Automatizmus létrehozása és lépései
A MiniCRM használata közben a rendszer értesítéseket tud küldeni a felhasználóknak, és az ügyfeleidnek.
Leggyakoribb példák:
- Kaphatsz egy értesítő emailt, ha egy Célcsoportba tartozó érdeklődőnek nem sikerült eladni.
- Kaphat az érdeklődőd egy értesítő emailt, amikor a rendelése kiszállítás alatt van.
- Kaphat az ügyfélszolgálatos kollégád egy értesítőt, amikor egy hibajegyet túl régóta nem dolgozott fel.
Azt, hogy mikor induljon a folyamat, Te tudod megadni szűrők segítségével.
Azt, hogy mit küldjön a rendszer, sablonok segítségével tudod meghatározni.
Utolsó kérdés a kinek és mikor. Erre a válasz az automatizmus lépéseiben keresendő.
Automatizmus létrehozásának lépései:
1.) Készítsd el a megfelelő sablonokat.
2.) Készítsd el a szűrőt.
3.) Szűrő mentése után a kattints az Automatizmus gombra.
4.) Lehetőséged van kiválasztani a megfelelő mappát és leírást adni az automatizmushoz
5.) Add meg az automatizmus lépéseit:
Jobb oldalon találod a lehetséges lépéseket
- Email ügyfélnek: Ha ezt választod, akkor egy korábban megírt sablon emailt tudsz kiküldetni a rendszerrel.
- SMS ügyfélnek: Ez csak akkor működik, ha van aktív telefonszám a termékhez beállítva. Ekkor egy sablon SMS-t küld ki a rendszer.
- Email felhasználónak: Ezzel egy sablon emailt tudsz küldeni magadnak vagy kollégádnak.
- Teendő felhasználónak: Talán a leghasznosabb lépés. Ezzel figyelmeztetéseket tudsz rendszeren belül küldeni munkatársaidnak, amellyel biztosíthatod azt, hogy minden a megfelelő módon haladjon, anélkül, hogy bárki bármit elfelejtene.
- Dokumentum generálás: Ezzel az opcióval egy dokumentum sablon alapján PDF vagy Word dokumentumot tudsz generálni és feltölteni egy tetszőleges adatlapi mezőbe.
- Mező módosítása: Ezzel a lépéssel adatmódosító link segítségével tud adatlapi mezőket módosítani az automatizmus.
Bal oldalon találod a beállított lépéseket
- Ha nincs ott semmi, akkor jobbról balra húzd át a megfelelő lépéseket.
- Miután áthúztad, szerkesztheted a pontos lépést.
- Késleltetésnél tudod beállítani azt, hogy hány napot várjon a rendszer a lépés végrehajtásával. Az első lépésnél a szűrőbe való bekerülést veszi alapul, a többi lépésnél az egyel előtte lévőhöz viszonyít.
- Az időzítésnél tudod megadni, hogy melyik nap(ok)on, hány óra után hajtsa végre a lépést.
- Csak a korábban megírt sablonokat tudod kiválasztani, így érdemes ezeket előre megírni.
- Ha emailt/SMS-t küldesz, akkor a feladónál szerepelhet bárki, aki a termékhez hozzáfér, vagy a termék központi email címe.
- Ha ügyfélnek küldesz emailt, akkor a címzettre érdemes odafigyelni, hogy mindig a megfelelő ember kapja meg az üzenetet.
A lépések megadása mellett lehetőséged van:
- A névre kattintva módosítani a szűrő (és az automatizmus) nevét
- A név melletti legördülő mezőben mappába rendezni az automazitmust
- Kiegészíteni vagy szerkeszteni a leírását
- A felhő ikonra / módosítás szövegre irányítva a kurzort megtekinteni, hogy ki hozta létre és ki módosította utoljára (és mikor) a folyamatot
- A szűrő és riport gombokra kattintva elérni az automatizmust vezérlő szűrőt és a kiküldések (külső email vagy sms esetén) eredményét
6). Kattints az 
gombra.
A felugró ablakban egy dolgod van: Eldönteni azt, hogy akik most benne vannak a szűrőben, azok végigmenjenek-e a folyamaton vagy kihagyja őket a rendszer.
Ezt a Csak új adatlapok rész kiválasztásával tudod szabályozni:
Ha ez van kiválasztva, akkor csak azok kerülnek a folyamatba, akik az Aktiválás gombra kattintás után kerülnek a szűrőbe.
Ha az Összes adatlap opciót választod, akkor amint aktiválod az automatizmust, a szűrőben lévő ügyfelek bekerülnek a folyamatba.
Itt még van lehetőséged a szűrő feltételekbe került találatok ellenőrzésére is ha a szűrő nevére kattintasz.
Dőlj hátra és hagyd, hogy a rendszer dolgozzon helyetted és figyeld, milyen eredménye van.
7.) Automatizmus lekapcsolása vagy törlése.
Ha már nincs az automatizmusra szükséged, akkor kattints a 
gombra.
Ha egy már lekapcsolt automatizmust ismét szeretnél aktiválni és azon nem változtattál, akkor az Aktiválás gomb megnyomása után eldöntheted, hogy folytatni szeretnéd vagy csak az újonnan szűrőbe került találatokra legyen ismét aktív.
- Csak új adatlapok opció: Csak azok kerülnek a folyamatba, akik az aktiválás gombra kattintás után kerülnek a szűrőbe.
- Amennyiben a Csak új adatlapok opció nincs kiválasztva, a lekapcsolással félbehagyott lépések folytatódnak, a lekapcsolás óta bekerült ügyfelekre elindul a folyamat és azok is bekerülnek majd a folyamatba, akik az aktiválás után kerülnek a szűrőbe.
Ha később nem fogod használni, akkor a 
ikonra kattintva tudod Lomtárazni az automatizmust. Így átlátható marad az automatizmus listázód.
8.) Automatizmusok státuszai:
Az automatizmusok három különböző státuszba sorolhatóak: Aktív, Inaktív és Éppen fut.
- Aktív: Ebben a státuszban az automatizmus működik, és készen áll a feladatok végrehajtására.
- Inaktív: Az automatizmus le van állítva, nem végez semmilyen tevékenységet, és nem reagál az eseményekre.
- Éppen fut: Az automatizmus éppen egy folyamatot hajt végre. Fontos kiemelni, hogy ebben a státuszban az automatizmus nem módosítható. Minden szerkesztési műveletet csak akkor lehet elvégezni, amikor az automatizmus már lefutott az adatlapokra, és visszatért Aktív státuszba.
9.) Automatizmusok áttekintése
A kiválasztott termék alatt kattints az Automatizmusok menüpontra:
- zölddel jelölve látod az aktív, narancssárgával az éppen futó, míg szürkével a lekapcsolt folyamatokat
- jobb felső sarokban a 3 pontra kattintva hozzáadhatsz új mappákat, pl. üzleti folyamatok szerint ahogy a képen láthatod
- a listanézetben mappák szerint rendezve találod az automatizmusokat, rövid leírással, a szűrőben található adatlapok és a folyamathoz beállított lépések számával
- jobb felül a keresőmező segít ha több oldalnyi automatizmussal rendelkezel
- és szintén a jobb oldalon az állapotok és mappák gyorsszűrőként is használhatóak
Új mappa és csoport hozzáadása:
