4 pași pentru transformarea unui șablon Google Drive într-un șablon de tip fișier în MiniCRM
Dacă vrei ca, mai întâi, să te „antrenezi” pe un document de probă, regăsești unul chiar aici: https://docs.google.com/document/d/1ddmdnDcs0tw-ZYFZwI1Tlhlve9DgdUPZd87rarPOwDc/edit
De ce este necesară această trecere?
Experiența ne-a învățat că, adesea, se poate întâmpla ca generarea fișierelor sincronizate cu șabloane Google Drive să rezulte în documente dezorganizate, cu probleme de afișare, din cauza unor formatări de font și dimensiuni incompatibile cu MiniCRM. Având șabloanele de document direct în sistem, formatarea lor va fi mereu predictibilă.
Mai mult decât atât, atunci când ai fișierele mediate de către Google, este esențial să te asiguri mereu că șabloanele tale sunt partajate cu toți colegii care au nevoie de ele. Acest lucru lasă foarte mult loc de greșeală umană, care poate încetini productivitatea echipei. Prin trecerea la șabloane de tip fișier, permisiunile pe fiecare utilizator în parte nu vor mai fi o problemă – toată lumea care lucrează într-un modul va avea acces la toate șabloanele din acesta.
4 pași de configurare a documentului
Pasul 1: Modificarea variabilelor din document
În interfața Google Docs, înlocuiește variabilele în formatul ${Project.NumeleVariabilei} cu formatul {d.Project.NumeleVariabilei}.
Poți să faci acest lucru rapid, prin scurtătura Ctrl + F – Replace all.
Spre deosebire de $, care se află înaintea acoladelor, d. se află în interiorul acoladelor.
Iar dacă lucrezi pe acest șablon de la zero, și nu ai, de fapt, nicio variabilă în el, poți afla mai multe despre cum să inserezi astfel de elemente de aici.
Pasul 2: Setarea formatului paginii astfel încât acesta să fie obligatoriu A4
Întrucât vei urca acest șablon în MiniCRM, îți recomandăm să-i setezi formatul în A4.
Mergi la File – Page Setup – Paper Size și selectează A4.
Pasul 3: Verifică potențialele elemente distorsionate
Dacă documentul tău conține elemente precum imagini și tabele, asigură-te că acestea încă arată așa cum îți dorești tu.
În cazul în care au survenit modificări la configurarea în A4, reformatează tabelele/imaginile conform noilor dimensiuni.
La tabele, poți face reformatarea pur și simplu trăgând de marginile acestora.
Pasul 4: Asigură-te că fonturile folosite sunt universal acceptate
Unele fonturi folosite în Google Drive sunt sprijinite doar de acesta. În cazul unui export într-o altă sursă, astfel de fonturi vor fi la risc de a apărea total diferit față de cum te aștepți.
Așa că, selectează tot textul cu Control + A sau Command + A și asigură-te că fontul folosit este Arial, Times New Roman, Verdana, sau ceva comun tuturor editoarelor de text.
Exportarea documentului și încărcarea lui în MiniCRM ca șablon de tip fișier
Odată ce ai terminat de realizat modificările de mai sus, descarcă documentul în computerul tău.
Mergi la File – Download – iar aici alege formatul .docx
După ce documentul a fost descărcat, recomandarea noastră este să NU îl mai deschizi. Acest lucru poate să rezulte în reinterpretarea lui de editorul de text pe care îl ai în computer (și, astfel, i se va schimba din nou aspectul). Atât timp cât lași documentul nedeschis, el va arăta exact așa cum l-ai personalizat mai devreme.
În MiniCRM, intră în produsul în care o să intenționezi să folosești documentul și accesează sub-meniul de Șabloane.
Click pe Șablon nou – Șablon fișier nou – și trage aici documentul recent descărcat.
Nu uita să dai un nume șablonului, să îl atribui unui folder și, dacă e cazul, să selectezi limba.
Apoi, click pe Salvează.
În rezultatul final ar trebui ca, în loc de variabile, să apară spații simple, urmând a fi completate cu informațiile din MiniCRM.
Pentru a-l testa, mergi pe orice card de oportunitate pe care îl ai în sistem (preferabil unul de test) și generează documentul de pe oricare din câmpurile de tip atașament – similar cu felul în care ai genera un document dintr-un șablon Google Docs.
La fel ca la șabloanele Google Docs, documentul final îți va apărea în istoric.
Dacă vei dori să aduci modificări ulterioare documentului, te poți întoarce oricând la șablonul adăugate, din aceeași zonă de Șabloane în care l-ai și încărcat. Descarcă-l de acolo (de pe butonul albastru), adu modificările de interes, apoi reîncarcă-l în același loc.