Gestionarea sarcinilor colegilor în concediu (Produsul de Concedii)
Acest produs de Concedii NU este o platformă de gestionare a zilelor de concediu propriu-zise. Cu alte cuvinte, el nu este menit să țină evidența tuturor zilelor de concediu ale colegilor tăi și câte au mai rămas din aceseta la un moment dat.
Ce face produsul de Concedii este să se ocupe de redistribuirea sarcinilor colegilor plecați în concediu.
Haide să vedem cum!
Pentru a adăuga o perioadă nouă de vacanță pentru un anumit coleg, dă click pe butonul verde Concediu nou.
În căsuța de dialog apărută, primul pas este că treci detaliile solicitantului: numele și prenumele său, precum și adresa de e-mail cu care a fost adăugat în sistem.
ATENȚIE: Este deosebit de important ca adresa de e-mail să fie cea corectă și să coincidă cu adresa utilizatorului din sistem. În baza acesteia, sistemul va știi să facă matching între cardul de oportunitate pe care îl creezi acum și sarcinile persoanei respective.
Dacă nu manageriezi mai multe companii din MiniCRM, poți lăsa zona de Companie necompletată.
Finalmente, completează și detaliile concediului: ziua de început a acestuia, ultima zi, precum și un înlocuitor care să preia sarcinile persoanei solicitante în perioada în care aceasta va fi plecată.
Deținătorul nu va fi neapărat relevant, întrucât acesta e doar persoana care adaugă cardul de oportuntiate al concediului în sistem.
În ceea ce privește statusul, acesta va fi unul automatizat. Odată pe zi, sistemul va rula un script care se va uita la toate datele de concedii pe care le treci în acest modul. În funcție de acestea, va trece cardurile concediilor dintr-un status în altul.
Statusul de Concedii programate are în vedere concediile care vor avea loc sau care au loc chiar acum.
Statutusul de Concedii utilizate va reprezenta baza de date cu toate concediile care au avut loc și s-au încheiat.
În statusul de Anulat vei putea pune tu, manual, acele concedii care nu vor mai avea loc (dacă colegii tăi s-au răzgândit). Atunci când un concediu se află în statutusl de Anulat, sistemul nu îl va mai lua în considerare.
Odată ce a venit prima zi de concediu pentru un utilizator, sistemul va acționa în toate cele patru arii care ar putea să îl privească pe utilizatorul respectiv:
- automatizări pe numele lui
- formulare menite să-i deschidă sarcini
- programatoare de întâlniri în care el este organizator
- sarcini atribuite manual de către alți utilizatori
Ce se întâmplă cu automatizările pe numele colegilor plecați în concediu?
Atunci când ai o automatizare în sistemul tău special creată pentru un anumit utilizator, cum este cea de mai jos:
…aceasta va redirecționa sarcina în mod automat pe numele înlocuitorului selectat în cardul de oportunitate al concediului programat:
Totodată, utilizatorul în concediu va fi adăugat ca și participant. Astfel, dacă înlocuitorul nu se va putea ocupa de toate sarcinile lui, el le va putea prinde din urmă atunci când se întoarce la muncă.
Ce se întâmplă cu formularele menite să le deschidă sarcini atunci când sunt completate?
În mod similar ca mai sus, atunci când cineva completează un formular, sarcina deschisă de sistem în urma acestuia va apărea pe numele înlocuitorului, cu persoana în concediu adăugată și ea ca participant:
După cum vezi și în imaginea de mai sus, datele completate în formular au intrat pe numele persoanei selectate ca înlocuitor.
Ce se întâmplă cu programatorul de întâlniri?
Dacă ai un programator de întâlniri setat pentru colegul respectiv, acesta va bloca zilele în care el este în concediu și le va arăta clienților săi că este indisponibil atunci:
Dar, dacă clientul va selecta o dată și o oră din calendar ulterioare ultimei zile de concediu, aceasta va apărea drept disponibilă (cu condiția să nu fie deja rezervată de un alt client):
În acest caz, sarcinile generate din programator nu vor fi redirecționate către înlocuitor, întrucât clientul poate prefera în mod expres să se vadă cu colegul care momentan este în concediu. Dacă, totuși, nu este cazul și la voi, poți opta ca clientul să poată programa o întâlnire și cu înlocuitorul, adăugându-l pe acesta ca și participant în programatorul de întâlniri respectiv. Vezi aici cum.
Sarcinile atribuite manual de către colegi
Spre deosebire de sarcinile automate, atribuirea sarcinilor manuale de către ceilalți colegi va rămâne posibilă, cu câteva mențiuni.
În momentul în care un coleg va dori să delege o sarcină unui alt utilizator în perioada în care acesta e în concediu, va fi atenționat cu privire la acest fapt printr-o iconiță de tip calendar poziționată lângă numele utilizatorului respectiv:
Pentru a vedea perioada în care utilizatorul se află în concediu, precum și cine este înlocuitorul lui, este suficient să ții mouse-ul pe iconița de tip calendar:
De asemenea, dacă data realizării pentru sarcina respectivă va fi setată înafara intervalului de concediu al persoanei respective, iconița de tip calendar va dispărea (semn că persoana va fi la muncă și se va putea ocupa de sarcina în cauză):
Aceeași iconiță va apărea și în cadrul mențiunilor:
