Cum poți implementa MiniCRM fără probleme?

Implementarea unui CRM aduce schimbări majore în compania ta. Mai exact schimbări pozitive atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Totuși, un sistem CRM nu e gata de utilizare, fără adaptare. Nu pentru că software-ul în sine ar fi prea complex, ci pentru că atât compania ta, cât și tu sunteți unici, iar sistemul trebuie să se adapteze afacerii tale. Vei putea beneficia la maxim de avantajele unui CRM doar dacă îți aloci timp pentru pregătirea implementării și te adaptezi la schimbare.

Nu te gândi la transformări uriașe: nu trebuie să îți reorganizezi complet compania sau să angajezi noi colegi! Cel mai mult contează să abordezi procesul în mod conștient și să analizezi câteva aspecte esențiale. În acest articol, îți explicăm cum să implementezi MiniCRM rapid, fără probleme și cu succes!

Cele mai frecvente mituri despre implementarea unui CRM

MiniCRM este pe piață de peste 14 ani și, în acest timp, am colaborat cu mii de antreprenori români. Știm exact ce îndoieli apar când vine vorba de implementarea unui CRM. Vestea bună este că cele mai multe temeri sunt cauzate de lipsa informațiilor și, în realitate, nu au un fundament solid.

Unul dintre cele mai răspândite mituri este că implementarea unui CRM durează o veșnicie, pentru că procesul este prea complicat. De fapt, dacă te pregătești înainte (iar după acest articol nu vei mai avea niciun obstacol în cale), vei putea începe să lucrezi în MiniCRM aproape imediat, iar sistemul îți va fi de folos din prima zi.

Altă percepție eronată pe care o auzim des de la antreprenori este că nu au timp să învețe să folosească CRM-ul și nici să își instruiască echipa. Realitatea este că oricine are o minimă familiaritate cu tehnologia – de exemplu, cineva care se descurcă în Word, Excel sau un program de gestiune a stocurilor – nu va întâmpina dificultăți în utilizarea MiniCRM. Sigur, trebuie să înveți puțin, dar sistemul este atât de intuitiv încât necesită un efort minim.

Aici demontăm și un alt mit: acela că echipa nu va folosi CRM-ul pentru că nu îl înțelege sau nu știe cum funcționează. O va face, imediat ce va realiza cât de mult le simplifică munca și cât de eficient devine fiecare zi de lucru.

Un alt motiv pentru care unii evită implementarea unui CRM este costul. Însă prețurile pentru sistemele CRM nu sunt fixe. MiniCRM folosește un sistem modular, ceea ce înseamnă că plătești doar pentru funcțiile pe care le activezi și le folosești efectiv. Și să nu uităm – vorbim din experiență – un CRM își recuperează rapid costul și aduce un ROI semnificativ.

Iar acum un ultim mit: după prima sesiune de consultanță MiniCRM, nu vei primi un sistem complet automatizat și gata de utilizare. Crearea unui sistem personalizat, adaptat afacerii tale, necesită un efort inițial din partea ta. Dar merită – pentru că, odată implementat, afacerea ta va funcționa mai fluent și mai eficient decât ți-ai imaginat vreodată.

“Ceea ce deosebește MiniCRM față de alte CRM-uri e treaba cu suportul. Suportul în limba română și suportul imediat. Procesul de implementare fost foarte fain. Anya, cu care am și creat o legătură strânsă, e o minunăție de om.”

Nadina Roman – Fundraising Manager, Fundația Metropolis

Ghid pentru o implementare fără probleme

Planul de implementare

MiniCRM va aduce ordine în compania ta, dar „training-ul” poate începe chiar mai devreme. Alocă puțin timp pentru a reflecta asupra procesului de implementare. Urmărește câteva videoclipuri pentru a înțelege exact cum decurge implementarea sau citește articole relevante și, în baza acestora, creează un plan de acțiune. Când să înceapă implementarea? În ce ordine veți învăța și utiliza funcționalitățile? Cât timp vă acordați pentru a valorifica pe deplin toate oportunitățile oferite de MiniCRM?

Stabilirea obiectivelor

MiniCRM este briceagul elvețian al managementului unei afaceri, fiind capabil să sprijine marketingul, vânzările, HR-ul, gestionarea sarcinilor și a proiectelor, facturarea și multe altele. Prin urmare, poate aduce schimbări pozitive în mai multe departamente ale companiei tale. De exemplu, poți atrage mai mulți clienți, te poți retrage din munca operațională zilnică, poți îmbunătăți experiența clienților sau poți derula campanii publicitare mai eficiente. Totuși, este important să știi clar ce îți dorești să realizezi cu ajutorul CRM-ului. Care este obiectivul principal pentru care ai decis să implementezi MiniCRM? Din fericire, acesta este un joc în care poți alege mai multe răspunsuri corecte!

Transferul datelor

Lipsa informațiilor duce inevitabil la pierderea clienților, așa cum poți citi și în acest articol de pe blog. Cu MiniCRM, aceste probleme dispar, deoarece toate informațiile și datele sunt stocate într-un singur loc, organizat, accesibil și în care poți găsi cu ușurință ceea ce cauți. Totuși, înainte de asta, trebuie să aduni toate datele esențiale ale clienților, care, în prezent, s-ar putea să fie răspândite prin fișiere Excel, documente Word, programe de facturare etc. Acest proces poate dura ceva timp, dar merită din plin. Nu-ți face griji cu privire la partea tehnică – datele pot fi încărcate cu ușurință în MiniCRM chiar și dintr-un simplu fișier Excel.

Definirea proceselor

Ce înseamnă „procese”? Ele definesc modul în care echipa ta finalizează sarcinile și proiectele, trecând de la punctul A la punctul B. Un proces tipic ar putea fi gestionarea unei cereri primite prin e-mail: cine o primește? De unde obține informațiile necesare? În cât timp trebuie să răspundă? Unde documentează activitatea desfășurată? Compania ta este alcătuită din astfel de procese mici și mari – iar MiniCRM te va ajuta să le gestionezi și chiar să automatizezi o parte dintre ele.

Înainte de implementare, îți recomandăm să analizezi procesele esențiale din compania ta. Creează o schiță pe hârtie pentru a vizualiza cum ar arăta procesele ideale. Dacă ai dificultăți în a le desena, acest lucru ar putea indica anumite deficiențe pe care trebuie să le remediezi. O astfel de diagramă nu doar că îți va clarifica fluxurile de lucru, dar va accelera și ușura considerabil implementarea CRM-ului.

Pentru a-ți planifica procesele, folosește cu încredere planificatorul de procese MiniCRM, pe care îl poți descărca de la acest link.

Integrările

Am menționat că MiniCRM este briceagul elvețian al managementului, dar asta nu înseamnă că va înlocui toate software-urile pe care le folosești deja. Vei avea în continuare nevoie de un sistem de e-mail, un calendar online, o platformă de e-commerce, un software pentru facturare și, desigur, de Facebook. Din fericire, toate aceste soluții (și multe altele) pot fi integrate în MiniCRM. Totuși, este bine să știi din timp de ce integrări ai nevoie și să verifici dacă acestea sunt realizabile.

Traininguri și formare

Workshopuri, webinarii, tutoriale pe YouTube și suport complet de implementare oferit de un expert – toate acestea sunt disponibile la MiniCRM pentru a te ajuta să înveți rapid și în profunzime sistemul. Noi îți recomandăm să profiți de aceste resurse, deoarece cunoștințele avansate despre MiniCRM îți pot oferi un avantaj competitiv important. E și mai bine dacă și colegii tăi învață să utilizeze platforma la potențial maxim!

“Implementarea totală a durat cam două luni de zile pentru că au fost foarte multe lucruri în spate pe care am vrut să le customizăm. Am avut o echipă de două persoane, care s-a ocupat de contul nostru și care a făcut diferența în tot ceea ce am făcut noi apoi. Pentru mine ar fi fost extrem de greu să creez singur tot acest flow de lucru fără să am această inițiere din partea voastră.”

Daniel Alexandrescu – CEO și co-fondator RestartiX

Implementare perfectă = management fără stres

Așa cum ai văzut, implementarea MiniCRM în compania ta necesită un efort minim dar se va desfășura complet fără probleme (bineînțeles, ne aducem și noi contribuția). În doar câteva săptămâni, nu îți vei mai recunoaște afacerea – beneficiile MiniCRM se vor vedea imediat. Vei simți instant că haosul zilnic s-a redus și că munca decurge mult mai fluent.

Ca și cum, dintr-o dată, toată lumea știe exact ce are de făcut și când trebuie să acționeze. MiniCRM îți ghidează angajații pas cu pas, le arată direcția și îi scapă de sarcinile monotone și plictisitoare. Și tu vei resimți efectele pozitive: angajații nu vor mai veni la tine pentru fiecare detaliu nesemnificativ, iar tu nu va trebui să explici aceleași lucruri la nesfârșit. Vei avea timp pentru ceea ce contează cu adevărat: dezvoltarea afacerii tale.

Curând, și clienții vor observa schimbarea: fără întârzieri, vor răspunde la fiecare solicitare, comunicare personalizată și vor dedica atenție sporită către nevoile clienților. La finalul zilei, asta contează cel mai mult: clienți mulțumiți, care revin pentru a cumpăra din nou și care duc mai departe reputația pozitivă a companiei tale.