Primii pași în deschiderea unei afaceri (partea 2): contabilitate și primul tău website

În articolul precedent din această serie, am vorbit despre ce formă juridică să alegi (SRL sau PFA), despre taxe și impozite, despre rezervarea de nume, costurile și actele necesare pentru înființare, alegerea codurilor CAEN și a unui sediu. Și le-am sugerat antreprenorilor debutanți să ceară consultanță gratuită la Stup.

Continuăm cu partea a doua, în care vorbim despre ce se întâmplă după înregistrarea firmei și care sunt deciziile esențiale pe care trebuie să le iei după înființare. Vei avea nevoie de un cont în bancă (poate și o finanțare), un contabil, un website. În partea a treia vom vorbi și despre angajați, modalități de a atrage clienți și sisteme prin care să îi gestionezi. 

Cum să începi o afacere: drumul la bancă și contabilul

După ce primești actele care confirmă existența firmei tale de la ONRC, va trebui să mergi să deschizi un cont bancar pe numele acesteia. Nu o să îți spunem ce bancă să alegi, dar te poți gândi la una care să ofere servicii pentru IMM-uri. S-ar putea să ai și oportunități de creditare IMM, fără garanții. În unele cazuri, statul garantează mare parte din valoarea creditului.

Desigur, e greu să obții deja un credit din prima lună de funcționare, dar te poți gândi în avans la acest lucru. Unele bănci oferă deja un credit după primele 3 luni de funcționare, până la 116.000 lei, cu garanție europeană pentru afaceri mici, dacă ești în categoria microintreprinderilor.

O dată ce ai rezolvat deschiderea contului bancar, trebuie să rezolvi problema contabilului. Ai două opțiuni: să angajezi unul full-time (merită doar dacă ai deja o firmă relativ mare, în care trebuie calculate salarii numeroase în fiecare lună) sau să apelezi la o firmă specializată.

Dacă apelezi la o firmă de contabilitate, probabil aceasta îți va cere să estimezi câte facturi vei emite, câte cheltuieli vei deduce și câți angajați ai. În funcție de asta, ți se poate face o ofertă.

Plătitor sau neplătitor de TVA?

Un alt aspect important de discutat cu contabilul este dacă firma va fi plătitoare sau neplătitoare de TVA. SRL-urile nou înființate sunt, pentru început, neplătitoare de TVA. Devin plătitoare de TVA când ajung la venituri de 300.000 lei/an. Dar, reține că firma ta poate deveni plătitoare de TVA și la cerere, dacă tu dorești acest lucru. 

De ce ai vrea să devii plătitor de TVA?

Suma de plată de pe facturile tale va crește cu 19% (sau cu 9% sau 5% pentru unele produse și servicii). Și atunci clientul final va plăti mai mult. Pe de altă parte, dacă la rândul tău, cumperi produse/servicii care conțin TVA, poate fi mai avantajos să fii plătitor de TVA, pentru că îl poți deduce.

Concret, un exemplu de deducere a TVA-ului

Să presupunem că ești un constructor de căsuțe din lemn. În medie, lemnul pentru o bucată te costă 1190 lei (din care 190 lei este TVA-ul). Tu vinzi o astfel de căsuță cu 2000 lei. Dacă ești neplătitor de TVA, profitul brut e 810 lei și aici se încheie calculele. 

Dacă ești plătitor de TVA, căsuța ta costă 2380 lei (include acum 380 lei TVA). Tu datorezi statului diferența dintre TVA-ul încasat și cel cheltuit: 380-190 lei=190 lei. Profitul tău brut este 2380 – 1190 – 190 = 1000 lei. 

Dacă clientul tău este și el plătitor de TVA, el poate deduce la rândul lui cei 380 lei de pe factura de la tine. Este un fel de ciclu în care toată lumea are de câștigat.

Pe de altă parte, dacă clienții tăi sunt neplătitori de TVA (de exemplu persoane fizice), prețul final mai mare s-ar putea să îi descurajeze. În acest caz, e o opțiune viabilă să rămâi neplătitor de TVA.

Pe scurt, dacă vei face afaceri cu neplătitori de TVA, e mai bine să fii și tu neplătitor. Dacă vei face afaceri cu plătitori de TVA, ar putea fi mai bine să fii și tu unul. Contabilul pe care îl alegi te va putea sfătui și la acest capitol.

Cum să începi o afacere: pașii pentru lansarea unui website

Nu prea poți să spui că ai o afacere serioasă dacă nu ai și un website. Acesta trebuie să fie hub-ul central pentru tot ceea ce ai de comunicat cu potențialii clienți și cu publicul larg.

Alegerea unui domeniu (numele site-ului)

Înainte de orice altceva, va trebui să te gândești la un nume pentru site (firmamea.ro), să verifici disponibilitatea domeniului și să îl cumperi. De fapt, îl vei închiria. Dacă îl iei direct de la sursă (ROTLD), un .ro te va costa 12 Euro / an. Ai și varianta să îl iei de la un intermediar, care s-ar putea să ți-l ofere la un preț chiar mai mic, cu condiția să cumperi și găzduire de la el.

