ÎNCEPE AICI: Checklist-ul administratorului de sistem
Un prim lucru pe care îl poți face în calitate de administrator de sistem al companiei tale este să pui această pagină la bookmarks, astfel încât să te poți întoarce la ea pe tot parcursul implementării.
Mai jos, vei regăsi pașii concreți pe care îți recomandăm să îi urmezi, astfel încât configurarea sistemului tău de MiniCRM să fie una cât mai bine orânduită.
Fiecare pas îți va fi detaliat într-o pagină de ajutor dedicată, pe care o poți consulta la nevoie.
1.) Primele setări de bază ale sistemului tău de MiniCRM
Ca să îți faci sistemul să se simtă ca acasă, trebuie să faci câteva setări de bază în acesta.
Setările de bază includ date precum numele firmei tale, logo-ul vostru, și alte informații asemănătoare.
Acestea or să fie folosite, ulterior, în cadrul documentelor pe care le vei emite cu MiniCRM (ex: facturi).
Pentru mai multe detalii despre setările de început, consultă pagina de ajutor dedicată.
2.) Cum să adaugi un produs în sistemul tău? Setări de bază ale acestuia.
De regulă, la crearea unui sistem de test nou, îți vor fi adăugate niște produse în mod automat, conform preferințelor bifate de tine în formularul inițial.
Cel mai adesea, acestea sunt Vânzări și Proiecte.
Felul în care îți recomandăm să te gândești la un produs (denumit și modul) este ca la o procedură care are loc la tine în firmă. De exemplu, ne referim aici la proceduri precum:
- Procedura de vânzări
- Procedura de executare a proiectelor
- Procedura de gestionare a tichetelor de helpdesk
- Procedura de recrutare
- Procedura de facturare
- Etc.
Nu există un număr maxim de proceduri pe care să le poți gestiona din MiniCRM, însă îți recomandăm să începi cu maxim două, ulterior adăugând treptat și altele.
Poți găsi o listă exhaustivă cu toate produsele MiniCRM la link-ul de aici.
Odată adăugat un produs, nu uita că trebuie să te ocupi de niște setări de bază și în cadrul acestuia. În acest sens, am creat pentru tine o pagină dedicată acestui subiect, pe care o poți consulta aici.
3.) Customizarea pipeline-ului
Pipeline-ul reprezintă pașii procedurii din produsul respectiv.
Deși această zonă vine deja cu niște pași de bază, din care să te inspiri, o poți personaliza oricând în majoritatea produselor, conform paginii dedicate de aici.
Trebuie să te ocupi de personalizarea pipeline-ului pentru fiecare produs pe care îl adaugi.
4.) Customizarea câmpurilor cu informații importante
Odată definiți pașii macro ai procedurii, e timpul să te gândești la informațiile de care vei avea nevoie în fiecare dintre ei.
În mod normal, ar trebui să găsești în sistemul tău un număr de carduri de oportunitate oferite drept exemplu (ca cele din imaginea de mai jos).
Te poți gândi la acestea ca la niște fișe de clienți/fișe de proiecte/fișe cu tichete etc. (în funcție de specificul produsului în care te afli).
Dacă vei da click pe oricare dintre cardurile de oportunitate, vei observa o zonă de câmpuri, în care îți poți trece detaliile despre clienții tăi.
Aceste câmpuri vor trebui completate pe parcursul avansării cardului de oportunitate respectiv prin pașii definiți în pipeline. La fel ca și pipeline-ul, sunt complet customizabile.
Mai multe informații despre customizarea câmpurilor poți găsi aici.
5. Ce tipuri de sarcini vor fi realizate într-un produs? Definirea tipurilor de sarcini.
Pe lângă stocarea informațiilor în câmpuri, cardurile de oportunitate dedicate specific fiecărui client te vor ajuta și să îți gestionezi sarcinile pe care îți propui să le duci la bun sfârșit cu clientul respectiv.
Dacă setarea unei date dedicate pentru fiecare sarcină în parte ajută la o mai bună organizare a zilei de lucru, setarea tipului sarcinii îți va servi în raportări.
Îți recomandăm să te axezi pe acele tipuri de sarcină care știi că aduc cel mai mare impact în procedura gestionată în modul.
Ca să afli mai multe despre definirea tipurilor de sarcină, consultă pagina de aici.
6. Adăugarea utilizatorilor în sistem. Ce setări trebuie să faci ca administrator, pentru fiecare utilizator în parte?
După ce ai schițat o variantă inițială a sistemului conform pașilor de mai sus, este momentul să îți adaugi echipa în acesta.
Ce e important să știi este că personalizarea sistemului fiecărui nou utilizator stă, parțial, și în responsabilitatea ta.
Iată aici un ghid complet despre adăugarea de noi utilizatori.
7. Gestionarea utilizatorilor pe termen lung
Pentru cazurile în care ai vrea ca utilizatorii tăi să vadă doar anumite informații din sistem, îți recomandăm să consulți pagina dedicată drepturilor utilizatorilor, de aici.
Cât despre situațiile în care un coleg pleacă din firmă, iată aici ce să faci cu utilizatorul său din sistem.