Principiile Lean – cum să transformi compania ta într-o „mașinărie” Lean

O companie bine condusă se caracterizează printr-o varietate de lucruri, iar două sunt sigure: se concentrează pe satisfacția clienților și nu sunt dispuse să irosească bani, energie sau ore de muncă. Toate bune și frumoase, dar cum le pui în practică? Și cum faci asta în propria companie? Desigur, nu există o formulă magică, dar este clar că modelul de management și de operare lean reprezintă o bază bună.

Cuvântul „lean” înseamnă în sine “slab”. Adică, imaginează-ți o companie care a fost dezbrăcată de toate excesele și lucrurile inutile. Tot ceea ce duce nu la succes, ci la pierderi și clienți nemulțumiți. Citește mai departe dacă vrei să afli cum poți implementa un sistem lean în compania ta!

Ce este managementul lean?

Pentru a înțelege ce este abordarea lean, trebuie mai întâi să înțelegem istoria acesteia. Pentru a face acest lucru, trebuie să ne întoarcem în timp cu nu mai puțin de 450 de ani. Mai exact, în Veneția, în jurul anului 1570. Aici au fost construite cele mai bune galioane din lume, cu o eficiență uimitoare. O întreagă, și imensă, navă se putea construi într-o singură zi. Cum au făcut-o? Urmând principiul fluxului continuu (care este și astăzi una dintre pietrele de temelie ale lean-ului): toate etapele de producție au fost plasate cât mai aproape una de cealaltă, atât în timp, cât și în spațiu.

Astfel, au redus la minimum pierderile datorate manipulării materialelor, așteptării și lipsei de informații. Totul și toți se aflau în același loc, pe o „linie de asamblare” bine organizată. Și apropo de linia de asamblare, următoarea oprire importantă pe linia lean este fabrica de automobile a lui Henry Ford. Acesta a fost părintele producției în masă și al producției pe linie de asamblare. El însuși a numit-o producție de flux.

Dacă este să căutăm cel mai important moment istoric în lean management, acesta nu poate fi altul decât cel în care japonezul Tojoda Sakichi a vizitat celebra fabrică Ford în 1924. Viitorul fondator al fabricii Toyota încă producea mașini de țesut la vremea respectivă, iar ceea ce a văzut în SUA a avut o influență decisivă asupra sa. Atât de mult, încât în anii 1930, când deja fabricau mașini, au creat sistemul de producție Toyota în baza acestuia.

În deceniile care au urmat, lean a câștigat o popularitate enormă în Japonia, în principal prin munca lui Sigeo Sigeo, căruia i se atribuie și metodele poka-yoke și SMED. Termenul lean a fost inventat în 1988, datorită lui John Krafcik, care a denumit sistemul într-un articol de ziar. În prezent, lean este una dintre cele mai răspândite filozofii de organizare a muncii și de producție din lume, și este utilizată cu succes nu numai în producție și fabricație, ci în toate domeniile de activitate.

Cum putem rezuma esența abordării lean? Ei bine, s-ar putea spune că este o abordare a managementului producției, al cărei obiectiv principal pentru a maximiza eficiența este eliminarea pierderilor. Pierderile pot apărea în multe locuri diferite: pierderi atunci când materialul trebuie să fie transportat sau mutat în interiorul fabricii. Pierderi atunci când produsul este ambalat în ambalaje redundante sau când sunt produse zeci de rapoarte pe care nu le citește nimeni.

Principiile Lean pentru a lucra mai eficient

Cele două principii de bază ale lean sunt eliminarea risipei și respectul față de oameni. Am vorbit deja despre risipă, așa că haideți să vedem ce înseamnă respect pentru oameni. Înseamnă că unei companii lean îi pasă de oamenii săi, le ascultă nevoile și le oferă tot sprijinul de care au nevoie pentru a da tot ce au mai bun și pentru a se dezvolta.

Conform principiului Lean, oamenii sunt cel mai valoros activ al unei companii, deci este o pierdere dacă aceștia nu se simt confortabil, nu au condiții ideale de muncă și nu pot vedea obiectivele și sensul muncii lor. În acest context, un lider care urmează un sistem lean este, de asemenea, foarte diferit de șeful tradițional: el sau ea tinde să se concentreze mai degrabă pe sprijin, comunicare și transparență, decât pe oferirea de instrucțiuni.

Un sistem Lean poate fi introdus în orice companie, în orice domeniu, dar urmează întotdeauna aceleași cinci etape:

• Determinarea a ceea ce este valoros pentru client (valoare)
• Stabilirea procesului care poate produce acea valoare (fluxul de valori)
• Operarea procesului astfel încât materialele, piesele și informațiile să poată circula liber (flux)
• Asigurarea faptului că procesul produce numai ce, când, cum vrea clientul și în cantitățile cerute (pull)
• Îmbunătățirea și perfecționarea continuă a sistemului (kaizen/perfecționare)

Câteva exemple reale de producție lean

Nike

Cu aproape opt sute de fabrici în întreaga lume, nu este surprinzător faptul că Nike acordă o prioritate ridicată evitării proceselor redundante și deșeurilor. Pentru a realiza acest lucru, a introdus practici de îmbunătățire continuă, iar în 2011 a creat un cadru bazat pe sistemul lean. Acesta a definit puncte cheie și indicatori pentru a reduce neînțelegerile, risipa și neconcordanțele în producție.

Un element important al cadrului este producția “lean, just-in-time (JIT) – exact la timp”. Aceasta implică un sistem simplu de inventariere prin care Nike produce numai atunci când există o cerere reală de producție.

