Facturi – Persoane fizice

Notă importantă_1: MiniCRM alocă în mod automat serii și numere facturilor, ofertelor sau proformelor și acestea nu pot fi modificate.
Notă importantă_2: Odată cu implementarea sistemului RO-eFactura toate facturile emise trebuie trimise în sistemul ANAF. Pentru a asigura această obligativitate, pentru emiterea facturilor este obligatorie conectarea sistemului MiniCRM la SPV conform acestui ghid!
Ștergerea facturilor emise nu este posibilă. Acestea pot fi stornate, sistemul generând în mod automat factura storno pe baza facturii inițiale.

Emiterea unei facturi

În MiniCRM există două scenarii pentru a putea adăuga o factură nouă pentru persoană fizică:

  1. Contactul este înregistrat ca și persoană și nu este asociată unei companii. Acest lucru se observă cel mai usor prin faptul că în meniul din partea dreaptă apare doar numele persoanei și datele de contact, fără numele unei companii si marcajul specific acestora. În acest caz, pentru a adăuga o factură îți recomandăm să folosești butonul Card nou și alege opțiunea Factură nouă.

    Numele persoanei și tipul facturii se vor completa automat, iar la nevoie poți schimba moneda și limba facturii.
  2. Contactul este asociat unei companii. În acest caz, metoda de mai sus nu va funcționa, deoarece formularul va fi precompletat cu datele firmei în loc de cele ale persoanei, iar acest lucru nu se poate modifica.

    În aceste situații va trebui să adaugi factura din meniul produsului de facturare prin butonul Factuă nouă și va trebui să completezi numele persoanei, să selectezi din sugestii persoana dorită șă să te asiguri că apare setarea Persoană la client, ca în imaginea de mai jos:

    După selectarea numelui corect, în formular se va schimba tipul facturii din Firmă în Persoană. Dacă acest lucru nu se întâmplă atunci înseamnă că nu ai ales contactul corect și va trebui să resetezi formularul și să încerci din nou.
După adăugarea facturii tipul acesteia nu se mai poate schimba!

Mai departe poți adăuga elementele (articolele sau serviciile) pe factură. După ce vei completa minimum 3 caractere în câmpul denumire, sistemul îți va afișa sugestii de articole care au acea denumire din baza de date astfel încât selecția să fie mai rapidă.

Dacă atunci când tastezi minimum 3 caractere sistemul nu găsește niciun articol, îl poți adăuga manual completând denumirea acestuia, prețul, unitatea de măsură și TVA-ul. Apoi va fi salvat în baza de date și îl vei putea refolosi.

După adăugarea elementelor pe factură, poți seta discount per articol dacă este nevoie dând click pe articolul adăugat și completând câmpurile respective. Sau poți șterge articolul dacă este nevoie.

Apoi, după ce ai finalizat adăugarea articolelor și/sau serviciilor pe factură, poți emite factura apăsând butonul Emitere.

Pentru a emite o factură este obligatoriu ca adresa poștală a clientului să fie completată, în caz contrar se va genera o eroare. Poți edita apoi adresa clientului dând click pe butonul Editează de deasupra datelor clientului.
În cazul facturilor pentru persoane fizice CNP-ul persoanei nu trebuie completată în mod obligatoriu. În caz de necompletare, sistemul va completa automat codul 0000000000000 conform cerințelor ANAF. Acest cod va apărea doar în fișierul XML care este trimis în SPV!

Sistemul te va întreba apoi dacă dorești doar să emiți factura sau dorești și trimiterea ei (clientul trebuie să aibă completată o adresă de email pentru trimitere). În acest moment, poți anula emiterea facturii dacă ceva nu este în regulă dând click pe Anulează.

După emitere datele pe de factură sau elementele adăugate nu mai pot fi modificate. Totodată factura emisă nu mai poate fi ștearsă. Dacă s-a greșit o factură și a fost deja emisă, respectiva factură poate fi stornată.
După emiterea facturii textul „MOSTRĂ” nu va mai fi afișat pe document.
Acțiuni după emiterea unei facturi

După emitere, factura nu poate fi anulată, ștearsă sau modificată. În cazul unei erori identificate, aceasta trebuie stornată și emisă una nouă în varianta corectată.

După emitere vei putea marca factura ca și plătită, după care statusul acesteia se va schimba automat.

Pentru stornarea unei facturi emise trebuie să apeși pe butonul roșu Stornare, iar după confirmarea acțiunii sistemul va genera factura storno.

Ștergerea unei facturi

O factură poate fi ștearsă doar înainte de a fi emisă. După emitere, respectiva factura poate fi stornată.
Pentru a șterge o factură înainte de emiterea ei, apasă pe cele trei puncte și selectează opțiunea Mută în coșul de gunoi.
După mutarea în coșul de gunoi, pe cardul factuii va apărea mențiunea de mai jos:
Dacă factura a fost deja emisă, opțiunea de mutare în coșul de gunoi nu mai este disponibilă.

Activarea facturii recurente

Pentru detalii legate de facturile recurente și de activarea acestora, consultă pagina dedicată.

Companii neplătitoare de TVA

Dacă compania ta este neplătitoare de TVA poți seta acest lucru în Setări – produse – dă click pe produsul Facturare și modifică valoarea din căsuța TVA.

Dacă modifici valoarea acelui câmp, apasă Salvează apoi pentru a memora setarea.

Modificarea câmpurilor folosind un formular de tip link

În acest produs poți profita de avantajele formularelor link, astfel încât și în acest produs ai posibilitate să modifici câmpuri de pe cardul facturii/ofertei/avizului etc. în funcție de acțiunea clientului din emailul trimis de tine.

În șablonul de email folosit pentru trimiterea ofertelor ai posibilitatea de a insera un astfel de link, prin care se va putea modifica automat statusul cardului în funcție de alegerea clientului, de exemplu.

Pentru a crea un formular link trebuie sa ai rol de Administrator sau addon-ul Drepturile Utilizatorilor+.

Pentru detalii privind construcția formularului de tip link consultă pagina dedicată.