Formulare în produsele care gestionează stocul

Pentru a folosi formularele în cadrul produselor Facturare, Comenzi, Oferte, etc., este nevoie să ai activat addon-ul „Formulare (avansate)”.
Folosind această funcționalitate în produsele Facturare, Comenzi, Oferte, Avize, etc., vei putea construi formulare web prin intermediul cărora clienții tăi vor putea cumpăra un număr limitat de produse pentru care se poate genera în sistem un document (factură sau factură proformă, ofertă, comandă, aviz, etc.).
Astfel, prin completarea formularului clientul tău va putea obține un document similar cu documentul-șablon pe care l-ai setat în sistem.
Recomandare: Evită construcția unui formular care generează direct o factură fiscală finală; poți opta în schimb pentru a genera o factură proformă și doar după obținerea unei confirmări ferme a comenzii să emiți factura finală pentru a evita situația în care va trebui să stornezi facturi.
Mai jos îți vom prezenta un exemplu de formular pornind de la ideea că dorești să vinzi, prin intermediul site-ului tău, un pachet format din 4 produse și, pentru aceasta, se va emite o factură proformă clientului care completează datele din formular. Totuși, este bine să știi că poți gândi formularul și pentru a emite o comandă, ofertă, aviz sau alt document în funcție de ce ai nevoie.
Atenție: În funcție de setările sistemului, stocurile pot fi gestionate de către produsul Facturare sau Comenzi.
Această setare poate fi modificată în zona de Setări – Sistem – Gestiunea stocurilor. Produsul setat va scădea articolele/serviciile din stoc atunci când se emit documentele.
Astfel, dacă ai setat produsul Facturare pentru gestiunea stocului, chiar dacă emiți o comandă nouă, produsele nu se vor scădea din stoc până ce emiți factura.

1.) Construcția documentului-șablon

Primul pas este să construiești documentul-șablon pe baza căruia se vor genera toate celelalte documente (indiferent că este vorba despre o factură, factură proformă, ofertă sau alt document).

Pentru aceasta, creează un document nou (factură, ofertă, comandă, etc.) și adaugă pe acel document articolele care vor apărea pe documentul clientului. Acest document (care va sta la baza celorlalte) va trebui să îl lași în statul „De emis” (adică să nu emiți documentul – documentele emise nu pot sta la baza altor documente).

Foarte important! Documentul emis pe baza documentului-șablon va fi identic cu documentul de bază. Pe documentul final vei regăsi același număr de articole, aceleași prețuri, etc., doar datele clientului vor fi diferite.

2.) Construcția și setarea formularului

După ce ai creat documentul-șablon va trebui să construiești și formularul care va fi inserat pe site. În acest formular poți adăuga orice câmpuri ai nevoie însă sunt câteva câmpuri obligatoriu de adăugat pentru cazul în care dorești ca, în urma completării formularului, să se genereze automat o factură (sau factură proformă) care ulterior să o trimiți persoanei care a completat datele.

Astfel, dacă ai nevoie să generezi o factură sau o factură proformă, este necesar să ai câmpuri de adresă pe formular (adresă, oraș, județ, țară).

După setarea câmpurilor, va fi nevoie să alegi documentul-șablon pe baza căruia se va genera documentul clientului tău.

Apoi vei putea seta și statusul cardului generat după completarea informațiilor.

Astfel, vei putea păstra același status pentru card (de regulă, „De emis” dar poate diferi în produsele care permit modificarea statusurilor – oferte, avize, etc.). Poți alege statusul „De emis” sau poate chiar direct „Emis”. Aceasta va însemna faptul că după ce clientul completează informațiile și apasă butonul de trimitere a datelor, în mod automat sistemul emite documentul setat (factură, factură proformă, comandă, etc.).

Folosind această opțiune fel vei putea trimite direct clientului un email care conține documentul emis.

Pentru aceasta este nevoie ca pe formular, în zona „Email de confirmare” să setezi un șablon care, prin variabile să preia link-ul documentului generat. Astfel, imediat după completarea datelor, clientul tău va primi email cu documentul generat, poate face plata (de exemplu) și apoi să expediezi comanda.