Configurarea Pipeline-ului

Rezumat

Personalizarea pipeline-ului reprezintă definirea pașilor procedurii prin care dorești să treci cu cardurile tale de oportunitate.

Când vine vorba despre acest subiect, există trei aspecte extrem de importante pe care este important să le știi:

ATENȚIONARE 1: Posibilitatea de a-ți personaliza pipeline-ul produselor nu face parte din funcționalitățile de bază ale sistemului. Aceasta trebuie achiziționată separat, sub forma add on-ului cu același nume – Personalizare a pipeline-ului. Odată achiziționat acest add-on, el îți va garanta acest drept în toate produsele tale, prezente sau viitoare, indiferent de numărul lor.

ATENȚIONARE 2: Doar administratorii de sistem pot modifica pipeline-ul din cadrul unui produs.

ATENȚIONARE 3: Nu toate produsele vin cu un pipeline customizabil, indiferent dacă ai sau nu add-on-ul Personalizarea pipeline-ului în pachet. Concret, produsele cu pipeline nemodificabil sunt Vânzări semi-automate, Facturare și Webshop.

În continuare, iată ce subiecte vom aborda în acest articol:

Cum să editezi pipeline-ul dintr-un produs?

Majoritatea produselor pe care le poți adăuga din Magazinul MiniCRM vin deja cu un pipeline predefinit. Astfel, îți va fi mult mai ușor să pornești de la liniile mari ale acestuia, și să-ți construiești propria procedură de lucru.

Fiecare produs va avea câte un pipeline, specific procedurii gestionate în el.

Pașii prevăzuți în pipeline-ul tău reprezintă pașii prin care vei trece cu fiecare card de oportunitate din produs.

Atât timp cât ai add on-ul de Personalizarea Pipeline-ului în abonamentul tău (și nu te afli într-un produs de Vânzări Semiautomate, Facturare, Webshop), vei observa o iconiță cu un creionaș în capul pipeline-ului tău.

Dând click pe aceasta, vei fi redirecționat în ecranul de editare a pipeline-ului:

Ce reprezintă cele patru etape din pipeline?

Există și produse cu mai puțin de patru etape implicite, precum cel Custom. Cu toate acestea, dacă nu ai o procedură extrem de diferită față de ce urmează să-ți descriem, îți recomandăm să faci personalizarea cu aceeași filosofie în minte.

Un prim lucru pe care vrem să ți-l aducem în vedere este că orice pipeline va avea patru etape. Deși le poți redenumi oricum vrei, filosofia din spatele acestora este după cum urmează:

Prima categorie – Aici ar trebui să ții cardurile pe care nu le-ai procesat încă.

De exemplu, aici poți aduna cererile de ofertă primite dintr-un formular de pe website, clienții proaspăt prospectați cu care nu ai apucat încă să intri în contact, ori proiectele de care nu te-ai apucat încă.

A doua categorie – Aici ar trebui să ții cardurile asupra cărora trebuie să te concentrezi acum.

În mod ideal, aici trebuie să consemnezi pașii activi prin care vrei să treci cu clienții și proiectele tale.

A treia categorie – O colecție de clienți ori proiecte pe care ai reușit să le închizi cu succes.

Odată ce un client ori un proiect s-a concretizat cu succes și nu mai trebuie să revii cu el activ asupra procedurii din produsul respectiv, va aparține acestei a treia categorii.

A patra categorie – O colecție de clienți ori proiecte pe care nu ai reușit să le închizi cu succes.

În mod similar ca mai sus, merită să ai și un segment al bazei de date pe care, momentan, nu ai reușit să îl concretizezi cum ți-ai dorit. Astfel, la momentul potrivit, îți va fi mai ușor să găsești eventuale oportunități de reactivare.

Cum poți adăuga/edita statusuri (pași) noi, pentru fiecare etapă din pipeline?

Poți adăuga pași noi în oricare dintre cele patru etape, trăgând câte o căsuță pe rând din dreapta către stânga (prin metoda drag & drop).

În eventualitatea în care vrei să tragi un pas nou în pipeline dar acesta refuză să se poziționeze așa cum vrei tu, nu intra în panică! 🙂 Poziționează-l oriunde altundeva pe pipeline, iar apoi trage-l acolo unde îți dorești să ajungă.

Pentru orice status proaspăt adăugat sau deja prezent, poți face următoarele modificări:

  • Poți modifica numele statusului
  • Poți modifica poziția, așezând cursul pe capătul din stânga al statusului și trăgându-l în poziția dorită
  • Poți schimba culoarea cu care apare în pipeline, dând click pe culoarea deja atribuită și modificând-o

Cum poți șterge un status?

Pentru a șterge un status, dă click pe iconița roșie din dreptul său.

Dacă acest status este deja legat de un filtru, de un formular, ori de o automatizare, sistemul te va ruga să-i indici cu ce alt status să-l înlocuiască în cadrul acestora.

În plus, dacă există deja un număr de carduri care se află în statusul în cauză, sistemul te va ruga să-i arăți unde ar trebui să trimită cardurile respective.

Această selecție este ireversibilă. Dacă, ulterior, vei dori să recreezi statusul șters și să reatribui lui cardurile de dinainte (fie doar și o parte din ele), va trebui să realizezi un import de actualizare. Cât privește filtrele, formularele și automatizările, acolo va trebui să faci modificarea manual.

Bune practici în customizarea unei proceduri de lucru (a unui pipeline)

Există câteva bune practici pe care este bine să le iei în calcul atunci când definești procedura de lucru din cadrul pipeline-ului.

Recomandarea noastră principală este să te consulți cu Account Managerul pentru orice modificare pe care dorești să o aduci acestuia, mai ales dacă încă ești la început de implementare.

Dar iată și aici un checklist cu cele mai importante lucruri de care este bine să ții cont:

  1. Nu confunda statusurile cu acțiunile efective pe care trebuie să le faci pe un client. Un status reprezintă  o bornă la care ai ajuns cu un client și poate cuprinde mai multe acțiuni de întreprins cu acesta. De exemplu, pasul de Follow-up ofertă poate consta într-un e-mail, un telefon și posibil și eventuale întâlniri cu clientul, pentru clarificări suplimentare. Deși acțiunile luate sunt multiple, borna rămâne aceeași.
  2. Ca o regulă de bază, gândește-te la statusuri ca borne pe care îți ia cel puțin o zi să le parcurgi cu un client.
  3. Nu complica prea mult procedura de lucru. Gândește-te la pașii pipeline-ului în concomitent cu tipurile de sarcină.
  4. Nu adăuga mai mult de 5-6 pași într-o singură etapă din cele patru. Cu cât e mai complexă procedura, cu atât va fi mai ușor colegilor să se piardă în ea.
  5. Nu uita că vei putea mereu să faci ajustări pe parcurs, deci nu trebuie să fie totul perfect înainte să demarezi treaba în sistem în cadrul echipei.

Ce rapoarte se înregistrează automat, în baza pipeline-ului?

Pentru acei utilizatori cu rol de manager sau administrator de sistem, există o serie de rapoarte care se întocmește și se actualizează automat, în mod constant.

Aceasta poate fi regăsită sub numele oricărui produs, ca sub-categorie:

Pe panoul către care această zonă trimită, o să regăsești trei rapoarte specifice evoluției în pipeline a cardurilor:

  1. Rată închidere
  2. Oportunitate nouă
  3. Status vânzare
Odată ce intri în fiecare dintre rapoarte, o să poți vizualiza informația respectivă atât global cât și în mod selectiv. Poți seta niște parametri de timp precum și alte filtre, din partea dreaptă a raportului.
Pe lângă acestea trei de mai sus, poți crea orice fel de rapoarte ai nevoie, la comandă, prin serviciul de Business Intelligence pe care MiniCRM îl oferă. Dacă te interesează să afli mai multe detalii despre acest subiect, consultă pagina de help dedicată și dă-ne de știre la suport@minicrm.ro odată ce ai o idee despre rapoartele pe care le dorești.

Raportul de rată închidere îți oferă o statistică referitoare la performanțele agenților tăi de vânzări.

În cadrul acestuia, o să vezi o listă cu toți utilizatorii ce interacționează cu pipeline-ul, iar scorul lor va fi calculat în funcție de două aspecte:

  • Rata de închidere cu succes (mai precis, numărul de carduri pe care îl mută un utilizator într-un status din categoria de Cu succes comparat cu numărul de carduri pe care le mută într-un status din categoria de Fără succes )
  • Durata vânzării (numărul mediu de zile înregistrate de la prima acțiune a utilizatorului pe un card și până la mutarea cardului respectiv într-un status de Cu succes/Fără succes)

Raportul de oportunitate nouă îți arată acuratețea respectării pipeline-ului de către echipa ta.

După cum indică și legenda sa, aici poți vizualiza, defalcat pe săptămâni ale anului:

  • numărul de clienți/proiecte adăugate în ultima perioadă și închise cu succes
  • numărul de clienți/proiecte adăugate în ultima perioadă și închise fără succes
  • numărul de clienți/proiecte neconcretizate încă, dar pe care se lucrează activ
  • numărul de clienți/proiecte neconcretizate încă, dar care au rămas în același status de peste 30 de zile

Puțin mai jos, sub tabel, poți chiar accesa listele cu clienții concreți, din fiecare segment al graficului.

 

Pentru raportul de Status Vânzare, va trebui să dai scroll până în josul paginii, unde îl vei putea accesa cu hyperlink.

Acesta îți va oferi posibilitatea să vizualizezi numărul total de carduri care au trecut printr-un anumit status într-o perioadă determinată, permițându-ți astfel să faci preziceri referitoare la eventualele trenduri din viitor.