Generarea automată de ID-uri pentru cardurile de oportunitate

Rezumat

  • Ce înseamnă generarea automată de ID-uri pentru cardurile de oportunitate?

    Aceasta este o funcționalitate complet gratuită și o poți activa în orice produs MiniCRM.

    În cadrul setărilor fiecărui modul poți seta ca pe cardul de oportunitate să apară un câmp implicit care va fi completat automat de către sistem, la crearea cardului respectiv, cu o serie stabilită de tine.

    Seria respectivă sau, altfel spus, ID-ul unic, se va genera în baza unui format pe care îl vei seta tu.

    În cazul de față, poți vedea un exemplu de an (2022) – ID unic (0022) – sufix (LG).

    În acest caz, următorul card adăugat va avea drept ID unic valoarea de 2022/0023LG. Și tot așa.

    De ce este bine să ții cont este că aceste ID-uri, generându-se automat, vor apărea la toate cardurile de oportunitate, în ordinea adăugării lor din momentul activării ID-ului unic.

    Deci, dacă vei dori ca doar unele dintre cardurile tale de oportunitate să aibă un astfel de ID, iar altele nu, generarea automată de ID unic s-ar putea să nu fie cea mai bună soluție pentru tine.

    Care sunt câteva scenarii în care ai putea avea nevoie de generarea de ID-uri unice pentru cardurile tale de oportunitate?

    Dacă generarea de ID-uri unice este potrivită sau nu pentru tine, depinde foarte mult de ce gestionezi în modulul în care dorești să o activezi.

    Printre scenariile în care aceasta ar putea funcționa foarte bine se numără:

        • modulele în care gestionezi în mod explicit doar contracte sau alte documente de un anumit tip (și astfel poți atribui numere de contract automate)
        • module în care gestionezi în mod explicit resurse de același tip (cărora vrei să le atribui câte un cod)
        • module în care gestionezi în mod explicit doar oferte (cărora vrei să le atribui, de asemenea, câte un cod)
        • module în care gestionezi mai multe proiecte într-o vedere de tip kanban (și ai nevoie de un cod pentru fiecare proiect)

    Acestea sunt doar câteva idei, însă exemplele pot continua.

    Cel mai bine, sfătuiește-te cu un consultant înainte de a activa această funcționalitate, ca să te asiguri că e soluția optimă pentru tine.

    Cum să activezi generarea automată de ID-uri unice în cadrul unui modul?

    Ca să activezi, să setezi sau să dezactivezi această funcționalitate gratuită, trebuie să ai drepturi de administrator în sistem.

    Caută pe bara albastră de meniu acel modul în care vrei să activezi generarea automată de ID-uri unice, click pe el, iar apoi click pe Mai multe.

    Din meniul care ți s-a deschis, alege opțiunea de Setările produsului.

    În pagina în care ești redirecționat, dă puțin scroll în jos până găsești zona de Generare ID unic (ar trebui să fie ultima setare de pe coloana din dreapta).

    Personalizează acest ID unic după preferințele tale (în ceea ce privește prefixul, numărul minim de caractere, de unde să înceapă numerotarea și sufixul din coadă).

    În exemplul nostru, am optat pentru anul curent drept prefix. Dacă și tu o să vrei să abordezi lucrurile în mod asemănător, să știi că va trebui să actualizezi acest prefix manual în fiecare an. Altminteri, el la bază nu reprezintă o dată reală – este doar o înșiruire de caractere pe care tu le alegi.

    Odată ce ai stabilit aceste criterii, dă click pe butonul verde Activează.

    Odată activată Generarea de ID-uri unice, ți se va adăuga un câmp pe cardul de oportunitate care va fi precompletat de sistem de fiecare dată când o nouă oportunitate va fi adăugată în modulul în care ai făcut setările.

    Câmpul respectiv va fi prezent și la oportunitățile deja existente în sistem de dinaintea activării, însă la acestea va rămâne necompletat:

    În ce constă dezactivarea acestei funcționalități?

    Ca să dezactivezi generarea de ID-uri unice, întoarce-te în zona de Setările produsului (vezi mai sus cum, când am vorbit de activare).

    În locul butonului verde Activează o să găsești acum un buton roșu Dezactivează.

    De ce trebuie să ții totuși cont este că, dezactivând generarea ID-ului unic, sistemul nu va șterge câmpul aferent de pe cardul de oportunitate, acesta rămânând în continuare în aceeași poziție și cu aceleași date completate până în momentul dezactivării.

    Singura diferență va fi că, atunci când vei adăuga noi oportunități, acesta nu se va mai auto-completa și va rămâne gol (exact ca la oportunitățile de dinaintea activării).

    De asemenea, nu îl vei putea șterge nici manual.

    Ce vei putea, totuși, să faci, este să îl muți într-o categorie ascunsă de pe cardul de oportunitate (dacă nu ți-l mai dorești în raza vizuală).

    În acest sens, dă click pe cele trei punctulețe din dreapta sus din zona oricărui card de oportunitate din sistem.

    Click pe Editează câmpurile:

    Din ecranul de editare, dă scroll în jos și adaugă o Căsuță nouă cu drag & drop în partea din stânga:

    Trage sub căsuța nouă câmpul de ID unic de care vrei să scapi și apoi dă click pe cheița încercuită mai jos:

    De aici, poți redenumi căsuța și, dacă vei da click pe butonul Ascuns, câmpurile de sub aceasta vor deveni invizibile pe cardul de oportunitate.

    Le vei putea accesa doar întorcându-te pe cele trei punctulețe de mai devreme de pe orice card de oportunitate, în acest ecran de editare.