1. Când ar trebui echipa să înceapă să lucreze în MiniCRM?
La maximum 3 zile de kickoff (discuția în care account managerul ți-a prezentat sistemul) colegii tăi ar trebui adăugați ca utilizatori în sistem;
Din clipa în care sunt adăugați ar trebui să înceapă să folosească sistemul zi de zi;
Chiar dacă sistemul nu are toate setările/funcționalitățile pregătite, utilizarea acestuia de către colegii tăi trebuie să fie un proces treptat. Tranziția de la un mod la lucru la altul nu este mereu ușoară și de multe ori suntem reticenți la schimbări. Le va fi mult mai ușor să se obișnuiască puțin câte puțin și să învețe treptat cum se folosește sistemul decât să fie necesar ca la finalul implementării să facă o schimbare radicală în modul lor de lucru.
2. Care este rolul meu (administrator) în implementare?
Din perspectiva unui client MiniCRM o implementare presupune 2 roluri: unul strategic și unul tehnic;
Ownerul/Managerul companiei trebuie să fie implicat în proces pentru partea strategică. El are viziunea asupra ce își dorește de la sistem, știe obiectivele pe care le are în implementare, înțelege cel mai bine procesele de lucru și cunoaște care sunt prioritățile companiei;
Rolul tehnic, de responsabil de implementare, poate să fie alocat tot ownerului/managerului însă îți recomandăm să existe o persoană dedicată pentru acest aspect. Responsabilul de implementare este cel care va decide asupra majorității setărilor sistemul și se va ocupa personalizarea acestuia pe procesele companiei în acord cu strategia, viziunea, și obiectivele decise.
3. Care este rolul Account managerului / consultantului în implementare?
Account Manager-ul are rolul de a coordona implementarea. Rolul lui este unu strategic: el te va ghida pe parcursul implementării pentru a putea ajunge la cele mai bune rezultate pentru compania ta și pentru a se asigura că MiniCRM îți oferă valoare. El îți va oferi și resursele necesare (Materiale educaționale și Recomandări de traininguri pentru tine și echipa ta) pentru ca tu să poți profita de MiniCRM la maximum. Acesta NU are rolul de a face setările tehnice în sistem;
Consultantul tehnic (dacă ai ales să ai unul pe parcursul implementării) te va ajuta cu setările tehnice. El te va ajuta să definești structura sistemului și să faci setările mai complexe. Deși poți preda acestuia o parte din responsabilitățile tehnice, este important să știe și Responsabilul de implementare din partea companiei tale cum se fac anumite setări pentru a putea să fii independent la finalul implementării.
4. E bine să implic echipa în customizare? În ce fel să o implic?
Responsabilul de implementare (tu sau o persoană tehnică dedicată pe care o alegi din echipa ta) va trebui să fie administratorul sistemul și se va ocupa de customizarea principală: structura sistemului, setările produselor, drepturile utilizatorilor, etc. Această responsabilitate e important să fie alocată unei singure persoane și să nu facă mai multe persoane aceste setări pentru a evita confuzia, haosul și lipsa de unitate în modul de lucru cu sistemul;
Pentru lucruri care țin de particularități ale departamentelor sau de setări individuale e nevoie să implici și echipa ta. Ei își vor crea șabloane de email și sarcină pentru modul lor de lucru și filtre care să îi ajute să vadă liste cu cele mai importante informații pentru ei;
Foarte important este să-ți trimiți echipa la cele 3 traininguri de baza:
5. Cui și când pot delega responsabilitatea implementării CRM-ului?
La începutul implementării va trebui să iei decizia dacă vei fi tu responsabil de proiectul implementării sau poți delega această responsabilitate unui coleg. Este foarte important ca aceeași persoană să rămână responsabilă până la finalul implementării pentru a putea atinge rezultatele cele mai bune și a evita haosul;
Când s-a finalizat implementarea poți delega această responsabilitate unui alt coleg care să se ocupe de a aduce îmbunătățiri sistemului și a adopta funcționalitățile noi pe care le lansăm în procesele voastre de lucru.
Proiectul este gata să fie predat unui nou coleg atunci când toate următoarele afirmații sunt adevărate:
Implementarea cu account managerul din partea MiniCRM este finalizată;
Procesele companiei tale (pe care dorești să le gestionezi cu MiniCRM) au fost define în sistem și este personalizat fiecare pas al fiecărui proces;
Echipa ta știe să folosească sistemul;
Echipa folosește activ sistemul.
6. Care sunt beneficiile MiniCRM pentru echipa mea?
Introducerea și copierea datelor este ușoară. Colegii tăi scapă de muncă administrativă repetitivă și se pot concentra pe părțile care aduc valoare cu adevărat și care le plac din job-ul lor;
În MiniCRM se pot automatiza anumite procese și se pot defini notificări pentru tot ce e important pentru colegii tăi. În felul acesta atenția lor poate să fie pe ce e important și urgent și nu dedicată verificării termenelor sau problemelor: când e nevoie de intervenția lor sistemul îi anunță automat;
Comunicarea și istoricul comunicării între colegi și între departamente sunt accesibile și rapide. Colegii tăi vor scăpa de frustrarea pierderii informațiilor importante;
Cu ajutorul MiniCRM se pot standardiza procese de lucru. În felul acesta toți colegii știu ce au de făcut și cum trebuie să facă acele lucruri fără să fie nevoie să se consulte cu documente sau să întrebe pe alții.
7. Echipa mea nu vrea să folosească MiniCRM. Ce pot să le zic?
Primul pas este setarea unui exemplu din partea managerului: folosește tu MiniCRM pentru activitatea ta de zi cu zi. Primul mare a avantaj este evitarea mentalității ”Dacă managerul meu nu îl folosește, eu de ce l-aș folosi?”. Mai mult decât atât, în felul acesta poți avea exemple și argumente reale, adaptate la procesele voastre, pentru de ce merită să folosească și colegii tăi MiniCRM;
Arată-le că MiniCRM le poate face viața mai ușoară! Află ce dureri au colegii tăi, ce îi deranjează într-o zi de lucru sau ce frustrări au și rezolvă-le cu ajutorul MiniCRM. Cele mai comune exemple de probleme pe care le poți auzi de la colegii tăi și care se pot rezolva cu ajutorul MiniCRM:
Pierd timpul cu introducere manuală de date/duplicând informațiile din documente;
Am 1000 de lucruri de făcut și mă pierd printre ele, uit să fac unele lucruri importante;
Comunicarea în echipă este sincopată, pierdem timp cu ședințe peste ședințe și tot ratăm informații cheie;
Sunt dependent de X coleg. Dacă el pleacă în concediu se preiau foarte greu sarcinile lui și se încetinește progresul tuturor echipelor implicate.
8. Colegii care lucrează de pe teren nu vor să folosească MiniCRM. Ce mă fac?
MiniCRM este construit cu gândul către colegii care lucrează pe teren în minte. Ca să le fie cât mai ușoară munca le poți recomanda să se folosească de:
Aplicația mobilă – poate fi folosită pentru toate părțile esențiale din ziua lor de lucru: Gestionarea sarcinilor, Notarea informațiilor despre clienți, Vederi rapide asupra listelor importante de clienți sau adăugarea documentelor;
OpenSync / People Sync – cu ajutorul acestei aplicații agenda telefonului mobil poate fi sincronizată cu baza de date de clienți din MiniCRM. Numerele de telefon ale clienților se vor salva automat și colegii tăi vor știi mereu exact cine îi sună;
Call Log – ca să nu piardă timpul cu muncă administrativă de notare a apelurilor telefonice, această aplicație salvează automat în istoricul clientului momentul apelului și tipul acestuia;
Formulare de introducere a datelor în sistem – Dacă e nevoie să introducă datele clienților și ei se află pe teren, se pot crea formulare ce se completează rapid pentru a introduce ușor în sistem informațiile necesare.
9. Când e gata sistemul?
Adoptarea unui sistem de CRM într-o companie are 3 pași:
Implementarea – Se realizează setările și personalizarea sistemului pentru procesele de lucru ale companiei;
Adoptarea – Echipa folosește sistemul în activitatea lor zilnic și au fost educați în legătură cu sistemul. După acești 2 pași sistemul este ”oficial gata”;
Îmbunătățirea – MiniCRM se îmbunătățește constant: apar funcționalități noi și răspundem dorințelor clienților. E important ca periodic să îmbunătățești sistemul pe care îl ai pentru a avea cele mai bune rezultate.
10. Avem un coleg nou care nu știe să utilizeze sistemul. Cum să îl învăț?
Și la începutul implementării (când îți adaugi colegii în sistem drept utilizatori) și oricând ai un coleg nou, este esențială participarea la trainingurile de baza MiniCRM:
Programează toate discuțiile cu Account Managerul în calendar și pregătește-te pentru ele!
Blochează-ți 90 de minute pentru MiniCRM zilnic! Proiectul MiniCRM ar trebui să fie focusul tău pentru următoarele 6 săptămâni: atât monitorizarea sarcinilor strategice (planificare) cât și a celor tehnice (customizare, introducerea datelor în sistem).
Înscrie-te și participă atât tu cât și echipa ta la următoarele 2 traininguri: