Analiza vânzărilor cu un CRM: cele mai importante rapoarte de vânzări

Când să faci o analiză detaliată a vânzărilor?

În business, bobocii se numără în Decembrie, când majoritatea antreprenorilor trag linie şi văd cum a mers. Când eşti la început, astfel de analize sunt uşor de făcut, însă, pe măsură ce activitatea creşte, situaţia se complică şi devine tot mai greu de făcut un bilanţ coerent.

Contabilitatea trimite doar cifre, fişierele excel sunt greu de actualizat şi de înţeles, multe informaţii relevante sunt ascunse prin inbox-ul căsuţei de email, iar majoritatea notelor făcute pe hârtie au dispărut deja de pe birou.

Cum e greu să faci analize la final de an din memorie, mulţi manageri amână acest moment. Apoi vin sărbătorile, începe noul an, trebuie repuse lucrurile în mişcare şi cam trece timpul fără conturarea unui plan de acţiune. Luna Decembrie este cea mai potrivită pentru un asemenea bilanț calitativ, iar utilizarea unui sistem CRM este esenţială. 

Analiza vânzărilor într-un CRM

Un CRM complex are trei componente majore: 

• operaţională (gestiunea efectivă a vânzărilor)
• colaborativă (partajare de documente, agenda, activităţi)
• analitică (centralizare şi analiza date)

Fiecare este la fel de importantă, însă la final de an prevalează componenta analitică, pentru că pune la dispoziţia antreprenorilor toate informațiile necesare pentru o mai bună înţelegere a afacerii. O înţelegere bazată pe datele înregistrate în sistem, şi nu pe intuiţie şi memorie.

Evaluarea performanței pleacă de la cifre, pentru că nu poţi îmbunătăţi, controla şi înţelege, ceea ce nu poţi măsura. Pentru majoritatea managerilor, rapoartele de bază pe care le au la dispoziţie la final de an sunt bilanţul contabil, un eventual raport pe inventar/stocuri şi situaţia de profit şi pierdere. Atenţia rămâne la  venituri, cheltuieli şi rezultatele financiare, care oferă doar o perspectivă foarte generală asupra stării de sănătate a companiei.

Indicatorii de business nu au însă valoare în sine, ci doar ca elemente ale unui strategii. Cum stai şi unde vrei să ajungi. Dacă nu cauţi răspunsuri mai detaliate la aceste întrebări, afacerea ta nu are o direcţie clară.

Iată de ce puterea unui sistem CRM stă în abilitatea de a urmări clienţii pe întreg parcursul interacţiunii acestora cu firma ta, de la sursa care i-a adus ca lead-uri, până la motivele închiderii sau nu a unei vânzări.  Datele pe care le colectează CRM-ul în această călătorie reprezintă cheia înţelegerii rezultatelor la final de an. 

Întrebări la care pot răspunde rapoartele de vânzări

• De unde vin lead-urile şi cum să alocăm banii de marketing?
• Câte campanii de vânzări am derulat şi cu ce rezultate?
• Câţi clienţi/prospecţi nu au fost contactaţi sau au fost neglijaţi. Are rost să mai angajez o persoană în vânzări? Câţi prospecți trebuie să contactăm ca să închidem un contract?
• De ce unii clienţi îmi refuză ofertele? Unde am greşit?
• Cum am reuşit să câștigăm anumite contracte şi cum putem replica abordarea?
• Care sunt cei mai profitabili clienţi?
• Cât business nou trebuie să generăm anul viitor, dacă dorim o creştere cu 10% a cifrei de afaceri?

Cele mai utilizate rapoarte din MiniCRM

Raport status vânzare – câte oportunități se află (sau s-au aflat la un moment dat) în statusul de “evaluare nevoi”? Câți din ei ajung în “follow-up ofertă”? De acolo, ce procent ajunge în faza de “acceptare ofertă” și câți plătesc efectiv și devin clienți?

Rapoarte rată de închidere – cât la sută din oportunități/lead-uri s-au transformat în clienți. Număr de vânzări câștigate, pierdute sau durata medie a unei vânzări.    

Rapoarte lead-uri – numărul de oportunități care au intrat în sistem într-o anumită perioadă de timp.

Statisticile utilizatorului – ce rată de închidere a avut fiecare membru al echipei de vânzări? Câte sarcini a închis cu succes și câte fără? De asemenea, poți vedea eficiența în timp (ore petrecute în sistem, timp mediu necesar pentru un task).

Rapoarte personalizate per obiective – practic, în MiniCRM poți seta orice obiectiv de business personalizat. Vei stabili ce vrei să atingi, pe ce set de date vei verifica rezultatul și cum vei măsura. Apoi, pentru fiecare astfel de obiectiv se va genera un raport automat. Când numerele nu ating rezultatul dorit, ele vor fi evidențiate pe un fundal colorat. Poți crea rapoarte despre orice date care se regăsesc în CRM-ul tău.

Rapoarte Helpdesk și Facturare – MiniCRM nu este limitat doar la vânzări. Poți genera rapoarte de satisfacția clientului, rapoarte SLA (service level agreement – de ex: cât la sută din răspunsurile la tichetul de suport au fost furnizate în timpul maxim stabilit prin SLA), rapoarte de venituri, raport top clienți.