Intel

Producătorul american de chip-uri nu mai are nevoie de prezentare și poate că nici nu mai trebuie să menționăm că la Intel se acceptă numai cea mai înaltă calitate, pentru că aceasta este ceea ce așteaptă clienții de la ei. Pentru a face față cererii în creștere, au avut două opțiuni: cea evidentă ar fi fost reducerea timpului necesar pentru producție. Totuși, acest lucru ar fi redus probabil calitatea și ar fi crescut numărul de produse defecte.

Prin urmare, Intel a decis altfel și a apelat la pârghii. Așa au redus lucrările în curs (WIP), adică materiile prime, stocurile și produsele finite inutile, și au scăpat de procesele redundante.

Banca din America

Aici avem un exemplu excelent al modului în care sistemul lean poate aduce soluții în mai multe etape decât cea de producție. La Bank of America, satisfacția clienților era scăzută din cauza proceselor organizate prost. Introducerea incorectă a datelor, înregistrarea târzie a tranzacțiilor și întârzierile erau frecvente. Abordările și metodele lean au fost utilizate pentru a îmbunătăți semnificativ eficiența, în timp ce indicatorii de performanță au fost utilizați pentru a raționaliza procesele.

MiniCRM și metodologia lean

La fel cum nu îți poți ține compania în cap, nu poți nici să aplici metoda lean fără ajutorul unui software. Vei avea nevoie de un sistem care să tragă sforile și în care să ai procese transparente. Este exact ceea ce oferă MiniCRM, pe care îl poți folosi cu încredere dacă ești în căutarea unui software care să îți sprijine tranziția spre operațiunile lean.

Cunoaște-ți clientul astfel încât să poți adăuga valoare

La fel ca toți managerii de relații cu clienții, și MiniCRM poate stoca toate datele despre clienții tăi într-un singur loc – și în detalii uimitoare. Poți vizualiza întregul lor istoric cu un singur click sau chiar să creezi diferite categorii de clienți. În acest fel, vei fi mereu la curent cu nevoile, starea actuală și dificultățile clienților, astfel încât să le poți oferi o experiență personalizată.

Iar dacă vrei să știi ce așteaptă aceștia de la compania ta, adică ce valoare își doresc, poți efectua cu ușurință sondaje cu ajutorul automatizării MiniCRM. Expeditorul încorporat în buletinele informative facilitează lucrurile de la bun început, dar nu există nici o barieră pentru trimiterea de e-mailuri fără intervenție umană.

Procese asemănătoare celor din fabrici și în compania ta

Cum poți evita risipa, sau munca inutilă? Lucrând după procese bine definite, predefinite, care ghidează mâinile colegilor tăi. În MiniCRM, poți chiar să organizezi vânzările, marketingul, resursele umane sau dezvoltarea de produse, în procese. Astfel munca de calitate este garantată fără să pierzi timp.

Agenția SEO ALH Consulting este un bun exemplu că acest lucru nu funcționează doar pentru companiile de producție. Potrivit proprietarului Zoltán Pál, „120 de automatizări diferite ajută procesul de vânzări din momentul în care numele unui potențial client intră în sistem. Automatizările controlează sarcinile, astfel încât este întotdeauna clar care este următorul pas, care poate fi efectuat fără să stai pe gânduri și în timp record.”

Urmărește implementarea, depistează greșelile

Cu ajutorul managerului de sarcini profesional și ușor de utilizat al MiniCRM, colegii își pot gestiona în mod clar sarcinile și își pot atribui sarcini între ei. Acesta este fluxul perfect de informații. Și poți urmări pe o tablă kanban progresul fiecărei sarcini sau a unui proiect major. Astfel, poții vedea imediat dacă o sarcină este blocată, nu este finalizată la timp sau are nevoie de anumite informații sau intervenții. Managerul de sarcini și Kanban te ajută, de asemenea, să identifici procesele care nu sunt eficient și care îți răpesc timp de lucru prețios.

Vezi prin compania ta, pentru a ști cât de multă cerere există

Cu MiniCRM, nu mai trebuie să iei decizii orbește. A început era managementului afacerilor bazat pe date. Cu rapoartele inteligente generate de sistem, vei avea o vizibilitate fără precedent în fiecare domeniu al afacerii tale. De exemplu, vânzările, care îți pot spune acum exact câtă cerere există din partea clienților – cu alte cuvinte, câtă „capacitate de producție” trebuie să acumulezi. În MiniCRM poți, de asemenea, să monitorizezi performanța colegilor și să observi evoluția veniturilor sau a numărului de clienți.

Pune-ți afacerea în contact cu oamenii

Ce face ca o companie să fie umană? Să privești lucrurile din punctul de vedere al clientului, înseamnă să îi cunoști nevoile, să îi conștientizezi situația și să știi care sunt următorii pași. Pentru că poți vedea întregul parcurs al clientului în MiniCRM, veți ști totul despre acesta cu un singur click. Este ușor să comunici într-un mod personalizat, care arată grija și atenția față de client.

Iar dacă privești lucrurile din punctul de vedere al colegilor, MiniCRM este acolo pentru a sprijini și procesele de resurse umane fără probleme. Sistemul te notifică atunci când un angajat are o aniversare sau o zi de naștere și chiar îi trimite automat o felicitare prin SMS sau e-mail. Iar o companie în care nu există haos creează un mediu de lucru relaxat pe care colegii îl vor aprecia.

Te întrebi cum ar putea funcționa MiniCRM în practică pentru compania ta? Încearcă-l gratuit, fără niciun angajament, timp de 14 zile, și fă primii pași către sistematizare și eficiență!