Cég és kapcsolattartó

Tartalom:

  1. Mik azok a cégek és kapcsolattartók?
  2. Hogyan vehetek fel új kapcsolattartót az adatlapra?
  3. Adatlapok mozgatása és törlése
    1. Cég törlése
    2. Kapcsolattartó mozgatása és törlése

1. Mik azok a cégek és kapcsolattartók?

A MiniCRM-ben minden adatlaphoz tartoznia kell egy cégnek vagy kapcsolattartónak. Az adatlapokon keresztül tudod megvalósítani az üzleti folyamatod lépéseit (pl, az értékesítést vagy kivitelezést), és ezek szereplői a cégek vagy kapcsolattartók.

Ha cégeknek értékesítesz, akkor cégekkel és kapcsolattartókkal is fogsz dolgozni, és a hozzájuk tartozó céges és személyes infókat (például az elérhetőségeket) a cég adatlapon és a személy adatlapon tudod tárolni.

A cég és személy adatlapok mezőit, tehát a tárolt és rögzítendő adatok körét testre tudod szabni a céged számára. Az Adatlapi mezők című súgócikk vonatkozó részéből tájékozódhatsz a céges és személy adatlap mezőinek testreszabásáról.

Sárgával jelöltem a céges adatok felületét. A céges adatlap megtekintéséhez a kurzort mozgasd a cég neve fölé, és a felbukkanó menüben a sárgával jelölt ikonra kattintva tudod megnyitni a céges adatlapot, a pirossal jelölt ceruza ikonra kattintva szerkeszteni azt, a zölddel jelölt ikonra kattintva pedig címkét tudsz hozzáadni.

Pirossal jelöltem az elsődleges kapcsolattartót. Azt a személyt fogod beállítani elsődleges kapcsolattartónak, akit az adott cégnél általában keresni szoktatok, aki képviseli a közös munkátokban a céget. Az elsődleges kapcsolattartó mindig az első helyen lesz a kapcsolattartók sorában, közvetlenül a céges elérhetőségek alatt. Az elsődleges kapcsolattartó személyét bármikor megváltoztathatod a lenti képen látható zölddel keretezett pipára kattintva.

Egyszerre egy elsődleges kapcsolattartót jelölhetsz meg egy adatlapon. Ha egy cégnek több adatlapját is vezetitek, minden adatlapon lehet más-más személy a kapcsolattartó (hiszen más személlyel tartod a kapcsolatot egy értékesítési folyamatban, mint egy hibabejelentésnél, vagy számlázásnál).

Zölddel jelöltem a további kapcsolattartók felületét. Ide viheted fel azokat a személyeket, akik a cégnél dolgoznak, és jó ha megvan az elérhetőségük és néhány adatuk.

Ha magánszemélyeknek értékesítesz, akkor csak kapcsolattartóval dolgozol, és a személy adatlapon tudod tárolni a hozzátartozó adatokat.

Egy cég vagy kapcsolattartó (magánszemély) több adatlaphoz is hozzárendelhető, így több különböző folyamatban is részt vehetnek (akar venni tőled valamit, közben írt ügyfélszolgálatra, és a végén kiállítasz neki egy számlát).

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy akár 8-10 féle üzleti folyamatban is kezelheted Minta Tihamér ügyes-bajos dolgait, az elérhetősége, adószáma, cégének SWIFT kódja, stb. minden egyes Tihamérhoz kapcsolódó munkafolyamat adatlapján egységesen elérhető lesz anélkül, hogy ezt neked az első kontakt felvétel után kézzel kellene ismét megadnod.

2. Hogyan vehetek fel új kapcsolattartót az adatlapra?

Csak cégekhez lehet egynél több új kapcsolattartót rögzíteni, magánszemélyekhez pontosan egy kapcsolattartó tartozhat.
Tipp: Ha magánszemélyekkel állsz kapcsolatban, de mégis szükséged van egynél több kapcsolattartóra, akkor vedd fel a magánszemélyt is céges adatlapként – a cég nevéhez valamilyen fiktív adattal (XXX vagy —), így megkerülhető ez a korlátozás.
Egy példa, ahol hasznos ez a megoldás: magánóvodát üzemeltetsz, és szükséged van az anyuka, az apuka, és esetleg a nagymama adataira is. Így a cégnévhez például azt tudod írni, hogy „Kovács család”, és így már engedni fogja a rendszer több kapcsolattartó felvitelét is.

1. Keresd meg azt a céget, amelyhez új kapcsolattartót szeretnél felvenni. Ha az adatlapján vagy, akkor jobb oldalon keresd meg az Új személy gombot, és a felugró ablakban töltsd ki az adatait. Ezután egyből megjelenik a kapcsolattartók között.

2. Ha a cég adatlapon vagy, akkor a jobb felső sarokban lévő Új személy gombbal tudsz felvenni új kapcsolattartót a termék megjelölésével, majd az adatai megadásával.

3. Adatlapok mozgatása és törlése

A MiniCRM-ben tudsz törölni adatlapokat, cég adatlapokat, illetve személy adatlapokat is. A „sima” adatlapok lomtárazásáról itt olvashatsz részletesen.

A következő lépésekhez adminisztrátor jogosultság szükséges!

1. Cég törlése

Ahhoz, hogy egy céget véglegesen tudj törölni, a hozzá tartozó adatlapot kell először lomtáraznod, majd véglegesen törölnöd.

Amennyiben a cégnek van Számlázó vagy Megrendelés termékben adatlapja, ezeket csak lomtárba lehet helyezni és a cég nem törölhető véglegesen. Ilyen esetben a cég adatlapon lévő mezőket írhatod át (XXXX vagy —–).

Az adatlap végleges törlésénél válaszd a harmadik lehetőséget.

Ezzel a céghez tartozó összes kapcsolatot és adatlapot véglegesen törlöd! A műveletet nem lehet visszavonni!

Lehetőséged van egy céghez tartozó kapcsolattartó leválasztására, vagy akár másik céghez történő hozzáadására. Hasznos a funkció, ha elment egy cégtől az egyik kapcsolattartó, és el szeretnéd távolítani a kapcsolattartók közül, vagy a rendszereden belül egy másik céghez szeretnéd őt kapcsolni.

2. Kapcsolattartó mozgatása és törlése

Kapcsolattartó mozgatása

1. Keresd meg azt a kapcsolattartót, akit el szeretnél távolítani a cégtől vagy át szeretnéd helyezni egy másik céghez és kattints a nevére. Ezzel eljutsz a személy adatlapjához, ahol az Áthelyezés gombra kell kattintanod.

2. Megjelenik a Kapcsolattartó áthelyezése felület. Itt tudod eldönteni, hogy mit szeretnél tenni a kapcsolattal. Lentebb részletezzük az egyes opciókat.

Kapcsolattartó áthelyezése meglévő vagy új céghez

A felületen a rendszer több opciót ad a kapcsolattartó mozgatásához. Amennyiben a cég, amelyhez hozzá szeretnéd kapcsolni a személyt még nem létezik a rendszeredben, akkor itt beírva a felület fel fogja ajánlani az új cég létrehozását.

Amennyiben már meglévő céghez szeretnéd átmozgatni a kapcsolattartót, kezdd el gépelni a cég nevét, majd 3 karakter után a rendszer listázza a releváns találatokat.

Adatlapok mozgatása

A kapcsolattartó mozgatása során lehetőséged van eldönteni, hogy mi történjen azokkal adatlapokkal amelyeken ő az elsődleges kapcsolattartó.
Kiválaszthatod, hogy vigye magával az új céghez azokat az adatlapokat, amelyeken ő van megjelölve mint elsődleges kapcsolattartó, vagy ezek maradjanak a leválasztott cégnél. Utóbbi esetben kiválaszthatod a legördülő mezőben, hogy a régi cégnél kihez kapcsolódjanak az adatlapjai.

Kapcsolattartó leválasztása és törlése

Amennyiben csak le szeretnéd választani az adott személyt a jelenlegi cégtől, jelöld be a Leválasztom a kapcsolattartót, hogy ne tartozzon a céghez opciót, így az adott személy egyetlen céghez sem fog tartozni és magánszemélyként fog szerepelni a rendszereden belül.
Ilyenkor szintén lehetőséged van kiválasztani, hogy vigye magával vagy maradjanak a cégnél azok az adatlapok, amelyen ő van megjelölve elsődleges kapcsolattartóként.

Ezt a műveletet követően fogod tudni a kapcsolattartót törölni a rendszeredből akár a hozzá tartozó adatlapokkal együtt (ha a leválasztás során azt választottad, hogy maradjanak a kapcsolattartóval az adatlapok, amelyeken ő volt az elsődleges kapcsolattartó).