru câmpul de website – „laura.gata+test@minicrm.ro” – „www.minicrm.ro”

Când ai făcut toate corecturile necesare, reîncarcă baza de date și repetă procesul până când apar zero rânduri cu erori.

 

Dacă continui, sistemul va importa datele iar la final îți va permite să vizualizezi lista oportunităților importate.

Ștergerea sau anularea unui import

Dacă după ce ai făcut un import de date îți dai seama că ceva nu este ok sau vrei să anulezi importul, există opțiunea de a șterge un import însă doar la maximum 30 de zile de la data importului și se vor șterge doar cardurile nemodificate.

Pentru aceasta, selectează săgeata de lângă butonul de adăugare carduri, apoi selectează opțiunea Import și din fereastra de import click pe Șterge.

Cum să îți generezi propriul fișier de import?

După ce ai finalizat de adăugat toate câmpurile de care ai nevoie și dorești să impoți date, poți să îți generezi propriul fișier de import (capătul de tabel).

Pentru aceasta poți crea un filtru gol (fără nimic setat) pe care îl poți salva și apoi să exporți un fișier Excel. Va conține toate câmpurile adăugate de tine în sistem.

Poți urmări și playlistul de mai jos pentru ajutor legat de import (în partea de jos sunt săgeți care să te ajute să sari între videoclipuri):

 

Import de modificare în masă a oportunităților

  1. Primul pas este să extragi datele pe care vrei să le modifici din MiniCRM. Poți face asta salvând un filtru cu condițiile și coloanele necesare pe care apoi să îl exporți în format Excel.

  2. În fișierul excel vei putea modifică în masă datele din coloanele dorite.

  3. Odată finalizate modificările vei folosi aceiași pași ca pentru un import nou dar de dată asta la zona de setări ale importului vei alege <Actualizare oportunități disponibile>

  4. Urmărește pașii pentru finalizarea importului de actualizare.

E important ca pentru acest tip de import să păstrezi coloana de ID, în acest fel sistemul va știi unde trebuie să modifice informațiile.

Video import de update:

Importul datelor din Excel pentru mai multe contacte

Poți încărca baza de date a clienților tăi în format .xlsx sau .CSV în MiniCRM. Astfel, ai posibilitatea de a importa mai multe contacte în același timp.

 

Pentru a efectua această operațiune, ai nevoie de drepturi de administrator.
Recomandăm să faci inițial importul cu antetul tabelului și câteva rânduri de test pentru a te asigura că datele sunt importate în modul dorit! Dacă rezultatul final este satisfăcător, atunci merită să faci importul complet. Antetul tabelului conține denumirile câmpurilor pe care dorești să le imporți în MiniCRM.

Poți găsi mai multe detalii despre import aici: Cum funcționează importul de date

Este important să pui fiecare contact suplimentar într-un rând nou al tabelului în cazul a trei sau mai multe contacte, după cum urmează:
  • Trebuie să furnizezi numele companiei și adresa de e-mail, precum și datele contactului principal (Persoană sau Persoană1) (nume, adresă de e-mail, număr de telefon etc.) pe câte un rând nou.
  • Datele companiei (codul fiscal sau adresa de e-mail) trebuie să fie aceleași pe toate rândurile pentru că sistemul identifică acele contacte în funcție de aceste date.
  • Nu există „Persoană4:”, „Persoană5:” etc. în antet.
  • Tipul importului trebuie să fie de tip actualizare.

Așadar, pentru a import 9 contacte, de exemplu, în fișierul tău, vei avea 5 rânduri (antetul tabelului cu denumirile câmpurilor + 4 rânduri cu date)

Poți găsi fișierul exemplu aici: Fișier de exemplu

Dacă totul a fost făcut corect până în acest punct, atunci toate contactele vor fi adăugate în sistemul tău.