Filtre

Rezumat

Am pregătit pentru tine o listă de filtre utile pe care le poți construi în MiniCRM. Lista completă, împreună cu detaliile de construcție, le găsești aici.

Filtrele oferă posibilitatea de a segmenta baza de date în funcție de anumite criterii. Printre aceste criterii, se regăsesc inclusiv câmpurile pe care le-ai adăugat în sistemul tău – în cadrul profilului oportunității, dar nu numai.

Poți crea filtre în MiniCRM pentru:

  • A segmenta baza de date în funcție de unul sau mai multe câmpuri.
  • A crea un raport rapid.
  • A trimite un mesaj (e-mail sau SMS) în masă.
  • A crea o automatizare.
Utilizatorii restricționați pot filtra doar cardurile al căror deținători sunt ei sau cele pe care sunt menționați. De asemenea, aceștia nu au acces la filtrele Kanban.

Pentru a crea un filtru:

1.) Click pe numele produsului în care dorești să creezi filtrul (ex: Vânzări, Clienți, Service etc.)

2.) Click pe butonul Filtru (colțul din dreapta sus al paginii)

3.) Selectează opțiune Adaugă filtru din meniul apărut

4.) Click pe butonul  pentru a adăuga noi condiții filtrului tău.

În MiniCRM există două tipuri de condiții – obligatorii și opționale. Condițiile obligatorii se folosesc atunci când filtrarea trebuie să îndeplinească obligatoriu toate condițiile stabilite, în timp ce condițiile opționale se folosesc atunci când filtrul trebuie să îndeplinească o condiție sau alta.

5.) Click pe numele condiției pe care dorești să o folosești în filtrul tău

În fereastra care apare vei găsi categoriile în stânga și câmpurile din acele categorii în partea dreaptă.

6.) După ce ai dat click pe câmpul dorit, fereastra de mai sus dispare și condiția selectată de tine este automat adăugată în lista de condiții ale filtrului.

7.) Poți modifica condiția selectată prin click pe săgeată în jos din dreapta câmpului.

Vei vedea că majoritatea câmpurilor pe care le poți alege au o serie de opțiuni foarte intuitive, identice cu valorile pe care le poți completa în acestea pe cardul de oportunitate.

Totuși, câmpurile de tip dată au ca și opțiuni de selecție o serie de condiții ceva mai specifice:

  • Pe data de – va filtra în funcție de o anumită dată specifică (ex: Toate ofertele trimise la data de marți, 17 Septembrie 2024)
  • Exclude data de – va afișa orice alte date în afara celei specificate (ex: Toate ofertele trimise, mai puțin cele de pe marți,17 Septembrie 2024.)
  • Mai devreme decât – va afișa datele anterioare datei specificate de tine (ex: Toate ofertele trimise mai devreme de marți, 17 Septembrie 2024.)
  • Mai târziu decât – va afișa datele ulterioare datei specificate (ex: Toate ofertele trimise după marți, 17 Septembrie 2024.)
  • În aceeași zi sau mai devreme decât – va afișa datele până la cel mult data specificată (ex: Toate ofertele trimise până la data de marți, 17 Septembrie 2024, inclusiv.)
  • În aceeași zi sau mai târziu decât  – va afișa datele pornind de la data specificată (ex: Toate ofertele trimise, începând cu marți, 17 Septembrie 2024, inclusiv.)
  • De pe X până pe Y – îți permite să specifici un interval de date în funcție de care vrei să filtrezi cardurile tale (ex: Toate ofertele trimise în intervalul marți, 17 Septembrie 2024 – vineri, 20 Septembrie 2024.)
  • De la X la Y zile – îți permite să specifici numărul de zile înainte și după data curentă (ex: -10 și 2 înseamnă 10 zile înaintea datei de astăzi și 2 zile după data de astăzi – sistemul va returna un interval de 12 zile în total. Concret, dacă azi este marți, 17 Septembrie 2024, intervalul selectat va fi sâmbătă, 7 Septembrie 2024 – joi, 19 Septembrie 2024).
  • Cu exact X zile după – îți permite să specifici numărul de zile de după data curentă (ex: Astăzi este marți, 17 Septembrie 2024, și vrei să vezi toate contractele care expiră în fix 30 de zile fără să te uiți în calendar. Selectează câmpul „Data expirării contractului” în cadrul filtrului, setează condiția „Cu exact X înainte”, și completează valoare 30. Rezultatele returnate de sistem vor fi acele carduri unde la „Data expirării contractului” apare data de joi, 17 Octombrie 2024).
  • Cu exact X zile înainte – îți permite să filtrezi cardurile în funcție de numărul de zile trecute de la o anumită dată (de exemplu, vrei să filtrezi cardurile cărora acum 2 zile li s-a trimis oferta).
  • Cu minim X zile înainte – La fel ca mai devreme, această condiție îți va returna acele carduri a căror dată din câmpul selectat de tine figurează într-un anumit interval în raport cu data de azi. (ex: Astăzi e marți, 17 Septembrie 2024, și vrei să îți vezi clienții care cumpără de la tine de cel puțin 30 de zile. Acest lucru înseamnă că nu o să vrei să vezi clienții aduși în ultimele 30 de zile, întrucât aceștia nu au fost încă loializați. În cadrul condiției de tip dată, va trebui să selectezi Cu minim 30 zile înainte. Astfel, filtrul va fi dinamic, și îți va arăta mereu pe acei clienți care ajung la mark-ul de 30 de zile cu tine.)
  • Cu minim X zile după – Această condiție vine în completarea celei mai de sus și îți va aduce în față acele carduri a căror dată figurează cu X zile după data curentă. (ex: Vrei să vezi pe acei clienți a căror dată așteptată de închidere a vânzării depășește un anumit termen de zile. Astfel, poți interveni în timp util, speicific la clienții respectivi.)
  • Cu maxim X zile înainte – Condiția aceasta îți arată acțiunile care au avut loc recent (ex: Dacă dorești să vezi ofertele trimise în ultimele 7 zile, tot ce trebuie să faci este să selectezi această condiție pentru câmpul de Data trimiterii ofertei și să îl completezi cu valoarea 7.)
  • Cu maxim X zile după – O expresie care ar sublinia înțelesul acestei condiții ar fi „De azi într-o zi/trei zile/o săptămână/o lună/un an/etc.. (ex: Folosește această condiție ca să ai vizibilitate asupra tuturor facturilor de plătit în următoarea săptămână.)
  • Este completat / Nu este completat – Apare vreo valoare în acel câmp?
Pentru condițiile de filtrare care pot fi setate în câmpurile de dată, vei găsi o figură în acest link pentru a te ajuta.