Ideal este să alegi un nume de domeniu care e legat de brand-ul tău, preferabil chiar numele brandului tău. O să mai vezi și site-uri care au folosit un cuvânt-cheie ca URL (ex: scaune.ro), dar aceasta nu e mereu cea mai bună strategie pe termen lung, dacă vrei ca lumea să rețină firma ta, nu doar ceea ce vinde.

Găzduirea unui website

De ce mai ai nevoie și de găzduire? Pentru că cei 12 Euro acoperă doar utilizarea numelui pe care l-ai ales. Dar un website trebuie să fie pus pe un server, de unde să poată fi accesat. Acest server trebuie să funcționeze non-stop și fără probleme, altfel utilizatorii vor da de mesaje de eroare când încearcă să intre pe site. 

Dacă nu vrei să îți iei propriul server (e scump, consumă curent mult și nu îți aduce prea multe beneficii), vei putea apela la un serviciu de găzduire, iar site-ul tău va fi pus, împreună cu multe altele, pe un server comun. E ca și cum ai închiria un mic apartament într-un bloc. Dacă site-ul crește și are utilizatori din ce în ce mai mulți, vei putea oricând să faci un upgrade și să ceri mai mult spațiu pe serverul comun (ca și cum te-ai muta la 3 camere).

Cât costă găzduirea unui website? Un site mic nu ar trebui să fie mai mult de 3-4 Euro / lună. Dar dacă ai nevoie de mai mult, poți să ajungi și la 30-40 Euro / lună.
Alegerea unui partener de încredere pentru găzduirea website-ului este foarte importantă. Partenerul Stup care te poate sfătui mai bine în acest domeniu, este Hosterion. Ei te pot ajuta să decizi ce tip de hosting ai nevoie și chiar îți pot instala pe el un sistem care să te ajute cu construirea și managementul site-ului (de exemplu, WordPress).

Crearea unui website

Ce fel de website vrei să ai? Cu ce conținut și ce design? Dacă te pricepi un pic, s-ar putea să poți să construiești singur un website. 

Un site în WordPress e relativ ușor de construit, dar mai sunt soluții și mai facile, cum ar fi aplicații drag&drop. WordPress-ul îți oferă o interfață prietenoasă, în care să pui conținut, chiar dacă nu ești o persoană foarte tehnică. Însă trebuie să știi că, dacă nu iei unele măsuri de securitate și nu faci periodic update la template-uri și plugin-urile folosite, WordPress-ul poate fi “spart” de hackeri și te vei trezi cu viruși.

Dacă majoritatea site-ului tău este relativ static, este mult mai sigur să îl construiești în HTML/CSS. Un site HTML nu poate fi spart, dar este mai greu de actualizat, mai ales de către cineva non-tehnic. De obicei, un astfel de site se va și încărca mai rapid.

Dacă nu te pricepi la nici o tehnologie pentru crearea unui website, sunt o mulțime de specialiști disponibili să te ajute. Ai grijă să plătești un preț corect.

Cât ar trebui să coste un website? Dacă vrei doar un site de prezentare, cu doar câteva pagini, nu ar trebui să ți se ceară prețuri peste 1000 lei. Dacă vrei ca site-ul tău să și facă ceva (de exemplu, să aibă o parte de magazin online sau o recepție virtuală), va trebui să te aștepți la costuri mai mari. 

Poate vei începe doar cu un site de prezentare, dar gândește-te de la început la soluții prin care utilizatorii care ajung acolo vor putea să interacționeze direct și ușor cu afacerea ta.

În loc să lași un număr de telefon și o adresă de email pe site, poți folosi formulare de contact și soluții tip chatbot (un mic program care poate da câteva răspunsuri predeterminate celor care au întrebări despre serviciile tale). În acest caz, compania ta devine disponibilă la orice oră din zi și din noapte. Poți folosi aceste soluții și pentru a stoca unele date standard despre clienții potențiali, date care se vor dovedi foarte utile mai târziu.

Cum să începi o afacere: ce urmează după website?

Acum ai un website, dar nu te aștepta ca, din senin, să ajungă numere mari de potențiali clienți pe el. Așadar, în partea următoare vom discuta despre câteva idei de atragere și gestionare a clienților. În plus, vom discuta și despre recrutarea de angajați, care ar trebui să fie o prioritate pentru orice antreprenor care vrea să fie mai mult decât un simplu PFA.

Până atunci, dacă ești un antreprenor debutant (sau unul care vrea să-și dezvolte afacerea), poți beneficia de consultanță gratuită la Stup, o locație deschisă de Banca Transilvania pentru a susține mediul antreprenorial. Fă o vizită la sediul de pe Calea Șerban Vodă sau intră pe https://www.btstup.ro/ și solicită ajutor.