Cum să alegi între un CRM și Excel

Mediul lumii de afaceri este foarte competitiv în prezent. Pe măsură ce întreprinderile se străduiesc să aibă procese cât mai eficiente și să stimuleze creșterea, alegerea între un CRM și instrumentele tradiționale, precum Excel, devine din ce în ce mai importantă. 

Deși Excel a fost mult timp un element de bază pentru organizarea datelor, CRM-ul oferă o soluție mai cuprinzătoare, adaptată special pentru gestionarea relațiilor cu clienții și pentru creșterea ratei de succes a unei companii. În continuare, vom vedea care sunt diferențele și avantajele cheie ale unui CRM față de Excel, în mediile de afaceri moderne.

1. Gestionarea centralizată a datelor

CRM: Este practic un sistem centralizat pentru stocarea și gestionarea tuturor informațiilor legate de clienți, inclusiv datele și persoanele de contact, interacțiunile, oportunitățile de vânzare și istoricul serviciilor pentru clienți. Această abordare centralizată asigură coerența datelor și permite o colaborare eficientă și armonioasă între departamente.

Excel: Deși Excel permite utilizatorilor să organizeze datele în foi de calcul, nu dispune de capacitățile de gestionare centralizată a datelor pe care le oferă un CRM. Datele din Excel sunt stocate de obicei în fișiere sau foi separate, ceea ce îngreunează menținerea consecvenței și colaborarea eficientă, în special în mediile cu mai mulți utilizatori.

2. Automatizarea și fluxul de lucru

CRM: acest sistem oferă automatizări puternice pentru a simplifica sarcinile repetitive, cum ar fi evaluarea clienților potențiali, campaniile de email marketing și atribuirea sarcinilor. Automatizarea asigură urmărirea în timp util a lead-urilor și a clienților, îmbunătățește productivitatea și economisește timp prețios în care echipele de vânzări și de marketing se pot concentra asupra activităților strategice.

Excel: Deși Excel permite utilizatorilor să creeze macro-uri și să automatizeze anumite sarcini, capacitățile sale de automatizare sunt limitate în comparație cu un CRM. Excel necesită un efort manual pentru a efectua sarcini precum introducerea datelor, analiza și raportările, activități necesare dar care pot consuma mult timp și sunt predispuse la diverse greșeli.

3. Rapoarte și analize

CRM: un CRM este echipat cu instrumente robuste de raportare și analiză care oferă informații valoroase despre performanța vânzărilor, eficiența campaniilor de marketing, comportamentul clienților și multe altele. Cu ajutorul proiectelor personalizabile și a raportărilor în timp real, companiile pot lua decizii bazate pe date pentru a-și optimiza strategiile și a stimula creșterea.

Excel: În timp ce Excel oferă instrumente de bază pentru crearea de diagrame, grafice și tabele, necesită efort manual pentru a combina și analiza date din mai multe surse. Excel nu dispune de capacitățile sofisticate de raportare și analiză ale unui CRM, ceea ce face obținerea rapidă de informații utile, mai dificilă.

4. Personalizare

CRM: Software-ul CRM este conceput pentru a se adapta la creșterea unei afaceri și poate fi personalizat pentru a răspunde unor cerințe și modele de lucru specifice. Companiile pot configura sistemele CRM pentru a le alinia cu procesele lor unice, pentru a implementa și alte aplicații de afaceri în ele și pentru a se adapta la nevoile de afaceri care evoluează și se schimbă mereu.

Excel: Deși Excel este flexibil și poate fi personalizat într-o anumită măsură, poate deveni complicat și ineficient pentru gestionarea unor volume mari de date sau a unor procese de afaceri complexe. Excel nu dispune de opțiunile de personalizare ale unui CRM, ceea ce îi limitează abilitatea de a susține creșterea și extinderea unei companii pe termen lung.

În lumea dinamică și rapidă a afacerilor moderne, alegerea între CRM-ul potrivit și Excel poate avea un impact semnificativ asupra capacității de reușită și prosperitate ale unei companii. Deși Excel poate fi suficient pentru sarcinile de bază de gestionare a datelor, MiniCRM oferă o soluție cuprinzătoare adaptată special pentru gestionarea relațiilor cu clienții, stimularea eficienței și a creșterii. Prin valorificarea potențialului unui CRM, întreprinderile pot obține un avantaj competitiv, pot construi relații mai puternice cu clienții și pot obține un succes mai mare pe piață.

De ce ai alege un CRM în detrimentul Excel?

Excel este un software excelent, în special pentru efectuarea unor operații cu volum mare de date, de exemplu în contextul finanțelor sau al statisticilor. Nu este atât de potrivit pentru gestionarea datelor clienților. Pentru stocare, da, dar poate că deja a devenit clar că nu despre asta este vorba. În Excel, datele sunt statice, nu poți face nimic semnificativ cu ele.

Excel nu îți trimite notificări cu privire la sarcinile legate de client, nu trimite automat SMS-uri sau e-mailuri, nu te ajută să creezi oferte individuale pe baza segmentelor pe care le conține și, nu creează o factură pe baza datelor existente fără intervenție umană. Un CRM poate face toate acestea fără probleme.

În plus, nu există niciodată doar un singur Excel. Dacă, de exemplu, fiecare vânzător își ține propria sa foaie de calcul cu datele referitoare la solicitări, cine, când și cum o va combina și curăța? Ce se întâmplă dacă un agent de vânzări pleacă sau își ia un concediu prelungit? Ceilalți vor avea acces la date sau se vor pierde?

Aceeași întrebare e valabilă în cazul în care cineva șterge din greșeală un fișier Excel sau dacă laptopul pe care a fost stocat documentul se strică. Și să nu mai vorbim despre capacitatea de recuperare: dacă vom căuta în mii de foi de calcul Excel, nu vom găsi niciodată detaliile unui client care a făcut o cerere în urmă cu trei-patru ani, sau chiar ale unui client care a venit la noi cu o cerere în urmă cu două luni.

În MiniCRM, datele nu pot fi pierdute sau șterse din greșeală și toată lumea are acces la toate datele clienților. Așadar, acum tot ce trebuie să faci este să testezi eficiența gestionării datelor clienților în viața reală: creează un cont de test MiniCRM gratuit și pune bazele utilizării CRM în compania ta.