8.) Click pe butonul Salvează pentru a da un nume filtrului tău.

Filtrele salvate pot fi redenumite sau șterse ulterior.

După ce ai denumit și salvat filtrul, îl poți oricând edita

Sincronizarea datelor dintr-un filtru

Poți sincroniza datele dintr-un filtru în Google Sheets astfel încât să îți poți construi rapoarte specifice în Google Sheets. Poți găsi mai multe detalii pe pagina dedicată acestui subiect.

Filtre rapide

Poți filtra rapid filtrele deja create de tine pe baza unor categorii predefinite

Denumirea grupurilor de filtrare nu poate fi modificată sau schimbată

Filtre favorite

MiniCRM îți permite să setezi anumite filtre ca și filtre favorite, ca mai apoi să le poți accesa rapid, din Vederea de azi.

Pentru a marca un filtru ca și filtru favorit, este nevoie să dai click pe steluța din stânga numelui:

Dupa ce ai marcat filtrul ca și filtru favorit, il vei putea accesa rapid din Vederea de azi:

Este important să știi că filtrele favorite sunt individuale fiecărui utilizator. Ca manager, dacă marchezi un filtru drept favorit, acesta va apărea doar în Vederea ta de azi, nu și a colegilor. Pentru ca și ei să poată accesa filtrul din Vederea lor de azi, trebuie să îl marcheze, la rândul lor, drept favorit.

Vederea tabelară a unui filtru

Sistemul îți permite să îți stabilești ce coloane vrei să vizualizezi într-un filtru prin vederea tabelară. Detalii legate de modul de activare găsești pe pagina dedicată acestui subiect.

Filtre segment

În funcție de opțiunile activate în cadrul abonamentului tău este posibil să nu ai acces la această funcționalitate.

Filtrele segment te ajută să regăseși cardurile dintr-un produs pe baza unui filtru din alt produs.

Practic, filtrele segment îți răspund la întrebarea: Care dintre acești clienți apar în două liste (filtre)?

De exemplu, „Care dintre toți clienții din baza de date sunt și pe numele meu, dar au și facturi scadente?”

Acest tip de filtru va afișa rezultate doar în cazul în care cardurile din cele 2 produse sunt asociate aceleiași companii sau persoană. 

Pentru a crea un filtru segment trebuie să dai click pe cele trei punctulețe care îți apar odată ce ai salvat filtru, și să selectezi opțiunea Marchează ca și segment.

Conform exemplului de mai sus, dacă într-un produs ai clienți și în altul facturi, poate ai vrea să văd pe câți clienți există facturi scadente, neachitate încă.

În acest sens, poți crea un filtru segment în produsul de facturare pe toate facturile scadente iar apoi, în produsul în care îți gestionezi clienții, poți filtra baza de date după acel filtru segment pentru a vedea numărul de clienți cu întârzieri.

Odată marcat ca și segment, el poate fi folosit ca și condiție de filtrare în orice alt produs. Pentru a folosi acea condiție într-un alt filtru va trebuie să selectezi categoria Altele apoi opțiunea Segment.

Întrucât rezultatele returnate trebuie să apară în ambele filtre, atribuirea rolurilor de filtru segment, respectiv filtru de bază, nu contează așa mult. Totuși, ține cont că filtrul segment creat o să devină însuși o posibilă condiție de filtrare în orice alt produs.

Pe lângă condiția de segment, poți combina și alte condiții dacă e nevoie.

Filtre Kanban

În funcție de opțiunile activate în cadrul abonamentului tău este posibil să nu ai acces la această funcționalitate.

Acest tip de filtre îți permit să vizualizezi cardurile tale sub forma unei vederi Kanban în care poți configura coloanele și câmpurile pe care le vezi. În vederea Kanban poți vizualiza un număr de maximum 500 de carduri.

Pentru a crea un filtru Kanban, trebuie să salvezi filtrul tău și apoi pe săgeata în jos din dreapta butonului Salvează va trebui să alegi opțiunea Marchează ca și Kanban după care să alegi câmpul în funcție de care se vor crea coloanele Kanban.

În vederea Kanban, vei putea să-ți creezi o categorise a informației doar în funcție de câmpurile dropdown (adică acele câmpuri unde se poate alege doar una singură dintre opțiunile disponibile).

Exemplu de filtru MiniCRM

Pentru mai multe exemple de filtre pe care le poți construi în MiniCRM consultă pagina dedicată.

În filtrul de mai sus, avem setate două condiții:

  • Status – în care am ales statusurile în care s-ar putea afla un lead cu care discutăm la momentul actual
  • Termenul pentru sarcina viitoare – la care am ales opțiunea nu este completat

Cu alte cuvinte, cu acest filtru vom obține oportunitățile în curs de vânzare și care nu au nici o sarcină viitoare setată.